ao planejar um evento – seja uma conferência, festa de aniversário, casamento ou reunião—você pode começar a se preocupar se será bem-sucedido. Ou seja, os convidados se divertirão? Eles vão embora sabendo o que precisam saber? Eles participarão de eventos futuros hospedados por você? Se você está fazendo essas perguntas, você já está no caminho certo. Essas perguntas ficam no centro de um evento de sucesso—a experiência do hóspede. Aqui estão algumas das coisas mais importantes a ter em mente para garantir que seus convidados tenham uma ótima experiência.
atmosfera
a primeira coisa que seus convidados notarão ao chegar ao seu evento é a atmosfera. A primeira impressão de um convidado de um evento é muitas vezes a impressão mais forte, e é por isso que uma atmosfera acolhedora e positiva é crucial. Isso pode parecer um conceito bastante vago, então tente pensar sobre isso em termos de seus sentidos.
Look: um evento de sucesso parece atraente e organizado. Comece com um tema ou conceito e decore De acordo. Um layout e fluxo claros também são importantes. Você pode querer incluir sinalização que se relaciona com o tema do evento e também permite que os hóspedes saibam exatamente onde as coisas estão.
cheiro: quando se trata de odores, é melhor mantê-lo simples. Embora você não consiga superar o aroma convidativo de assados ou pipoca recém-estalada no ar, os suprimentos de limpeza com aroma fresco também causarão uma ótima impressão, especialmente nos dias de hoje. Tenha em mente que muitas pessoas têm sensibilidade a odores fortes, então não exagere, especialmente se o espaço for pequeno. Ouvir: a chave quando se trata de som em um evento é o equilíbrio. Se o espaço estiver silencioso, os hóspedes podem se sentir estranhos conversando uns com os outros, mas se você tocar música, eles não poderão se ouvir. Um bom equilíbrio fornece algum ruído de fundo confortável, mas não domina o evento.
sabor: você não precisa ter uma refeição completa ou buffet para ter um evento de sucesso. No entanto, algum tipo de refrescos, seja na forma de uma bandeja de bagels ou mesmo apenas uma estação de café e água, percorrem um longo caminho para a experiência de seus convidados. Mesmo os refrescos mais simples mostram um maior nível de cuidado com seus convidados e deixarão uma impressão positiva.
organização
não apenas um evento de sucesso parece organizado, mas também organizado. Os melhores eventos são meticulosamente planejados e documentados do início ao fim. Na medida do possível, mantenha as listas de convidados e os detalhes do Fornecedor atualizados e organizados de uma forma simplificada e abrangente. Se você tem uma equipe trabalhando com você, certifique-se de que eles entendam os detalhes do evento e planejem também, para aumentar a eficiência.
bons eventos parecem fluir perfeitamente para os convidados, mas muita consideração e planejamento fazem isso acontecer. É importante planejar muitas coisas para fazer e ver no evento. Crie uma linha do tempo e planeje que algo aconteça em intervalos diferentes ao longo do evento, como uma mudança no palestrante, um sorteio ou uma refeição, para manter as pessoas interessadas. Você quer planejar a ordem e o tempo aproximado destes antes do evento para que você possa ter certeza de que eles não interromperão nada ou cair muito próximos e deixar grandes lacunas com nada emocionante acontecendo.
tenha um plano e um plano de backup. As coisas dão errado em eventos o tempo todo, mas você não pode deixá-lo arruinar o evento para todos os convidados que pagaram, viajaram ou tiveram tempo para estar lá. Um plano de backup e algum pensamento rápido podem resgatar uma situação e manter o evento fluindo e divertido.
Detalhes, Detalhes, Detalhes
decisões maiores podem parecer a parte mais importante do processo de planejamento de eventos, mas os detalhes fazem toda a diferença. Coisas como estacionamento, registro e acesso a banheiros são alguns desses detalhes que os hóspedes consideram garantidos quando são bem executados, mas podem realmente jogar uma chave inglesa na experiência de um hóspede se se tornarem um incômodo. A maioria dos convidados perdoará um pequeno inconveniente, mas muitos ou demais podem afetar o humor e o prazer do resto do evento. Pense nesses detalhes com antecedência e prepare-se adequadamente para manter as coisas funcionando sem problemas.
passar os detalhes logísticos, como estes, pode ser a parte mais desafiadora do planejamento de um evento e, reconhecidamente, a menos emocionante. Deve ser feito, mas tente não deixá-lo oprimi-lo ou tirar sua experiência de planejamento. Dependendo da escala e do orçamento do seu evento, você pode querer considerar a contratação de um profissional para lidar com esses detalhes, para que você possa se concentrar nas coisas divertidas.
nas Conferências da UT, temos uma vasta experiência em planejamento. Nosso balcão único certificado fornece um contato, um contrato e uma fatura final, simplificando o processo de planejamento para você. Esteja você planejando uma pequena reunião ou hospedando o mundo, nossa equipe pode projetar e gerenciar um evento que atenda a todas as suas necessidades. Como voluntários do Tennessee, sabemos o que significa ir além e isso mostra no nível de serviço que prestamos para cada evento que hospedamos. Entre em contato conosco hoje para começar a planejar seu próximo evento!