bij het plannen van een evenement—of het nu een conferentie, verjaardagsfeestje, bruiloft, of vergadering—kunt u beginnen te zorgen of het succesvol zal zijn. Dat wil zeggen, zullen de gasten zich vermaken? Zullen zij dan weggaan terwijl zij weten wat zij moeten weten? Wonen ze toekomstige evenementen bij die door u worden georganiseerd? Als je deze vragen stelt, ben je al op de goede weg. Deze vragen vormen de kern van een succesvol evenement—de gastervaring. Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen om in gedachten te houden om ervoor te zorgen dat uw gasten een geweldige ervaring hebben.
sfeer
het eerste wat uw gasten zullen merken bij aankomst op uw evenement is de sfeer. De eerste indruk van een gast van een evenement is vaak de sterkste indruk, en daarom is een gastvrije en positieve sfeer cruciaal. Dit kan een nogal vaag concept lijken, dus probeer er eens over na te denken in termen van je zintuigen.
kijk: een succesvol evenement ziet er aantrekkelijk en georganiseerd uit. Begin met een thema of concept en decoreer dienovereenkomstig. Een duidelijke lay-out en flow zijn ook belangrijk. Misschien wilt u ook bewegwijzering die aansluit bij het thema van het evenement en laat gasten weten precies waar dingen zijn.
geur: als het gaat om geuren, is het het beste om het eenvoudig te houden. Terwijl je niet kunt verslaan de uitnodigende geur van gebak of vers gepofte popcorn in de lucht, vers geurende reinigingsmiddelen zal ook een geweldige indruk maken, vooral deze dagen. Houd er rekening mee dat veel mensen gevoelig zijn voor sterke geuren, dus overdrijf het niet, vooral als de ruimte klein is.
horen: de sleutel als het gaat om geluid bij een gebeurtenis is evenwicht. Als de ruimte stil is, kunnen gasten zich ongemakkelijk voelen met elkaar te praten, maar als je blast muziek, zullen ze niet in staat zijn om elkaar te horen. Een goede balans zorgt voor een aantal comfortabele achtergrondgeluid, maar niet overmeesteren het evenement.
smaak: u hoeft geen volledige maaltijd of buffet te hebben om een succesvol evenement te hebben. Echter, een soort van versnaperingen, of het nu in de vorm van een dienblad met bagels of zelfs gewoon een koffie-en waterstation, gaan een lange weg voor de ervaring van uw gasten. Zelfs de eenvoudigste versnaperingen tonen een grotere mate van zorg voor uw gasten en zullen een positieve indruk achterlaten.
organisatie
een succesvolle gebeurtenis ziet er niet alleen georganiseerd uit, het is ook georganiseerd. De beste evenementen worden zorgvuldig gepland en gedocumenteerd van begin tot eind. Houd zo veel mogelijk gastenlijsten en leveranciersgegevens up-to-date en georganiseerd op een manier die gestroomlijnd en uitgebreid is. Als je een team hebt dat met je samenwerkt, zorg er dan voor dat ze de details van het evenement begrijpen en ook plannen, om de efficiëntie te verhogen.
goede evenementen lijken voor gasten naadloos te verlopen, maar veel aandacht en planning zorgt ervoor dat dat gebeurt. Het is belangrijk om veel dingen te plannen om te doen en te zien op het evenement. Maak een tijdlijn en plan om iets te laten gebeuren op verschillende tijdstippen tijdens het evenement, zoals een verandering in spreker, een prijstekening of een maaltijd, om mensen geïnteresseerd te houden. U wilt de volgorde en de geschatte timing van deze voorafgaand aan het evenement plannen, zodat u ervoor kunt zorgen dat ze niets onderbreken of te dicht bij elkaar vallen en grote gaten achterlaten zonder dat er iets spannends gebeurt.
een plan en een back-upplan hebben. Dingen gaan mis op evenementen de hele tijd, maar je kunt het niet laten verpesten het evenement voor alle gasten die hebben betaald of gereisd of de tijd genomen om er te zijn. Een back-up plan en wat snel denken kan een situatie te redden en houden het evenement vloeiend en leuk.
Details, Details, Details
Grotere beslissingen lijken misschien het belangrijkste onderdeel van het evenementplanningsproces, maar details maken het verschil. Dingen zoals parkeren, registratie en toegang tot toiletten zijn een paar van deze details die gasten als vanzelfsprekend beschouwen wanneer ze goed worden uitgevoerd, maar echt een moersleutel kunnen gooien in de ervaring van een gast als ze een gedoe worden. De meeste gasten zullen een klein ongemak vergeven, maar te veel of te veel kan de stemming van een gast en het plezier van de rest van het evenement beïnvloeden. Denk van tevoren na over deze details en bereid je adequaat voor om de zaken soepel te laten verlopen.
het gladstrijken van logistieke details zoals deze kan het meest uitdagende deel van de planning van een evenement zijn en het minst spannend. Het moet gebeuren, maar probeer het je niet te laten overweldigen of weg te nemen van je planningservaring. Afhankelijk van de omvang en het budget van uw evenement, wilt u misschien overwegen het inhuren van een professional om deze gegevens te behandelen, zodat u zich kunt concentreren op de leuke dingen.
op ut-conferenties hebben we uitgebreide planningservaring. Onze gecertificeerde One Stop Shop biedt u één contactpersoon, één contract en één definitieve factuur, wat het planningsproces voor u vereenvoudigt. Of u nu een kleine vergadering plant of de wereld host, onze medewerkers kunnen een evenement op maat ontwerpen en beheren dat aan al uw behoeften voldoet. Als Tennessee vrijwilligers, we weten wat het betekent om te gaan boven en buiten en dit blijkt uit het niveau van de dienstverlening die wij bieden voor elk evenement dat we hosten. Neem vandaag nog contact met ons op om uw volgende evenement te plannen!