Tecnologia: Qual é a maneira certa de automatizar um processo?

a automação de processos não é uma solução rápida para eliminar o mundano. Existem várias etapas a serem consideradas antes de introduzir novas tecnologias em seus processos de negócios.

parte Cinco de uma série

escolher uma solução de tecnologia não é uma decisão da noite para o dia. Mas, com tantos fornecedores por aí para confundir a mensagem, uma empresa pode escolher o produto mais chamativo e gastar uma quantidade significativa de tempo tentando implementá-lo antes de perceber que não é o melhor ajuste para sua situação.

dependendo da palavra da moda que você usa, uma rápida pesquisa no Google resultará em uma infinidade de ferramentas tecnológicas para atender às suas necessidades de fluxo de trabalho e automação de processos. Cada um desses fornecedores lhe dirá que sua ferramenta pode resolver todas as suas necessidades, mas é claro que isso não é verdade.

para identificar qual ferramenta é melhor para sua situação, você precisa entender as necessidades da sua empresa e o ambiente tecnológico atual antes de mergulhar na seleção do Fornecedor.

quando você decide automatizar imediatamente sem considerar onde suas soluções e processos de tecnologia existem agora, você automatizará cegamente. Além disso, automatizar um processo ruim só obtém resultados ruins — ou pelo menos ineficientes — mais rapidamente.

corrigir o processo

no início da minha carreira, gerenciei um processo de integração de clientes onde enviamos uma tarefa sequencialmente da equipe A Para A equipe B para a equipe C. Esse processo estava em vigor há anos e sobreviveu à migração de formulários em papel enviados ao redor do Escritório para “digitalização” (planilhas anexadas a e-mails).

quando analisamos mais automatizações de processos (como migrar para um banco de dados do Access), decidimos passar algum tempo entendendo melhor o processo. Nisso, descobrimos que a equipe B encaminhou o e-mail que recebeu da equipe a para a equipe C sem fazer mais nada com ela.

a equipe B viu esta etapa como uma prioridade muito baixa e frequentemente era um gargalo no processo geral. Concordamos imediatamente que a equipe a Poderia enviar o e-mail diretamente para a equipe C, eliminando assim essa etapa desnecessária do processo na nova solução automatizada.

embora seja uma situação excessivamente simplista e óbvia, se a organização não decidisse examinar seus processos antes de buscar uma solução tecnológica, teríamos perdido esse gargalo. Então, teríamos construído a nova solução para sobreviver a mais algumas gerações.

outro desafio de automação de processos está relacionado às exceções no processo. Muitas vezes vemos empresas tentando construir todas as suas exceções em sua solução automatizada. Recomendamos:

1. Tentando entender melhor a causa raiz de suas exceções, na esperança de eliminar o maior número possível delas.
2. encontrar uma maneira de implementar inicialmente uma solução de “caminho feliz” dentro da tecnologia de fluxo de trabalho selecionada para reconhecer o valor mais rapidamente.

estes são apenas alguns exemplos de por que é importante “corrigir o processo” antes de mergulhar de cabeça na automação.

escolhendo as soluções de tecnologia de otimização de processo certas

enquanto você está avaliando seus processos e removendo etapas desnecessárias, você pode começar simultaneamente a examinar as soluções de tecnologia disponíveis para você. Existem três áreas que recomendamos observar ao determinar como proceder com seus esforços de automação:

ferramentas internas

a primeira coisa que você deve considerar é o que você já tem. Muitos sistemas de planejamento de recursos corporativos (ERP), como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e outras soluções de tecnologia, já possuem componentes de fluxo de trabalho.

um dos desafios que as empresas frequentemente enfrentam é ter a automação de processos incorporada em várias ferramentas que não estão interagindo entre si. Se você puder determinar um sistema de fluxo de trabalho” mestre ” ou outra maneira de vincular todos os sistemas existentes corretamente, poderá evitar o investimento em outra solução de fluxo de trabalho.

essa abordagem não funcionará em todos os casos (plataformas de mainframe legadas, muitas ferramentas internas), o que pode levar à necessidade de considerar novas ferramentas completamente.

Robotic Process Automation (RPA)

falando em palavras-chave, o RPA é um dos tópicos mais importantes que existem hoje. De acordo com um relatório recente, as empresas estão preparadas para gastar milhões de dólares em RPA apenas em 2019.

quando suas necessidades de processo não exigem automação completa de processo de ponta a ponta, o RPA pode ajudar a preencher as lacunas em um processo replicando tarefas rotineiras, repetíveis e baseadas em regras. Esta função é muitas vezes uma excelente solução para aquelas atividades mundanas, “cadeira giratória” que parecem ser a ruína da existência de todos.

dentro do RPA, bots atendidos ou bots autônomos ajudam a eliminar tarefas, diminuir os tempos de ciclo e preencher as lacunas de integração.

• Bots atendidos: esses bots funcionam como ajudantes de tarefas para ajudar o usuário final a acelerar quanto tempo ele gasta em uma tarefa, em vez de trabalhar no back-end.
• Bots autônomos: bots autônomos, por outro lado, trabalham em tarefas de back-office para reduzir alguns dos gargalos que já mencionei. Esses bots lidam com tarefas agendadas, geralmente de um ponto de controle central.

RPA não é a solução para tudo, no entanto, especialmente se suas tarefas não são rotineiras, repetíveis e baseadas em regras.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS foi a tendência quente para a primeira década deste século, mas ainda é relevante nas situações certas. Essas ferramentas fornecem maior visibilidade de seus processos de negócios de ponta a ponta e permitem o gerenciamento de pessoas, dados e aplicativos em uma única etapa, interagindo com sistemas de back-end.Embora a funcionalidade se expanda continuamente, os desenvolvedores criam essas soluções de BPM em um repositório de processo primário e mecanismo de fluxo de trabalho, além de fornecer integrações de sistema e métricas valiosas de processo.Tradicionalmente, as soluções BPM têm sido centradas em humanos, centradas em documentos ou centradas em integração (sobre as quais você pode aprender aqui), mas as linhas tornaram-se mais desfocadas à medida que os produtos continuam a amadurecer.Não importa qual você escolher, um bom BPMS ajuda a resolver problemas relacionados ao processo por meio de visibilidade, colaboração e automação, se for a solução certa para suas necessidades de negócios. Sem processos bem definidos e a definição adequada dentro da arquitetura geral do sistema, um BPMS se perde na infinidade de grandes ferramentas que você tem disponíveis, mas não é capaz de obter totalmente o valor máximo desses.

Considerações Finais

as soluções de tecnologia interna da sua empresa são tão fortes quanto seus processos. Para evitar automatizar um processo ruim, você precisa examinar a causa raiz de cada processo para determinar se vale a pena mantê-lo, como ele se alinha à visão ou objetivos futuros da organização e como torná-lo mais forte, se necessário.

depois de fazer essa etapa, você pode pesquisar para encontrar a solução de tecnologia — se você já a possui ou é hora de adquirir uma nova — isso é certo para a otimização de processos da sua organização. No final, você se encontrará com uma empresa mais eficiente que está pronta para enfrentar seus concorrentes e atender seus clientes.

então, que tipos de processos Você está automatizando? Quão bem eles se encaixam em seus sistemas existentes e quais são as lacunas? Depois de abordar essas questões (e outras), você estará em uma posição melhor para tomar uma decisão mais informada sobre a melhor forma de melhorar e automatizar seus processos.