Como Escrever e Actualizar O Manual do Empregado Para 2022 + Modelo

Atualizado em 21 de dezembro, 2021

Manuais do Funcionário em 2022: O Guia Definitivo

Muitos proprietários de negócios ignorar a importância de um manual do funcionário. Um bom manual serve a muitos propósitos. Seu manual é uma ferramenta útil para sua empresa? Um manual de funcionários forte será:

• Definir as expectativas para os novos contratados
• Codificar, organizar e atualizar as políticas da empresa
• Simplificar a integração
• Ajudar os novos contratados sucesso
• Fazer o treinamento e a aplicação mais fácil
• Proteger você de violações de conformidade

neste artigo, nós fazemos exame de um mergulho profundo em manuais do trabalhador: que, porque, e como.

2022 Employee Handbook Template

se você veio a este artigo para baixar o modelo do manual, aqui está:

• Manual do Funcionário Modelo (PDF)

organizamos este guia em cinco seções:

1. o Que é um Manual do Funcionário?
2. você é legalmente obrigado a ter um Manual do funcionário?
3. exemplos de manuais para inspirá-lo
4. o desafio de manter manuais atualizados
5. 20 razões pelas quais você pode precisar atualizar seu Manual do funcionário

o que é um Manual do funcionário?

em primeiro lugar, um manual é a autoridade para as Políticas. Como tal, deve ser o lugar para procurar esclarecimentos legais. Em segundo lugar, é fundamental para novos treinamentos de contratação. Em terceiro lugar, você pode usá-lo para mostrar a cultura da sua empresa.

O Que Eu preciso para um Manual do funcionário?

o que você precisa colocar no seu manual? Bem, praticamente tudo. Afinal, é um manual do Usuário para novos funcionários, gerentes e executivos. Se você está começando do zero, espere fazer vários rascunhos. Leve o seu tempo e obtenha informações de todos.

comece com sua declaração de missão. Um sistema de tempo e trabalho com um gabinete de arquivos de RH digital facilita a criação e a manutenção das atualizações do manual.

agora, vamos discutir o que colocar nele. A maioria das grandes empresas cobre o seguinte no manual do funcionário:

• Funcionário de confirmação e assinatura
• Remuneração/benefícios
• Termos de emprego
• Remoto e híbrido políticas de trabalho
• deduções na Folha de pagamento
• Disciplina
• férias remuneradas (PTO)
• viagens de Negócios
• horas Extras
• não-Discriminação
• Conflito de interesse
• Covid-19 segurança e a vacina contra a política de
• propriedade Intelectual
• Código de conduta
• Tempo e freqüência
• Ética
• Vestido de código
• Segurança
• Mobile dispositivos
• mídias sociais
• anti-retaliação

um manual do funcionário deve ser um documento vivo. Por esse motivo, você deve fazer atualizações proativas. As empresas que mantêm seu manual atualizado evitaram muitos problemas. Por exemplo, aqueles que criaram uma política de mídia social há 20 anos salvaram muitos problemas. Da mesma forma, aqueles que treinaram gerentes de contratação em questões de entrevista jurídica reduziram o risco de uma ação judicial. Além disso, aqueles que abordaram o assédio sexual estavam à frente do jogo.

Foto de Slim Emcee no Unsplash

o que você está legalmente obrigado a ter no seu novo Manual do funcionário?

agora que discutimos o ‘o quê’, vamos discutir o ‘ porquê.”Por que você precisa de um manual? A lei exige isso? Na verdade, o Departamento Federal do trabalho não exige que você tenha um manual, por si só. No entanto, eles exigem que você informe os funcionários sobre seus direitos. Como resultado, alguns empregadores renunciam a um manual para sinais no local de trabalho. Por causa disso, durante a integração, eles distribuem uma pilha de papéis.

por outro lado, empregadores inteligentes têm sinais no local de trabalho mais um bom manual de funcionários.

como um manual incompleto causa problemas? Considere o que aconteceu com um novo funcionário, conforme descrito no Reddit:

eu não sabia que deveria me inscrever antes dos meus três meses para o seguro de saúde. E nunca me disseram isso e apenas presumi que não poderia até que meus três meses acontecessem. Então eu comecei a cutucar e descobri que deveria fazer isso de antemão, aparentemente. Posso fazer alguma coisa? Eu realmente poderia usar a cobertura de saúde. Reddit

Conheça os regulamentos estaduais, federais, locais e sindicais do local de trabalho

Antes de começar a escrever um novo manual (ou atualizar um), saiba que muitas leis do local de trabalho estão em jogo. Se você tiver funcionários em mais de uma cidade ou estado, precisará de seções específicas de localização, por exemplo.

tópicos a incluir no manual do funcionário

Políticas de Trabalho Remotas e híbridas

a adoção generalizada de trabalho flexível tem sido uma megatendência dos últimos dois anos. Se sua empresa está oferecendo arranjos de Trabalho Remotos ou híbridos, certifique-se de formalizar as Políticas. O trabalho híbrido afeta a conformidade, a segurança de dados, o envolvimento dos funcionários e a marca do empregador. Se você não formalizar as regras, estará se colocando em risco de várias maneiras. Você pode involuntariamente cometer uma violação de Conformidade, experimentar uma violação de dados ou ter funcionários reclamando de tratamento desigual. Discutimos isso com mais detalhes na seção 5 deste artigo: 20 razões pelas quais você pode precisar atualizar o manual do funcionário.

cláusula de emprego à vontade

‘à vontade’ significa que qualquer das partes pode encerrar a relação de trabalho a qualquer momento. Em todos os estados, exceto Montana, este acordo é o relacionamento padrão. Portanto, se você tem funcionários em Montana, certifique-se de soletrar isso.

igualdade de emprego e anti-assédio

a Comissão de igualdade de oportunidades de emprego (EEOC) regula isso. Certifique-se de descrever o comportamento inaceitável em detalhes. Além disso, diga aos seus funcionários o que fazer se eles estiverem sujeitos a assédio ou ver que isso acontece com um colega de trabalho. Além disso, descreva o que você fará se um funcionário reclamar assédio.

Family Medical Leave Act (FMLA)

além do pôster da FMLA, você deve fornecer isso por escrito. Dessa forma, se um funcionário precisar tirar licença remunerada ou não, ele poderá ver seu manual para obter instruções detalhadas. Além disso, pode ser necessário adicionar alterações devido à licença relacionada ao Covid.

Foto por Clayton Cardinalli no Unsplash

Segurança Ocupacional e Administração de Saúde (OSHA)

Para ter um local de trabalho seguro, os seus colaboradores precisam saber de suas políticas de segurança. Como é que fazes isto? Use treinamento presencial e pôsteres para que os funcionários os mantenham em mente. Acima de tudo, apresente-os no manual no primeiro dia. Afinal, você quer que seus novos contratados entendam seu compromisso com a segurança.

Políticas Covid-19

a pandemia certamente afetou todas as empresas e seu ambiente de trabalho. Você provavelmente criou políticas relativas ao distanciamento social, horários de trabalho escalonados, vacinas e verificação de sintomas.

Políticas de Trabalho Sem Drogas

é uma boa ideia ter uma política de abuso de substâncias, seja ou não necessário. Se você fizer testes de drogas, por exemplo, suas políticas não devem discriminar. Resumindo, certifique-se de conhecer as leis e declará-las em seu manual. Dito isto, há também a questão da cannabis. A Cannabis continua ilegal em nível federal. Como resultado, há confusão sobre o que isso significa no nível local. Se o seu estado legalizou a maconha, é hora de atualizar o manual do funcionário. Por exemplo, isso pode afetar suas políticas de teste de drogas. Descobrir THC em um teste de drogas em um estado que legalizou o uso de maconha recreativa pode não implicar um crime. No entanto, sua empresa pode estar alinhada com as leis federais.

salário Final e PTO não utilizado

questões de fim de emprego podem estar sujeitas a uma lei estadual, dependendo de onde você mora. Por causa disso, converse com seu advogado. Alguns estados, por exemplo, exigem que os empregadores paguem o PTO não utilizado e o tempo de férias.

COBRA

seu manual deve descrever o que acontece quando um funcionário sai ou é encerrado. Se você oferecer benefícios para a saúde, os ex-funcionários têm o direito de se inscrever no COBRA. (COBRA é um acrônimo para Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Entre outras coisas, fornece cobertura de saúde contínua após a separação. No uso prático, refere-se ao plano de benefícios oferecido pela empresa sob COBRA.) Ex-funcionários que se candidatam ao COBRA precisarão de formulários de inscrição. Portanto, se você tiver um sistema unificado de tempo e trabalho, inclua um link para esses formulários em seu manual.

tempo e frequência

lembre-se, as leis de salário e hora estão ligadas ao quão bem você rastreia o tempo do funcionário. Como resultado, saber acompanhar as horas é essencial. Seu manual deve explicar como os funcionários assistem aos turnos. Inclua regras para refeições e pausas, PTO, salário mínimo, horas extras e semana de trabalho justa, por exemplo.

renúncias Gerais

pode haver muitos documentos flutuando. Proteja-se de políticas desatualizadas ou mal escritas que foram criadas antes das diretrizes atuais. Declare claramente que o manual substitui quaisquer outras regras. Isso também oferece uma medida de proteção contra Políticas informais ou “assumidas”. Ambos podem contradizer políticas ou leis oficiais. No mínimo, proteja-se afirmando que as políticas estão sujeitas a alterações.

novo reconhecimento e Acordo de contratação

os sistemas de RH com assinatura eletrônica facilitam isso. Os funcionários recém-contratados podem ler as Políticas de um dispositivo conectado à internet e assinar que entendem e as seguirão.

Employee Handbook Examples to Inspire you

agora que discutimos o ‘have-to’s’, vamos revisar alguns exemplos de manuais de funcionários. Veja como esses departamentos de RH deram vida ao manual do funcionário.

The Motley Fool Employee Handbook temos um orgulho especial em nos chamar de “tolos” – com um capital F. voltando a Shakespeare. É nosso cartão de visita ser irreverente. Para instruir e divertir. E falar a verdade. Portanto, nossos valores centrais podem ser resumidos simplesmente como ” seja tolo.”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook” qualquer pessoa na Tesla pode e deve falar com qualquer outra pessoa de acordo com o que eles acham que é a maneira mais rápida de resolver um problema para o benefício de toda a empresa. Converse com seu gerente. E você pode falar com o gerente do seu gerente. Você pode falar diretamente com um VP em outro departamento. Você pode falar com Elon – você pode falar com qualquer pessoa sem a permissão de ninguém.”Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook novas contratações no Trello são tratadas com um manual organizado em uma placa Trello. Completo com imagens encantadoras de cães e gatos adoráveis. Você pode vê-lo aqui.

o desafio de manter manuais atualizados

certamente, é necessário um esforço contínuo para manter o manual do funcionário atualizado. Isso é especialmente verdadeiro para pequenas empresas sem um diretor de RH. Em primeiro lugar, a pessoa encarregada nem sempre tem tempo para descobrir os detalhes. Em algumas empresas, escrever e atualizar o manual é uma tarefa temida. Como resultado, ninguém está ansioso para assumir a propriedade e o dinheiro é passado. Em segundo lugar, os custos de impressão afundam orçamentos apertados. Isto é lamentável. Afinal, as pequenas empresas precisam de um bom manual tanto quanto as maiores.

problemas com manuais de Funcionários desatualizados

o mais importante, saiba que um manual desatualizado pode fazer mais mal do que bem. Especialmente se as Políticas não estiverem em conformidade. Além disso, causa confusão. Além disso, pode ser particularmente problemático para novas contratações.

considere este exemplo: suponha que você tenha um período de espera de 60 dias para obter benefícios. E se um novo funcionário assumir que os benefícios para a saúde começam imediatamente? Por causa disso, eles terminam sua cobertura anterior antes de serem elegíveis. Então eles têm uma grande despesa médica. Você vai ter um funcionário irritado com uma montanha de contas médicas. Isso não é maneira de começar um novo emprego.

aqui está um cenário melhor: novas contratações são enviadas por e-mail um link para o manual do funcionário assim que aceitam a oferta de emprego. O e-mail afirma explicitamente que a nova contratação deve ler o manual o mais rápido possível. O manual explica claramente o período de espera. A nova contratação assina seu reconhecimento. Você também pode reiterar o período de espera no e-mail para uma boa medida.

por que você pode precisar de várias versões do manual

se você tem trabalhadores em muitos estados, você pode precisar de uma seção de Conformidade separada para cada Estado. Fale com seu advogado de negócios ou departamento de trabalho do estado. Por exemplo, se você estiver na Califórnia, pode precisar de uma seção separada para trabalhadores em cidades específicas. Além disso, o estado de Nova York expandiu as licenças qualificadas além da Lei federal.

seu manual representa sua empresa

quando o manual do funcionário está desatualizado, ele reflete mal em sua empresa. E à medida que os funcionários descobrem que está incorreto, logo todos o ignoram. Os funcionários precisam perguntar ao gerente ou à equipe de RH sempre que tiverem uma pergunta. Infelizmente, informações incorretas e políticas informais podem se espalhar pela força de trabalho.

20 razões pelas quais você pode precisar atualizar o manual do seu funcionário em 2022

neste capítulo, discutimos 20 razões específicas pelas quais você pode precisar atualizar o manual da sua equipe.

Compliance

é importante lembrar que seu manual pode ser usado como um documento legal. Se um funcionário apresentar um caso contra sua empresa, você pode ser mantido de acordo com os padrões em seu manual. Se o seu manual não o proteger, atualize-o com orientação de seu advogado.

para obter mais informações sobre conformidade de pequenas empresas, consulte Lista de verificação de Conformidade de RH de 2021.

os modelos de Trabalho Remotos e híbridos

os horários de Trabalho Remotos e híbridos exigem seu próprio conjunto de regras. Por exemplo, esclareça quando você espera que funcionários remotos estejam disponíveis e quem é elegível. Descreva os procedimentos de gravação de tempo e comparecimento. Da mesma forma, atualize as políticas em intervalos e tempo flexível. Consulte nosso modelo atualizado para obter uma amostra detalhada da Política de trabalho remoto.

Bônus: eBook livre no Trabalho Remoto!

para obter orientação sobre o gerenciamento de equipes remotas, obtenha nosso eBook gratuito Como dominar o gerenciamento remoto da força de trabalho: o guia essencial para empresas resilientes.

programação justa, horas extras e atualizações FMLA

as leis estão mudando o tempo todo. Por exemplo, as leis de agendamento estável e pagamento de PTO estão surgindo. A melhor prática é designar um gerente de RH para acompanhar as mudanças no direito do trabalho. Fale com seu Advogado, Empresa de folha de pagamento ou DOL estadual para obter ajuda também.

mudanças nas leis estaduais de discriminação

as leis federais antidiscriminação existem há algum tempo. Esteja ciente, no entanto, muitos estados têm leis adicionais relacionadas à discriminação. À medida que as leis evoluem, é importante manter o ritmo em seu manual. A propósito, muitas empresas adotaram políticas de discriminação mais rígidas do que os federais.

localização ou mudança adicional

se sua empresa abriu um novo local, é hora de atualizar o manual do funcionário. Os funcionários devem ser capazes de encontrar o endereço oficial do seu novo local. Você também deve comunicar propósito e função. O manual é o melhor lugar para listar endereços oficiais, funções do site e informações de contato.

oferecer um novo produto ou serviço

todo funcionário deve entender sua oferta de produto ou serviço. Quando novos produtos saírem, adicione-os à seção de produtos do manual do seu funcionário. Além disso, liste produtos ou serviços que não são mais oferecidos. Não basta removê-los. Rotule-os descontinuados. Os funcionários precisam de um método oficial para a disponibilidade do produto.

novos tipos de Funcionários

definir funções de trabalho e tipos de funcionários para esclarecer os requisitos de elegibilidade de benefícios. Você pode ter funcionários em tempo integral (isentos e não isentos), funcionários em meio período, contratados independentes, trabalhadores sazonais, temps ou não residentes. Além disso, descreva considerações ou exclusões especiais quando necessário.

Políticas de mídia Social

o uso de mídia Social continua a evoluir à medida que novas plataformas surgem. Para o seu negócio, pode ser uma forma poderosa de comunicação, promoção e marketing. Também pode ser um dreno na produtividade. Assim, esclareça sua política sobre o uso pessoal e corporativo das mídias sociais. Seja específico sobre as consequências das violações. Se você tem uma política que restringe o que os funcionários podem postar em seu próprio tempo, certifique-se de que ela não viole os direitos de liberdade de expressão.

aumento da conscientização sobre assédio Sexual e implicações legais

a conscientização sobre assédio sexual no local de trabalho tem aumentado. Casos públicos, ativismo e notícias fazem com que todos pensem nisso. Agora é o momento perfeito para atualizar o manual do funcionário sobre políticas de assédio sexual. Seja claro e conciso sobre o que constitui assédio e a ação disciplinar associada.

retaliação

a retaliação do empregador é a acusação mais frequentemente apresentada ao EEOC. Retaliação é quando um empregador Pune um funcionário por uma ação protegida. Por exemplo, denunciando ou apresentando uma reclamação. Primeiro, não quebre a lei retaliando e certifique-se de que os gerentes entendam isso. Garanta aos seus funcionários que eles podem levantar questões e explicar como relatar problemas sem rescisão injusta. Se o seu manual tiver instruções, é menos provável que você entre em uma situação confusa.

Política de entrevistas

como muitos estados proibiram perguntas sobre o histórico salarial durante as entrevistas, sua equipe de recrutamento precisa saber disso. A violação pode colocá-lo em litígios caros.

legalização da Cannabis

conforme mencionado na seção dois, muitos estados legalizaram a cannabis. Se o seu estado é um deles, é hora de criar uma política com orientação legal.

verificações de antecedentes criminais

existem novas leis estaduais sobre verificações de antecedentes. Esta é uma área para ficar de olho, especialmente se você estiver fazendo verificações de antecedentes criminais rotineiramente. Inclua instruções, consentimento, Políticas de Privacidade e práticas aceitáveis. Além disso, certifique-se de que seus gerentes estejam atualizados.

Refeições em nível estadual e quebra as leis

revise e atualize sua refeição e quebre as leis com frequência. Certifique-se de que os funcionários por hora façam pausas não pagas. Se não o fizerem, sua semana de 40 horas pode chegar a horas extras sem que seu gerente saiba. Isso colocaria você em risco de uma violação de horas extras

esclarecimentos legais

se sua empresa tiver políticas “não escritas ou “assumidas”, você estará em um terreno legal limitado. Eles não são políticas em um sentido legal e não serão defensáveis. Isso prejudicará a integridade do seu manual. Existe linguagem ambígua? Ou circunstâncias implícitas? Nesse caso, você está abrindo a porta para a interpretação, porque pode seguir um milhão de maneiras diferentes. Portanto, é hora de revisar o manual do seu funcionário para uma linguagem ambígua. Não deixe Pedra Sobre Pedra (ou não editada). Quando os funcionários têm um ponto de alavancagem, há espaço para disputas.

Políticas iguais

seu manual do funcionário deve conter Políticas equitativas. Especificamente, aqueles que definem interações entre administração, funcionários e empresa. Certifique-se de que suas políticas sejam equitativas e, igualmente importante, que todos as sigam. De fato, se um gerente mostra favoritismo, isso prejudica o manual.

acesso à nuvem

você está aproveitando o acesso à nuvem para o manual do seu funcionário? Se não, este é um momento perfeito para começar. Os manuais de funcionários baseados em nuvem são fáceis de acessar e estão disponíveis em qualquer dispositivo móvel. Além disso, você pode atualizá-los em tempo real, conforme necessário. Não fica melhor do que isso. Além disso, você não precisará reimprimir seu manual ou distribuir seções adicionais.

funções e Descrições de Cargos

seus funcionários devem sempre poder revisar as funções de trabalho atualizadas. Cada cargo deve incluir responsabilidades e expectativas. Em um sistema baseado em nuvem, você pode dar acesso conforme necessário. Dessa forma, apenas os funcionários com essa função podem vê-los.

Simplifique a integração

o manual do seu funcionário é a melhor maneira de definir expectativas. Como discutido anteriormente, os manuais baseados em nuvem melhoram a integração. Dê a novas contratações acesso ao seu manual imediatamente. Acompanhe o progresso da leitura em seu sistema de tempo e trabalho.

marcos de crescimento

se você adicionou funcionários, agora pode estar sujeito às regras de’ grande empregador’. Tudo depende de quantos funcionários você tem. Em primeiro lugar, se você tiver pelo menos um funcionário, deverá fornecer remuneração igual por trabalho igual a funcionários do sexo masculino e feminino. (Você deve fazer isso de qualquer maneira.) Em segundo lugar, se você tem 15 a 19 funcionários, está coberto pelas leis que proíbem a discriminação. Baseado em raça, cor, religião, sexo (incluindo gravidez, orientação sexual ou identidade de gênero). Além de origem nacional, deficiência e informação genética (incluindo histórico médico familiar). Você pode ler sobre mais marcos de Conformidade aqui.

WorkforceHub para Manuais de Funcionários

em conclusão, queremos apresentá-lo ao WorkforceHub, uma solução abrangente de tempo e trabalho especificamente construída e adaptada a pequenas empresas. O WorkforceHub simplifica a distribuição do manual, a assinatura e as atualizações dos funcionários. Para mais informações, agende uma demonstração hoje.

para baixar nosso modelo de manual de Funcionários de 2022, visite WorkforceHub employee handbook template.