nanodrop.org

Wie heeft toegang tot uw personeelsgegevens?

• geplaatst op 05/04/2021

Wie heeft toegang tot uw personeelsgegevens?

Wie heeft het recht om uw personeelsgegevens in te zien? Als gevolg van werknemersbestanden met persoonlijke informatie, zoals huisadres of details van eventuele disciplinaire maatregelen, moet u ervoor zorgen dat ze worden beschermd, en toegang beperkt. Alleen de werknemer zelf, hun directe manager en HR-medewerkers moeten in staat zijn om hun bestanden te bekijken.

wat wordt beschouwd als een personeelsdossier?

personeelsdossiers bevatten gewoonlijk documenten die de werknemer al heeft bekeken en dus vertrouwd is met de inhoud ervan. Dit omvat documenten zoals sollicitaties, prestatie-evaluaties, erkenningsbrieven, opleidingsverslagen en formulieren die betrekking hebben op overdrachten en promotie.

maken medische dossiers deel uit van het personeelsdossier?

medische dossiers moeten gescheiden van het personeelsdossier worden bijgehouden. De Americans with Disabilities Act (ADA) verbiedt werkgevers van het opnemen van medische informatie in het algemeen personeelsdossier van een werknemer. Het is gebruikelijk dat werkgevers een “vertrouwelijk” of “ander” bestand hebben dat deze gegevens bevat.

hebt u toegang tot uw personeelsgegevens?

heb ik als werknemer het recht mijn personeelsdossiers in te zien? Het korte antwoord is ‘ja’. U hebt het recht om een SAR aan uw werkgever te maken, met de vraag om uw personeelsdossiers te zien, op elk gewenst moment. Uw werkgever heeft het recht om te vragen waarom u uw bestanden wilt inzien, maar moet dan al uw bestanden aan u verstrekken.

Wat moet niet in een personeelsdossier worden opgenomen?

voorbeelden van items die niet in het personeelsdossier moeten worden opgenomen zijn::

• pre-employment records (met uitzondering van de aanvraag en CV)
• transactiedocumenten voor maandelijkse aanwezigheid.
• Klokkenluidersklachten, notities gegenereerd uit informeel onderzoek naar klachten over discriminatie, Ombuds of Campusklimaat.

moet u kopieën van ID bewaren in personeelsbestanden?

kopieën mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Als kopieën of elektronische beelden van de documenten van de werknemer worden gemaakt, moeten ze ofwel worden bewaard met het formulier I-9 of opgeslagen in de administratie van de werknemer.

moet de werkgever personeelsdossiers ter beschikking stellen?

de werkgever is niet verplicht deze personeelsdossiers of een kopie ter beschikking te stellen op een tijdstip waarop de werknemer daadwerkelijk verplicht is Diensten aan de werkgever te verlenen, indien de aanvrager de werknemer is.

kan een voormalige werknemer een personeelsbestand bekijken?

volgens de nieuwe wet moeten werkgevers huidige en voormalige werknemers toestaan om elk deel van hun personeelsdossiers te inspecteren en een kopie te verkrijgen op een tijdstip dat zowel de werkgever als de werknemer gunstig uitkomt. Een voormalige werknemer kan zijn personeelsdossier na beëindiging van het dienstverband één keer inzien.

Wat zijn de verschillende soorten personeelsdossiers?

A. Categorieën van dossiers die in het algemeen als “personeelsdossiers” worden beschouwd, zijn die welke worden gebruikt of zijn gebruikt om de kwalificaties van een werknemer voor bevordering, aanvullende compensatie of disciplinaire maatregelen, met inbegrip van beëindiging, te bepalen.

waar worden personeelsdossiers in een bedrijf bewaard?

u dient personeelsdossiers altijd net als alle andere privédocumenten binnen het bedrijf te behandelen. Normaal worden personeelsgegevens bewaard in een afgesloten dossierkast waar alleen bepaalde mensen toegang toe hebben.

Wie heeft recht op toegang tot personeelsdossiers?

de inhoud van de personeelsdossiers en dossiers van uw werknemer is in sommige bedrijven algemeen toegankelijk voor personeel, de werknemer en de manager of leidinggevende van de werknemer. In andere gevallen is de toegang beperkt tot HR-medewerkers en kunnen medewerkers toegang vragen tot hun administratie.

Wat is het National personnel records center (NPRC-MPR )?Het National Personnel Records Center, Military Personnel Records (NPRC-MPR) is de opslagplaats van miljoenen militaire, gezondheids-en medische dossiers van ontslagen en overleden veteranen van alle diensten tijdens de 20e eeuw.

kan een voormalige werknemer toegang krijgen tot het medisch dossier van een werkgever?

bovendien heeft elke huidige of voormalige werknemer of de aangewezen vertegenwoordiger van de werknemer het recht toegang te krijgen tot de gegevens van de werkgever over de blootstelling van de werknemer aan potentieel toxische materialen of schadelijke fysische agentia, alsmede tot de medische gegevens van de werknemer en alle analyses die aan de hand van de blootstelling van de werknemer of de medische gegevens zijn verricht.

wanneer is een werkgever niet verplicht een kopie van personeelsdossiers te maken?

behoudens het bepaalde in punt (2) van onderverdeling c) is de werkgever niet verplicht deze personeelsdossiers of een kopie daarvan ter beschikking te stellen op een tijdstip waarop de werknemer daadwerkelijk verplicht is Diensten aan de werkgever te verlenen, indien de aanvrager de werknemer is.