werkgevers kunnen een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen om formulieren i-9 in te vullen namens hun bedrijf, met inbegrip van personeelsfunctionarissen, voormannen, agenten of notarissen. Het Ministerie van Binnenlandse Veiligheid vereist niet dat de gemachtigde vertegenwoordiger specifieke overeenkomsten of andere documentatie heeft voor formulier I-9 doeleinden. Indien een gemachtigde namens de werkgever formulier I-9 invult, blijft de werkgever aansprakelijk voor eventuele overtredingen in verband met het formulier of het verificatieproces.Bij het invullen van formulier I-9 moet de werkgever of de gevolmachtigde, in aanwezigheid van de werknemer, elk overgelegde document fysiek onderzoeken om vast te stellen of het redelijkerwijs authentiek lijkt en betrekking heeft op de werknemer die het heeft overgelegd. Het bekijken of onderzoeken van documenten via webcam is niet toegestaan.
indien de gemachtigde weigert formulier I-9 in te vullen (met inbegrip van de handtekening), kan een andere gemachtigde worden gekozen. Als de werkgever een notaris inhuurt, treedt de notaris op als gemachtigde vertegenwoordiger van de werkgever, niet als notaris. De notaris moet dezelfde vereiste handelingen uitvoeren als een gemachtigde. Wanneer de notaris optreedt als gemachtigde, mag hij geen notariszegel op formulier I-9 aanbrengen.