Desde 1996, estatutos federais sob o Health Insurance Portability e Accountability Act (HIPAA) determinou pacientes o direito legal de acesso aos seus registros de saúde. Isso inclui notas de progresso do tratamento, radiografias, tomografias computadorizadas, registros de faturamento e muito mais.Provedores ou suas clínicas têm um limite de tempo de 30 dias para fornecer registros, com muito poucas exceções, especialmente para registros dentários. Os pacientes podem solicitar registros para si mesmos, um especialista, seu advogado, outro provedor, revisão por pares profissional, um conselho regulador ou outras partes que considerem apropriadas.
sob exceções muito limitadas, um provedor pode estender o período de 30 dias por meio de um processo de apelação de revisão. Além disso, os estatutos de alguns estados encurtaram esse prazo de 30 dias.
o público não só foi informado de seus direitos de acesso aos seus registros de saúde pelos órgãos governamentais, mas também pela mídia. Geralmente, o público conhece esses direitos, e deturpações e ofuscação por infratores de saúde podem não ser percebidas bem.
os provedores de origem devem reter e manter registros originais como sua propriedade pelo período de tempo proscrito de acordo com as leis estaduais. Os registros originais nunca devem ser renunciados, exceto por uma ordem judicial legal.
no entanto, cópias de registro (não os registros originais) devem ser transferidas mediante solicitação do paciente. As notas devem ser legíveis, e radiografias e tomografias devem ser de qualidade diagnóstica. Radiografias encaminhadas via fax ou registros de laboratório de fotocópia desfocada são inaceitáveis. Na verdade, tais atos podem ser vistos como “bandeiras vermelhas” por potenciais investigadores e chamar atenção indesejada.
uma taxa nominal pode ser cobrada aos pacientes pelo trabalho de fotocópia, materiais, postagem e outros custos. Nada pode ser cobrado pelo trabalho na busca de registros. Além disso, alguns estados têm uma taxa proscrita definida para cópia e transferência de registros sob suas leis.
Independentemente disso, cobrar aos pacientes uma taxa de processamento excessiva por cópias registradas é expressamente proibido nos estatutos federais da HIPAA. Na verdade, muitos profissionais de saúde prestam este serviço gratuitamente no interesse do bem-estar do paciente.
a lei também descreve sete razões inválidas para não encaminhar registros de pacientes:
- o paciente pode ter um saldo de conta pendente.
- o provedor está preocupado com uma possível ação legal ou investigação do Conselho Regulador.
- o paciente não pagou uma taxa excessiva por cópias registradas e transferência.
- o provedor exige que o paciente entre fisicamente no escritório para demonstrar prova de identidade.
- o paciente é obrigado a entrar em um portal do site para sua solicitação de registros.
- o paciente é obrigado a enviar a solicitação de registros.
- o profissional de saúde exige que os pacientes produzam e revelem suas razões para cópias registradas.
realidades
a maioria das instalações odontológicas cumpre integralmente os direitos dos pacientes quando se trata de acessar seus registros. Infelizmente, alguns não.
na verdade, a falha em encaminhar os registros do paciente mediante solicitação do paciente em tempo hábil é uma queixa muito comum recebida e revisada pelos conselhos odontológicos estaduais. Em muitos estados, essa violação vai além das regras e Regulamentos Federais da HIPAA e especificamente nos códigos administrativos estaduais.
reguladores estaduais sob conselhos odontológicos estaduais impactam a classificação de licenciamento odontológico. Além disso, alguns conselhos odontológicos estaduais também regulam os proprietários não Dentistas de consultórios odontológicos. Tais queixas do Conselho odontológico se estendem de praticantes individuais a práticas de grupo isoladas e a certas organizações de serviços odontológicos (DSOs).
se os registros não forem encaminhados para o próximo provedor, possíveis danos podem não apenas chegar aos pacientes, mas também aos colegas do provedor. Esses profissionais são frequentemente colocados em uma posição difícil, especialmente se forem um médico credenciado do Medicaid ou preferred provider organization (PPO).
por exemplo, o novo provedor pode aparentemente ter a opção de tirar novas imagens ou exames gratuitamente, pois o período de tempo para o subsídio de pagamento pelo plano do paciente não compensará imagens ou exames adicionados. Isso pode ser financeiramente insustentável em clínicas com orçamentos operacionais apertados.
os pacientes podem ser obrigados a pagar fora do bolso para imagens atuais, mesmo que Imagens recentes estejam teoricamente disponíveis de um provedor anterior. Essa cobrança aos pacientes pode violar o contrato de participação do provedor atual.
como acontece com muita frequência, o Provedor mais novo pode mancar junto com registros e imagens de diagnóstico inadequados e um plano de tratamento incompleto, até que as políticas do plano sejam remuneradas por registros e imagens atualizados. Embora a falha de um plano em compensar os serviços necessários possa promover os interesses do setor de seguros ou dos Orçamentos do Medicaid, essa política não atende adequadamente a pacientes ou médicos.
aplicação
regras e regulamentos não têm sentido sem aplicação vigorosa. De fato, a falha na aplicação dos estatutos geralmente permite e promove a ilegalidade. Com efeito, uma escassez de fiscalização regulatória é consistente com uma política governamental tácita de “crime paga.”Durante anos desde a passagem da HIPAA em 1996, a aplicação federal dos direitos dos pacientes de acesso a registros tem sido grosseiramente negligente.
então lightening atingiu, e atingiu duas vezes na Flórida em 2019, quando o Departamento de saúde e Serviços Humanos dos EUA (HHS) Office for Civil Rights resolveu dois casos separados envolvendo o fracasso de uma entidade de saúde em Encaminhar de forma adequada e legal os registros dos pacientes.
Korunda Medical e Bayfront Health firmaram acordos formais de resolução com o HHS. Nenhum grupo de saúde admitiu irregularidades. Cada um é obrigado a gastar o tempo, esforço e despesa de conformidade com um plano de ação corretiva formal. Cada um também deve remeter uma soma de US $ 85.000 para o HHS.
conclusão
muitas organizações têm aconselhado a profissão odontológica sobre os direitos dos pacientes relacionados à transferência de registros odontológicos desde a aprovação dos estatutos federais da HIPAA em 1996. Isso inclui o governo federal, a ADA, conselhos odontológicos estaduais e associações odontológicas estaduais. Até recentemente, na Flórida, poucas supostas violações de consequência foram processadas.
a ignorância dessas leis oferecerá aos infratores uma fraca defesa legal. Finalmente, os direitos dos pacientes relacionados à transferência de seus registros de saúde estão sendo hoje aplicados com vigor e ênfase não testemunhados anteriormente.
Dr. Davis pratica odontologia geral em Santa Fé, NM. Ele auxilia como testemunha especialista em casos legais de fraude dentária e negligência. Atualmente, ele preside o Comitê de revisão por pares da Santa Fe District Dental Society e atua como membro da State dental association em sua Câmara dos delegados. Ele escreve extensivamente e palestras sobre assuntos relacionados. Ele pode ser contatado pelo [email protected] ou smilesofsantafe.com.
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