processos financeiros que um clube precisa executar com sucesso.
informações que você precisa para gerenciar as finanças do seu clube. Lembre-se de que o tamanho do seu clube determina os processos de gerenciamento financeiro que precisam ser implementados.
O tesoureiro
O tesoureiro é uma pessoa-chave na gestão do clube. Eles estão representados no conselho ou comitê do clube e assumem a responsabilidade geral por sua gestão financeira. O tamanho desse trabalho dependerá do tamanho do clube e se há outras pessoas que podem ajudar – seja com a administração financeira ou como Subcomitê de finanças. O tesoureiro exigirá uma descrição do trabalho-isso define o que eles devem fazer e fornece padrões para seu desempenho. O papel do tesoureiro inclui relatórios sobre as finanças reais e buscar as melhores maneiras de usar os fundos disponíveis. O tesoureiro precisa dos seguintes artigos de papelaria para realizar seu trabalho de forma eficaz:
- cheque livros
- depósito bancário livros
- um livro-caixa ou contabilidade geral
- de autorização de pagamentos (cheques requisição) vouchers
- o número do recibo de livro com cópia carbono página
- conta de formulários para os assinaturas
- um pequeno pagamento em dinheiro para o livro e de fundos de maneio vouchers
- um arquivo de contas a pagar, isto é, valores devidos a fornecedores de bens e serviços adquiridos
- um arquivo para guardar os recibos das contas pagas
- um arquivo de encomendas feitas com fornecedores
- um arquivo para armazenamento de banco financeiro.
Sistemas de contabilidade e software
normalmente, um sistema de contabilidade computadorizado é a maneira mais fácil e simples de acompanhar as contas do clube. Existem vários programas simples ou pacotes de software disponíveis. Dê uma olhada ao redor para ver o que é melhor para as necessidades do seu clube. Se o Clube for pequeno o suficiente, um sistema manual pode ser suficiente. Aqui está o que seu programa de contabilidade deve ser capaz de fazer:
- calcular a GST e permitir que você atribui-lo por transações individuais
- siga gastos
- produzir abrangente financeiro (contas de lucros, perda de equilíbrio e)
- permite que você faça ajustes necessários facilmente
- fornecer a você as informações necessárias em um fácil-para-compreender o formulário de relatório de
- fornecer informações em um formato claro que todo mundo usando ele pode entender claramente.
Cashbooks
um cashbook é um diário no qual todos os recibos e pagamentos do clube são registrados. ‘Dinheiro’ inclui dinheiro real, cartões de crédito, cheques e ordens de pagamento. Haverá recibos e cheques, mas o cashbook registra os detalhes de todas as transações.
contas bancárias
o clube precisará de uma conta de cheque. Os livros de cheques fornecem uma maneira simples e eficaz de rastrear os gastos do clube. Normalmente, os clubes têm dois membros do Comitê de administração (incluindo o tesoureiro) que estão autorizados a assinar conjuntamente os cheques do clube. Três membros podem ser autorizados, com apenas dois necessários para validar o cheque. O extrato bancário do clube também fornece um registro preciso dos gastos. Você pode escolher a frequência dessas declarações.
orçamentos
o clube exigirá um orçamento anual. Esta é a responsabilidade do tesoureiro e é acordada pelo Comitê de gestão do clube. Depois que o orçamento é aprovado, ele é adicionado ao seu sistema contábil para que possa ser comparado às receitas e despesas reais do clube. Você pode usar uma planilha do Excel ou um manual cashbook para o orçamento do clube.
para preparar um orçamento:
- iniciar com real dos rendimentos e despesas do ano anterior -, se o clube for novo, você vai ter a base em estimativas realistas
- adicionar o que você sabe sobre o ano que vem
- ajustar e modificar até que você tenha um realista e razoável orçamento
- ter o orçamento aprovado pelo seu comitê de gestão, ou órgão.
previsão de fluxo de Caixa
a previsão de fluxo de Caixa permite antecipar quaisquer quedas na renda do seu clube e planejar em torno deles. Se a renda do clube for variável, uma boa previsão significará que você ainda poderá atender às despesas.
Para preparar uma previsão de fluxo de caixa:
- Usar o padrão histórico de recebimentos e pagamentos para ajudar a prever o futuro de sincronismo do fluxo de caixa
- Utilizar o orçamento para o ajudar a prever o montante do recebimento ou pagamento. Lembre-se de que seu orçamento pode ser preparado em uma base exclusiva do GST e o fluxo de caixa inclui o GST (transações brutas, quando aplicável). Além disso, seu orçamento pode não incluir coisas como pagamentos de GST para IRD, reembolsos de empréstimos ou compras de ativos fixos, portanto, lembre-se de mantê-los em mente.
- Você pode previsão de fluxo de caixa diário, semanal ou mensal
- O fluxo de caixa movimentos devem sempre conciliar volta para o banco de instrução para o período de
Auditorias
O clube de registros financeiros serão auditados ao longo do tempo. Durante uma auditoria, uma pessoa independente do clube (como um contador) verifica se as demonstrações financeiras são um registro correto da posição financeira do clube no momento da auditoria. Um voluntário devidamente qualificado pode auditar as contas do clube, ou pode ser necessário usar um serviço de auditoria profissional. Isso pode ser caro, portanto, é preferível encontrar um voluntário que esteja disposto a realizar a auditoria.A auditoria pode ser um processo demorado e é uma boa ideia permitir seis a oito semanas para que uma auditoria seja concluída. O auditor do seu clube precisará:
- o clube cashbooks, escrito e equilibrada para o ano, e em revistas ou livros que o clube usa para registros
- extratos bancários para o ano inteiro
- cópias de depósito de boletos e cheques pontas
- livros de recibos com duplicados e cópias originais, além de todos os livros de recibos
- comprovantes de pagamentos feitos pelo clube, dispostos em ordem numérica
- recibos ou cópias dos cheques pagos para seu clube
- cópias de minutos da sua gestão de reuniões que mostram como as decisões financeiras foram feitas e acordado
- cópias de quaisquer demonstrações contábeis anteriores
- todas as demonstrações contábeis do exercício auditadas
- quaisquer outros documentos financeiros relevantes.
seguro
é importante que o clube tenha um seguro adequado. A extensão do seguro exigido varia de acordo com os ativos, tamanho e atividades do clube. Dado o compromisso e a contribuição que os voluntários fazem, é importante que eles estejam protegidos de quaisquer riscos potenciais.
Accident Compensation Corporation (ACC) é a seguradora legal da Nova Zelândia para quaisquer lesões causadas por acidente. Ele fornece a todos os neozelandeses proteção contra acidentes, mas muitos clubes estão escolhendo cobertura adicional para reconhecer a importância de seus voluntários e membros.
Geralmente, você irá necessitar de política de cobertura para:
- seguro de responsabilidade
- incêndio e roubo de conteúdo
- perda de renda e aumento dos custos do trabalho.
a escolha da companhia de seguros dependerá das apólices, cobertura e custos que eles podem oferecer ao Clube. Os membros do clube podem optar por adotar políticas individuais, ou o clube pode selecionar um “fornecedor preferido” que seja capaz de adaptar os custos e fornecer cobertura para as necessidades específicas do clube. Existem também seguradoras especializadas que lidam com seguro esportivo.
impostos e GST
o departamento da Receita Federal fornece informações e uma seção de Perguntas frequentes sobre coleta e pagamento de GST.
os clubes esportivos são frequentemente registrados como fundos de caridade, que estão isentos do imposto de renda. De acordo com a lei da Nova Zelândia, um fundo de caridade deve existir principalmente para fins de caridade. Para que os fins de uma organização sejam considerados caritativos, suas atividades ou objetivos devem ser públicos, ou seja, o benefício deve estar disponível para grande parte da comunidade. Além disso, não deve ser realizado em benefício ou lucro de qualquer indivíduo.
as organizações de caridade precisam ser registradas pela Comissão de instituições de caridade para desfrutar das isenções fiscais. O site do IRD inclui uma seção sobre organizações de caridade com informações sobre como isso se relaciona com os impostos.
Mais informações
O IRD tem mais informações sobre:
- cashbooks gerais e de manutenção de registros
- informações de impostos para instituições de caridade