os empregadores podem designar um representante autorizado para preencher os formulários I-9 em nome de sua empresa, incluindo funcionários, capatazes, agentes ou notário público. O Departamento de Segurança Interna não exige que o representante autorizado tenha acordos específicos ou outra documentação para fins do formulário I-9. Se um representante autorizado preencher o Formulário I-9 em nome do empregador, o empregador ainda será responsável por quaisquer violações relacionadas ao formulário ou ao processo de verificação.
ao preencher o Formulário I-9, o empregador ou representante autorizado deve examinar fisicamente, estando o empregado fisicamente presente, cada documento apresentado para determinar se parece razoavelmente genuíno e se relaciona com o funcionário que o apresenta. Revisar ou examinar documentos via webcam não é permitido.
se o representante autorizado se recusar a preencher o Formulário I-9 (incluindo o fornecimento de uma assinatura), outro representante autorizado pode ser selecionado. Se o empregador contrata um notário público, o notário público está agindo como um representante autorizado do empregador, não como um notário. O notário deve realizar as mesmas ações necessárias que um representante autorizado. Ao atuar como representante autorizado, o notário público não deve fornecer um selo notarial no Formulário I-9.