Technologie: Wat is de juiste manier om een proces te automatiseren?

procesautomatisering is geen snelle oplossing om het alledaagse te elimineren. Er zijn verschillende stappen te overwegen voordat de invoering van nieuwe technologie in uw bedrijfsprocessen.

deel vijf van een reeks

het kiezen van een technologieoplossing is geen beslissing van de ene dag op de andere. Maar, met zo veel leveranciers die er zijn om de boodschap te verwarren, een bedrijf kan het meest flitsende product te kiezen en besteden een aanzienlijke hoeveelheid tijd proberen om het uit te voeren voordat u zich realiseert dat het niet de beste past bij hun situatie.

afhankelijk van welk modewoord u gebruikt, zal een snelle Google-zoekopdracht resulteren in een groot aantal technologische tools om aan uw workflow-en procesautomatiseringsbehoeften te voldoen. Elk van deze leveranciers zal u vertellen hun tool kan al uw behoeften op te lossen, maar natuurlijk, dat is niet waar.

om te bepalen welke tool het beste is voor uw situatie, moet u de behoeften van uw bedrijf en de huidige technologische omgeving begrijpen voordat u in de vendor selection duikt.

wanneer u besluit om onmiddellijk te automatiseren zonder na te gaan waar uw technologische oplossingen en processen nu bestaan, automatiseert u blindelings. Bovendien, het automatiseren van een slecht proces krijgt u alleen slechte resultaten — of op zijn minst inefficiënte degenen — sneller.

repareer het proces

eerder in mijn carrière leidde ik een klant-onboardingproces waarbij we een taak sequentieel van Team A naar Team B naar Team C stuurden. Dit proces was al jaren op zijn plaats, en het overleefde de migratie van papieren formulieren verzonden rond het kantoor naar “digitalisering” (spreadsheets gekoppeld aan e-mails).

toen we keken naar verdere procesautomatisering (zoals migreren naar een Access database), besloten we wat tijd te besteden aan het verkrijgen van een beter begrip van het proces. Hierin ontdekten we dat Team B de e-mail die ze van Team A ontvingen doorstuurde naar Team C zonder er iets anders mee te doen.

Team B zag deze stap als een zeer lage prioriteit en was vaak een knelpunt in het totale proces. We hebben onmiddellijk afgesproken dat Team A de e-mail rechtstreeks naar Team C kon sturen, waardoor deze onnodige processtap in de nieuwe geautomatiseerde oplossing werd geëlimineerd.

hoewel dit een al te simplistische en voor de hand liggende situatie is, zouden we deze bottleneck gemist hebben als de organisatie niet had besloten naar haar processen te kijken voordat ze een technologische oplossing zocht. Dan zouden we het hebben ingebouwd in de nieuwe oplossing om nog een paar generaties te overleven.

een andere uitdaging op het gebied van procesautomatisering heeft betrekking op de uitzonderingen in het proces. We zien vaak dat bedrijven al hun uitzonderingen proberen in te bouwen in hun geautomatiseerde oplossing. Wij bevelen aan:

1. proberen de oorzaak van hun uitzonderingen beter te begrijpen in de hoop er zoveel mogelijk uit te schakelen.
2. een manier vinden om in eerste instantie een “happy path” – oplossing te implementeren binnen de geselecteerde workflowtechnologie om waarde sneller te herkennen.

dit zijn slechts een paar voorbeelden van waarom het belangrijk is om “het proces te repareren” voordat je met je hoofd naar de automatisering gaat.

het kiezen van de juiste Process Optimization Technology Solutions

terwijl u uw processen evalueert en onnodige stappen verwijdert, kunt u tegelijkertijd beginnen met het onderzoeken van de technologische oplossingen die voor u beschikbaar zijn. Er zijn drie gebieden die we aanbevelen om te kijken naar hoe u verder gaat met uw automatiseringsinspanningen:

interne Tools

het eerste wat u moet overwegen is wat u al hebt. Veel ERP-systemen (enterprise resource planning) zoals SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en andere technologische oplossingen hebben al workflowcomponenten.

een van de uitdagingen waarmee bedrijven vaak te maken krijgen, is het ingebouwd hebben van procesautomatisering in meerdere tools die niet met elkaar communiceren. Als u een “master” workflowsysteem kunt bepalen of een andere manier om alle bestaande systemen correct aan elkaar te binden, kunt u mogelijk investeringen in nog een andere workflowoplossing vermijden.

deze aanpak zal niet in alle gevallen werken (oudere mainframeplatforms, te veel in-house tools), wat kan leiden tot de noodzaak om helemaal nieuwe tools te overwegen.

Robotic Process Automation (RPA)

over modewoorden gesproken, RPA is een van de hot topics die er vandaag de dag zijn. Volgens een recent rapport zijn bedrijven bereid om alleen al in 2019 miljoenen dollars aan RPA uit te geven.

wanneer uw procesbehoeften geen volledige end-to-end procesautomatisering vereisen, kan RPA helpen de hiaten in een proces op te vullen door taken te repliceren die routinematig, herhaalbaar en op regels gebaseerd zijn. Deze functie is vaak een uitstekende oplossing voor die alledaagse, “draaistoel” activiteiten die de vloek van ieders bestaan lijken te zijn.

binnen RPA helpen bots of onbeheerde bots taken uit te schakelen, cyclustijden te verminderen en hiaten in integratie te overbruggen.

• bijgewoond Bots: deze bots werken als taak helpers om de eindgebruiker te helpen sneller hoeveel tijd hij of zij besteedt aan een taak, in plaats van te werken aan de back-end.
• onbeheerde Bots: onbeheerde bots werken daarentegen aan back-office-taken om enkele van de eerder genoemde knelpunten te verminderen. Deze bots behandelen geplande taken, meestal vanuit een punt van centrale controle.

RPA is echter niet de oplossing voor alles, vooral als uw taken niet routinematig, herhaalbaar en op regels gebaseerd zijn.

Business Process Management Solutions (BPM ‘s)

BPM’ s was de hot trend voor het eerste decennium van deze eeuw, maar het is nog steeds relevant in de juiste situaties. Deze tools bieden meer inzicht in uw end-to-end bedrijfsprocessen en maken het beheer van de mensen, gegevens en applicaties in één stap mogelijk door interactie met back-endsystemen.

terwijl de functionaliteit voortdurend wordt uitgebreid, bouwen ontwikkelaars deze BPM-oplossingen op een primaire proces repository en workflow engine, terwijl ze ook systeemintegraties en waardevolle procesmetrics bieden.

traditioneel waren BPM-oplossingen mensgericht, documentgericht of integratiegericht (waarover u hier kunt leren), maar de lijnen zijn meer vervaagd naarmate de producten verder rijpen.

het maakt niet uit welke u kiest, een goed BPM helpt bij het oplossen van procesgerelateerde problemen door zichtbaarheid, samenwerking en automatisering als dit de juiste oplossing is voor uw zakelijke behoeften. Zonder goed gedefinieerde processen en de juiste definitie binnen de algehele systeemarchitectuur, raakt een BPMS verloren in de overvloed aan geweldige tools die je beschikbaar hebt, maar zijn niet in staat om volledig de maximale waarde van de die te verkrijgen.

laatste gedachten

de interne technologische oplossingen van uw bedrijf zijn slechts zo sterk als uw processen. Om te voorkomen dat een slecht proces wordt geautomatiseerd, moet u kijken naar de onderliggende oorzaak van elk proces om te bepalen of het de moeite waard is om het te houden, hoe het in lijn is met de toekomstvisie of doelen van de organisatie, en hoe u het indien nodig sterker kunt maken.

zodra u deze stap hebt gedaan, kunt u onderzoeken om de technologische oplossing te vinden — of u die nu al hebt of het tijd is om een nieuwe aan te schaffen — die geschikt is voor de procesoptimalisatie van uw organisatie. Op het einde, vindt u jezelf met een efficiënter bedrijf dat is klaar om het op te nemen tegen haar concurrenten en bedienen haar klanten.

dus, welke soorten processen automatiseren jullie? Hoe goed passen ze in uw bestaande systemen en wat zijn de hiaten? Zodra u deze vragen (en anderen) hebt beantwoord, bent u in een betere positie om een meer weloverwogen beslissing te nemen over hoe u uw processen het beste kunt verbeteren en automatiseren.