How To Write and Update Your Employee Handbook For 2022 + Template

bijgewerkt op 21 December 2021

Employee Handbooks in 2022: the Definitive Guide

veel ondernemers zien het belang van een goed geschreven werknemershandboek over het hoofd. Een goed handboek dient vele doeleinden. Is uw handboek een nuttig hulpmiddel voor uw bedrijf? Een sterk werknemershandboek zal:

• verwachtingen voor nieuwe werknemers
• codificeren, organiseren en bijwerken van bedrijfsbeleid
• vereenvoudigen onboarding
• Help nieuwe werknemers slagen
• maak training en handhaving gemakkelijker
• Bescherm u tegen overtredingen

In dit artikel nemen we een diepe duik in de handboeken van medewerkers: wat, waarom en hoe.

2022 Employee Handbook Template

als u naar dit artikel kwam om de handbook template te downloaden, hier is het:

• template werknemershandboek (PDF))

we hebben deze gids georganiseerd in vijf secties:

1. Wat is een werknemershandboek?
2. bent u wettelijk verplicht een werknemershandboek te hebben?
3. handboek voorbeelden om u te inspireren
4. de uitdaging om handboeken Up-To-Date te houden
5. 20 redenen waarom u mogelijk uw werknemershandboek moet bijwerken

Wat is een werknemershandboek?

Ten eerste is een handboek de “go-to authority for policies”. Als zodanig moet het de plaats zijn om te zoeken naar juridische verduidelijking. Ten tweede is het van cruciaal belang voor nieuwe wervingstraining. Ten derde kunt u het gebruiken om uw bedrijfscultuur te demonstreren.

wat heb ik nodig voor een werknemershandboek?

Wat moet u in uw handboek opnemen? Nou, zo ongeveer alles. Het is tenslotte een gebruikershandleiding voor nieuwe medewerkers, managers en leidinggevenden. Als je vanaf nul begint, verwacht dan verschillende concepten te maken. Neem de tijd en krijg input van iedereen.

Begin met uw mission statement. Een tijd-en arbeidssysteem met een digitale HR-archiefkast maakt het eenvoudig om uw handboekupdates te maken en bij te houden.

nu, laten we bespreken wat er in te zetten. De meeste grote bedrijven behandelen het volgende in hun werknemershandboek:

• Werknemer is instemming met en ondertekening
• Verloning en voordelen
• arbeidsvoorwaarden
• Externe en hybride werken beleid
• Payroll inhoudingen
• Discipline
• Betaald Time Off (PTO)
• zakenreizen
• Overuren
• Discriminatie
• belangenconflict
• Covid-19 veiligheid en vaccin beleid
• Intellectuele eigendom
• gedragscode
• Tijd-en aanwezigheidsregistratie
• Ethiek
• Dress code
• Veiligheid
• Mobiele apparaten
• sociale media
• anti-vergelding

een werknemershandboek moet een levend document zijn. Om deze reden, je moet proactieve updates te maken. Bedrijven die hun handboek actueel hebben gehouden, hebben veel problemen voorkomen. Bijvoorbeeld, degenen die 20 jaar geleden een social media-beleid hebben gemaakt, hebben veel gedoe bespaard. Ook degenen die wervende managers op juridische interview vragen opgeleid verminderde het risico van een rechtszaak. Bovendien, degenen die seksuele intimidatie aangepakt waren voor op het spel.

foto Door Slim-presentator over Unsplash

Wat moet u wettelijk in uw nieuwe werknemershandboek opnemen?

nu we het ‘wat’ hebben besproken, laten we het ‘waarom’ bespreken.’Waarom heb je een handboek nodig? Vereist de wet dat? Eigenlijk, het Federale Ministerie van arbeid vereist niet dat je per se een handboek hebt. Ze vereisen echter wel dat u werknemers op de hoogte stelt van hun rechten. Als gevolg hiervan zien sommige werkgevers af van een handboek voor werkplekborden. Daarom delen ze tijdens het onboarden een stapel papieren uit.

omgekeerd hebben slimme werkgevers werkplaatsborden plus een goed werknemershandboek.

hoe veroorzaakt een onvolledig handboek problemen? Overweeg wat er gebeurd is met een nieuwe werknemer zoals beschreven op Reddit:

ik wist niet dat ik moest inschrijven voor mijn drie maanden voor de ziektekostenverzekering. En mij is dit nooit verteld en ik nam aan dat ik dat niet kon tot mijn drie maanden gebeurden. Toen begon ik rond te snuffelen en kwam erachter dat ik het van tevoren moest doen blijkbaar. Kan ik iets doen? Ik kan de ziektekostenverzekering goed gebruiken. Reddit

ken de voorschriften van de staat, de federale, de lokale en de vakbond

voordat u begint met het schrijven van een nieuw handboek (of het bijwerken van een handboek), weet dan dat er veel werkplekwetten in het spel zijn. Als je werknemers in meer dan één stad of staat hebt, heb je bijvoorbeeld locatiespecifieke secties nodig.

onderwerpen die in uw werknemershandboek moeten worden opgenomen

beleid op afstand en hybride arbeid

wijdverspreide toepassing van flexibel werken is een megatrend van de afgelopen twee jaar geweest. Als uw bedrijf is het aanbieden van remote of hybride werkregelingen, zorg ervoor dat u het beleid formaliseren. Hybride werken beïnvloedt compliance, databeveiliging, betrokkenheid van medewerkers en uw employer brand. Als je de regels niet formaliseert, zet je jezelf op verschillende manieren in gevaar. U kunt onbewust een compliance overtreding begaan, een datalek ervaren of medewerkers laten klagen over ongelijke behandeling. We bespreken dit in meer detail in Paragraaf 5 van dit artikel: 20 redenen waarom u nodig heeft om uw werknemer handboek bij te werken.

at-Will Employment Clause

“At-will” betekent dat elke partij de werkrelatie te allen tijde kan beëindigen. In alle staten, behalve Montana, is deze overeenkomst de standaardrelatie. Daarom, als je werknemers in Montana, zorg ervoor dat je dit uit te spellen.

gelijke arbeid en anti-intimidatie

de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) regelt dit. Zorg ervoor dat je onaanvaardbaar gedrag in detail beschrijft. Bovendien, vertel uw medewerkers wat te doen als ze worden blootgesteld aan intimidatie of zie het gebeuren met een collega. Plus, schetsen wat je zal doen als een werknemer beweert intimidatie.

Family Medical Leave Act (FMLA)

naast de FMLA-poster moet u deze schriftelijk verstrekken. Op die manier, als een werknemer moet nemen betaald of onbetaald verlof, ze kunnen zien uw handboek voor gedetailleerde instructies. Daarnaast kan het nodig zijn om wijzigingen toe te voegen als gevolg van covid-gerelateerd verlof.

foto door Clayton Cardinalli op Unsplash

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

om een veilige werkplek te hebben, moeten uw werknemers uw veiligheidsbeleid kennen. Hoe doe je dit? Gebruik in-person training plus posters, zodat medewerkers ze in de gaten houden. Leg ze vooral op de eerste dag in het handboek voor. U wilt immers dat uw nieuwe medewerkers uw inzet voor veiligheid begrijpen.

Covid-19-beleid

de pandemie heeft zeker alle bedrijven en hun werkomgeving getroffen. Je hebt waarschijnlijk beleid gemaakt met betrekking tot sociale afstand, gespreide werkschema ‘ s, vaccinaties en symptoomcontrole.

Drug-Free Workplace Policies

het is een goed idee om een drugsmisbruik beleid te hebben, ongeacht of je nodig bent of niet. Als je bijvoorbeeld Drugstests doet, mag je beleid niet discrimineren. Waar het op neerkomt, zorg ervoor dat je de wetten kent en vermeld ze in je handboek. Dat gezegd hebbende, is er ook de kwestie van cannabis. Cannabis blijft illegaal op federaal niveau. Als gevolg daarvan is er verwarring over wat dit op lokaal niveau betekent. Als je staat marihuana heeft gelegaliseerd, is het tijd om je werknemershandboek bij te werken. Dit kan bijvoorbeeld van invloed zijn op uw beleid voor het testen van geneesmiddelen. Het ontdekken van THC in een drugstest in een staat die het gebruik van recreatieve wiet heeft gelegaliseerd, kan geen misdaad betekenen. Uw bedrijf kan echter in overeenstemming zijn met de federale wetten.

eindsalaris en niet-gebruikte PTO

Eindejaarsgeschillen kunnen onderworpen zijn aan een staatswet, afhankelijk van waar u woont. Praat daarom met je advocaat. Sommige staten, bijvoorbeeld, vereisen werkgevers om uit te betalen ongebruikte PTO en vakantie tijd.

COBRA

uw handboek moet beschrijven wat er gebeurt wanneer een werknemer stopt of wordt beëindigd. Als u gezondheidsvoordelen biedt, hebben voormalige medewerkers het recht om zich in COBRA in te schrijven. (COBRA is een acroniem voor de federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Het biedt onder andere een voortdurende dekking van de gezondheid na de scheiding. In de praktijk verwijst het naar de voordelen plan aangeboden door het bedrijf onder COBRA.) Oud-medewerkers die zich aanmelden voor COBRA hebben inschrijfformulieren nodig. Daarom, als je een verenigd tijd-en arbeidssysteem hebt, neem dan een link naar deze formulieren op in je handboek.

tijd en aanwezigheid

onthoud dat loon – en urenwetten gekoppeld zijn aan hoe goed u de tijd van de werknemer volgt. Als gevolg daarvan is weten hoe uren te volgen essentieel. Je handboek zou moeten uitleggen hoe werknemers werken. Onder meer regels voor maaltijden en pauzes, PTO, minimumloon, overwerk, en eerlijke werkweek, bijvoorbeeld.

Algemene Disclaimers

er kunnen veel documenten rondzweven. Bescherm jezelf tegen verouderde of slecht geschreven beleid dat werd gemaakt voor de huidige richtlijnen. Vermeld duidelijk dat het handboek alle andere regels vervangt. Dit geeft je ook een zekere mate van bescherming tegen informeel of ‘aangenomen’ beleid. Beide kunnen in tegenspraak zijn met het officiële beleid of de wet. Bescherm jezelf op zijn minst door te stellen dat het beleid onderhevig is aan verandering.

nieuwe ontvangstbevestiging en overeenkomst

HR-systemen met elektronische handtekening maken dit gemakkelijk. Nieuw aangeworven medewerkers kunnen het beleid van een internet aangesloten apparaat te lezen dan ondertekenen dat ze begrijpen en zal volgen.

Employee Handbook Examples to Inspire You

nu we de ‘have-to’ s ‘ hebben besproken, bekijken we enkele voorbeelden uit het employee handbook. Bekijk hoe deze HR-afdelingen hun werknemershandboek tot leven hebben gebracht.Het Motley Fool Employee Handbook we zijn er bijzonder trots op onszelf “Foolish” te noemen – met een hoofdletter F. die verwijst naar Shakespeare. Het is ons visitekaartje om oneerbiedig te zijn. Om te instrueren en te amuseren. En om de waarheid te spreken. Dus onze kernwaarden kunnen eenvoudig worden samengevat als ” wees dwaas.”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook “iedereen bij Tesla kan en moet met iemand anders praten volgens wat zij denken dat de snelste manier is om een probleem op te lossen ten behoeve van het hele bedrijf. Praat met je manager. En je kunt met de manager van je manager praten. U kunt direct praten met een VP in een andere afdeling. Je kunt met Elon praten, zonder toestemming van iemand anders.”Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook nieuwe werknemers bij Trello worden behandeld met een handleiding georganiseerd in een Trello board. Compleet met charmante foto ‘ s van schattige honden en katten. Je kunt het hier zien.

de uitdaging om handboeken Up-to-Date te houden

zeker, het vergt een voortdurende inspanning om het werknemershandboek up-to-date te houden. Dit geldt met name voor kleine bedrijven zonder HR-directeur. Ten eerste heeft de persoon die de opdracht heeft niet altijd tijd om de details uit te werken. In sommige bedrijven is het schrijven en bijwerken van het handboek een gevreesde taak. Als gevolg daarvan, niemand is te popelen om eigenaar te nemen en de buck wordt doorgegeven rond. Ten tweede leiden de drukkosten tot krappe budgetten. Dit is jammer. Kleine bedrijven hebben immers net zo veel als grotere behoefte aan een goed handboek.

problemen met verouderde werknemershandboeken

het belangrijkste is dat een verouderd handboek meer kwaad dan goed kan doen. Vooral als het beleid niet voldoet. Bovendien veroorzaakt het verwarring. Bovendien kan het bijzonder problematisch zijn voor nieuwe werknemers.

neem dit voorbeeld: Stel dat u een wachttijd van 60 dagen heeft voor uitkeringen. Wat als een nieuwe werknemer ervan uitgaat dat de gezondheidsvoordelen onmiddellijk beginnen? Hierdoor beëindigen ze hun vorige dekking voordat ze in aanmerking komen. Dan hebben ze een grote medische kosten. Je krijgt een boze werknemer met een berg medische rekeningen. Zo begin je geen nieuwe baan.

hier is een beter scenario: nieuwe werknemers worden per e-mail een link naar het werknemershandboek gestuurd zodra zij het werkaanbod aanvaarden. In de e-mail staat expliciet dat de nieuwe huurder het handboek zo snel mogelijk moet lezen. In het handboek wordt de wachttijd duidelijk uitgelegd. De nieuwe huurder tekent hun erkenning. U kunt ook herhalen de wachttijd in de e-mail voor een goede maatregel.

waarom u meerdere Handboekversies nodig heeft

Als u werknemers in veel staten hebt, heeft u mogelijk een aparte sectie compliance voor elke staat nodig. Praat met je zakenadvocaat of Buitenlandse Zaken. Als u bijvoorbeeld in Californië bent gevestigd, heeft u mogelijk een aparte sectie nodig voor werknemers in specifieke steden. Daarnaast heeft de staat New York uitgebreid gekwalificeerde verlof buiten de federale wet.

uw handboek vertegenwoordigt uw bedrijf

wanneer uw werknemershandboek verouderd is, geeft het slecht weer op uw bedrijf. En als werknemers ontdekken dat het onjuist is, al snel negeert iedereen het. Medewerkers moeten hun manager of de HR-medewerkers telkens vragen stellen als ze een vraag hebben. Helaas kunnen onjuiste informatie en informeel beleid zich verspreiden onder de werknemers.

20 redenen waarom u uw personeelshandboek in 2022 moet bijwerken

In dit hoofdstuk bespreken we 20 specifieke redenen waarom u uw personeelshandboek moet bijwerken.

Compliance

het is belangrijk te onthouden dat uw handboek als juridisch document kan worden gebruikt. Als een werknemer een zaak tegen uw bedrijf indient, kunt u worden gehouden aan de normen in uw handboek. Als je handboek je niet beschermt, werk het dan bij met begeleiding van je advocaat.

voor meer informatie over naleving door kleine bedrijven, zie 2021 HR-Compliance Checklist.

Remote en hybride werkmodellen

Remote en hybride werkschema ‘ s vereisen hun eigen set regels. Bijvoorbeeld, verduidelijken wanneer u verwacht dat externe medewerkers beschikbaar zijn en wie in aanmerking komt. Procedures voor de registratie van tijd en aanwezigheid. Ook het beleid voor pauzes en flexibele tijd bijwerken. Zie onze bijgewerkte sjabloon voor een diepgaand voorbeeld van remote work policy.

Bonus: gratis eBook on remote Working!

voor begeleiding bij het beheren van remote teams, krijg je ons gratis eBook How to Master Remote Workforce Management: the Essential Guide for Resilient Businesses.

Fair Scheduling, overwerk en FMLA Updates

wetten veranderen voortdurend. Bijvoorbeeld, stabiele planning en PTO uitbetaling wetten opduiken. De beste praktijk is om een HR-manager aan te wijzen om veranderingen in het arbeidsrecht te volgen. Praat ook met uw advocaat, payroll bedrijf of staat DOL voor hulp.

veranderingen in de wetten inzake discriminatie van de staat

federale antidiscriminatiewetten bestaan al een tijdje. Echter, veel staten hebben aanvullende wetten met betrekking tot discriminatie. Naarmate wetten evolueren, is het belangrijk om tempo te houden in uw handboek. Trouwens, veel bedrijven hebben een discriminatiebeleid dat strenger is dan de FBI.

Extra locatie of verhuizing

als uw bedrijf een nieuwe locatie heeft geopend, is het tijd om uw werknemershandboek bij te werken. Medewerkers moeten in staat zijn om het officiële adres van uw nieuwe locatie te vinden. Je moet ook communiceren doel en functie. Het handboek is de beste plaats om officiële adressen, sitefuncties en contactgegevens op te sommen.

een nieuw Product of dienst aanbieden

elke werknemer moet uw product of dienstaanbod begrijpen. Wanneer er nieuwe producten uitkomen, voeg ze toe aan het productgedeelte van uw werknemershandleiding. Vermeld ook producten of diensten die niet meer worden aangeboden. Verwijder ze niet gewoon. Label ze stopgezet. Medewerkers hebben een officiële methode nodig voor de beschikbaarheid van producten.

nieuwe soorten werknemers

definieer functiefuncties en soorten werknemers om de voorwaarden voor het in aanmerking komen van uitkeringen te verduidelijken. U kunt fulltime werknemers (vrijgesteld en niet-vrijgesteld), parttime werknemers, onafhankelijke aannemers, seizoenarbeiders, uitzendkrachten of niet-ingezetenen. Ook, schets speciale overwegingen of uitsluitingen waar nodig.

beleid voor sociale Media

het gebruik van sociale media blijft evolueren naarmate nieuwe platforms ontstaan. Voor uw bedrijf, het kan een krachtige vorm van communicatie, promotie, en marketing. Het kan ook een afvoer van de productiviteit. Dus, verduidelijk uw beleid over persoonlijk en bedrijf gebruik van sociale media. Wees specifiek over de gevolgen voor schendingen. Als je een beleid hebt dat beperkt wat werknemers in hun eigen tijd kunnen posten, zorg er dan voor dat het de Vrijheid van meningsuiting niet schendt.

toegenomen bewustzijn van seksuele intimidatie en juridische implicaties

bewustwording van seksuele intimidatie op het werk is toegenomen. Publieke zaken, activisme en nieuwsberichten doen iedereen erover nadenken. Dit is het perfecte moment om je werknemershandboek over het beleid inzake seksuele intimidatie bij te werken. Wees duidelijk en beknopt over wat intimidatie en de bijbehorende disciplinaire maatregelen zijn.

vergelding

vergelding door werkgevers is de meest gemelde aanklacht bij de EEOC. Vergelding is wanneer een werkgever een werknemer straft voor een beschermde actie. Bijvoorbeeld klokkenluiden of een klacht indienen. Ten eerste, overtreed de wet niet door wraak te nemen en zorg ervoor dat managers dit begrijpen. Verzeker uw medewerkers dat ze problemen kunnen oproepen en uitleggen hoe u problemen kunt melden zonder onrechtmatige beëindiging. Als uw handboek instructies bevat, heeft u minder kans om in een rommelige situatie te komen.

Interviewbeleid

omdat veel staten vragen over salarisgeschiedenis tijdens interviews hebben verboden, moet uw wervingsteam dit weten. Overtreding kan je in dure rechtszaken brengen.

Cannabis legalisatie

zoals vermeld in sectie twee, hebben veel staten cannabis gelegaliseerd. Als uw staat is een van hen, het is tijd om een beleid met juridische begeleiding te creëren.

antecedentenonderzoek

er zijn nieuwe staatswetten inzake antecedentenonderzoek. Dit is een gebied om in de gaten te houden, vooral als je doet criminele achtergrond controles routinematig. Inclusief instructies, toestemming, Privacybeleid en acceptabele praktijken. Daarnaast, zorg ervoor dat uw managers zijn up to speed.

wetten inzake maaltijden en overtredingen

Controleer en werk uw maaltijd bij en breek vaak de wetten. Zorg ervoor dat elk uur werknemers klok uit voor onbetaalde pauzes. Als ze dat niet doen, kan hun 40-urige werkweek in overuren kruipen zonder dat hun manager het Weet. Dat zou u in gevaar brengen van een overwerkovertreding

juridische verduidelijkingen

als uw bedrijf ‘ongeschreven ‘of’ veronderstelde ‘ polissen heeft, heeft u een dun juridisch kader. Ze zijn geen beleid in juridische zin en zullen niet verdedigbaar zijn. Dit ondermijnt de integriteit van je handboek. Is er onduidelijke taal? Of impliciete omstandigheden? Als dat zo is, opent u de deur naar interpretatie omdat het een miljoen verschillende manieren kan gaan. Daarom is het tijd om uw werknemer handboek te herzien voor ambigue taal. Laat geen steen onbeproefd gelaten. Wanneer medewerkers een hefboompunt hebben, is er ruimte voor geschillen.

Equal Policies

uw werknemershandboek moet billijke policies bevatten. Specifiek, die interacties tussen management, werknemers en bedrijf te definiëren. Zorg ervoor dat uw beleid rechtvaardig is en, net zo belangrijk, dat iedereen ze volgt. Inderdaad, als een manager voortrekkerij toont het ondermijnt het handboek.

Cloudtoegang

maakt u gebruik van cloudtoegang voor uw werknemershandboek? Zo niet, dan is dit een perfect moment om te beginnen. Cloud-based personeel handboeken zijn gemakkelijk toegankelijk, en beschikbaar met elk mobiel apparaat. Plus, u kunt ze in real time bij te werken als dat nodig is. Beter dan dat wordt het niet. Bovendien hoeft u uw handboek niet opnieuw af te drukken of extra secties uit te delen.

Functierollen en functiebeschrijvingen

uw werknemers moeten altijd in staat zijn bijgewerkte functierollen te beoordelen. Elke functie moet verantwoordelijkheden en verwachtingen bevatten. In een cloud-based systeem, kunt u toegang geven als dat nodig is. Op die manier kunnen alleen werknemers met die rol hen zien.

stroomlijn Onboarding

uw werknemershandboek is de beste manier om verwachtingen te stellen. Zoals eerder besproken, cloud-gebaseerde handboeken verbeteren onboarding. Geef nieuwe medewerkers onmiddellijk toegang tot uw handleiding. Volg het lezen vooruitgang in uw tijd en arbeid systeem.

Groeimijlpalen

als u werknemers hebt toegevoegd, kunt u nu worden onderworpen aan de regels voor “grote werkgevers”. Het hangt allemaal af van hoeveel werknemers je hebt. Ten eerste, als u ten minste één werknemer, moet u gelijke beloning voor gelijk werk aan mannelijke en vrouwelijke werknemers. Dat moet je toch doen. Ten tweede, als je 15 tot 19 werknemers hebt, ben je gedekt door de wetten die discriminatie verbieden. Op basis van ras, kleur, religie, geslacht (inclusief zwangerschap, seksuele geaardheid of genderidentiteit). Plus nationale afkomst, handicap en genetische informatie (met inbegrip van familie medische geschiedenis). Meer nalevingsmijlpalen kunt u hier lezen.

WorkforceHub voor werknemershandboeken

samenvattend willen we u kennis laten maken met WorkforceHub, een uitgebreide tijd-en arbeidsoplossing die speciaal is gebouwd voor en op maat is gemaakt voor kleine bedrijven. WorkforceHub vereenvoudigt handboekdistributie, handtekening van medewerkers en updates. Plan vandaag nog een demo in voor meer informatie.

om onze 2022 employee handbook template te downloaden, bezoek WorkforceHub employee handbook template.