financiële processen een club moet succesvol zijn.
informatie die u nodig hebt om de financiën van uw club te beheren. Vergeet niet dat de grootte van uw club bepalend is voor de financiële managementprocessen die moeten worden ingesteld.
de penningmeester
de penningmeester is een sleutelfiguur in het management van de club. Zij zijn vertegenwoordigd in het bestuur of de Commissie van de club en nemen de algemene verantwoordelijkheid voor het financieel beheer. De omvang van deze baan zal afhangen van hoe groot de club is en of er andere mensen zijn die kunnen helpen – hetzij bij de financiële administratie of als een financieel subcomité. De treasurer zal een functieomschrijving vereisen – dit geeft aan wat ze moeten doen en biedt normen voor hun prestaties. De rol van de treasurer omvat het rapporteren over de werkelijke financiën en het zoeken naar de beste manieren om beschikbare middelen te gebruiken. De penningmeester heeft de volgende briefpapier nodig om zijn werk effectief uit te voeren:
- cheque boeken
- bankdeposito boeken
- een kasboek of het grootboek
- machtiging voor betaling (cheque vordering) vouchers
- een genummerd ontvangstbewijs boek met carbon copy pagina
- account vormen voor de leden abonnementen
- een kleine contante betaling boeken en kas-vouchers
- een bestand voor te betalen rekeningen, dat is, de verschuldigde bedragen aan leveranciers voor goederen en diensten gekocht
- een bestand op te slaan ontvangsten uit de rekeningen betaald
- een bestand van bestellingen bij leveranciers
- een bestand op te slaan bank jaarrekening.
boekhoudsystemen en software
Gewoonlijk is een geautomatiseerd boekhoudsysteem de makkelijkste en eenvoudigste manier om de rekeningen van de club bij te houden. Er zijn verschillende eenvoudige programma ‘ s of softwarepakketten beschikbaar. Neem een kijkje om te zien wat het beste is voor de behoeften van uw club. Als de club klein genoeg is kan een handmatig systeem voldoende zijn. Dit is wat uw boekhoudprogramma zou moeten kunnen doen:
- bereken GST en laat u toe het toe te wijzen op individuele transacties
- volg uitgaven
- produceer uitgebreide financiële rekeningen (winst, verlies en saldo)
- laat u toe om gemakkelijk noodzakelijke aanpassingen te maken
- Geef u de vereiste informatie in een gemakkelijk te begrijpen rapportformulier
- geef informatie in een duidelijk formaat dat iedereen die het gebruikt duidelijk kan begrijpen.
kasboeken
een kasboek is een tijdschrift waarin alle ontvangsten en betalingen van de club worden geregistreerd. “Cash” omvat werkelijk geld, creditcardbonnen, cheques en postwissels. Er zullen bonnetjes en cheques zijn, maar het Kasboek registreert de details van alle transacties.
bankrekeningen
de club heeft een chequerekening nodig. Chequeboeken bieden een eenvoudige en effectieve manier om de uitgaven van de club te volgen. Meestal hebben clubs twee bestuursleden (waaronder de penningmeester) die gemachtigd zijn om gezamenlijk de cheques van de club te ondertekenen. Drie leden kunnen worden gemachtigd, waarbij er slechts twee nodig zijn om de cheque te valideren. Het bankafschrift van de club geeft ook een nauwkeurig overzicht van de uitgaven. U kunt de frequentie van deze verklaringen kiezen.
budgetten
de club heeft een jaarlijks budget nodig. Dit is de verantwoordelijkheid van de penningmeester en wordt overeengekomen door de directie van de club. Zodra het budget is goedgekeurd, wordt het toegevoegd aan uw boekhoudsysteem, zodat het kan worden vergeleken met de werkelijke inkomsten en uitgaven van de club. U kunt een Excel-spreadsheet of een handmatig kasboek gebruiken voor het budget van de club.
om een begroting op te stellen:
- begin met de werkelijke inkomsten en uitgaven van het voorgaande jaar – als de club nieuw is, zult u dit moeten baseren op realistische ramingen
- voeg wat u weet over het komende jaar
- pas aan en pas aan totdat u een realistische en redelijke begroting
- hebt en de begroting door uw directiecomité of bestuursorgaan hebt goedgekeurd.
cashflow forecasting
cashflow forecasting stelt u in staat om te anticiperen op eventuele dips in de inkomsten van uw club en plannen rond hen. Als het inkomen van de club variabel is, betekent een goede prognose dat u nog steeds in staat bent om de kosten te voldoen.
om een kasstroomprognose op te stellen:
- gebruik historische patronen van ontvangsten en betalingen om u te helpen de toekomstige timing van cashflow
- te voorspellen gebruik de begroting om u te helpen het bedrag van de ontvangst of betaling te anticiperen. Houd in gedachten dat uw budget kan worden voorbereid op een GST exclusieve basis en cash flow omvat GST (dus bruto-up transacties waar van toepassing). Ook, uw budget kan niet dingen zoals GST betalingen aan IRD, lening aflossingen of vaste activa aankopen dus zorg ervoor dat u die in gedachten te houden.
- u kunt de cashflow dagelijks, wekelijks of maandelijks voorspellen
- de cashflowbewegingen moeten altijd worden afgestemd op het bankafschrift voor de periode
Audits
de financiële administratie van de club zal van tijd tot tijd worden gecontroleerd. Tijdens een audit controleert een van de club onafhankelijke persoon (zoals een accountant) of de jaarrekening een correcte weergave is van de financiële positie van de club op het moment van de audit. Een voldoende gekwalificeerde vrijwilliger kan de accounts van de club controleren, of het kan nodig zijn om een professionele auditingdienst te gebruiken. Dit kan duur zijn, dus het vinden van een vrijwilliger die bereid is om de audit uit te voeren is beter.
Auditing kan een langdurig proces zijn en het is een goed idee om zes tot acht weken de tijd te geven om een audit af te ronden. Uw club auditor zal nodig hebben:
- de club cashbooks, geschreven en uitgebalanceerd voor het jaar, en tijdschriften of boeken die de club gebruikt voor records
- bankafschriften voor het hele jaar
- kopieën van storting glijdt en cheque peuken
- ontvangst boeken met dubbele en originele exemplaren, plus ongebruikte ontvangst boeken
- vouchers voor de betaling door de club, gerangschikt in numerieke volgorde
- bonnen of kopieën van de cheques betaald aan uw club
- kopieën van de notulen van uw vergaderingen van het management die laten zien hoe de financiële beslissingen werden gemaakt en op de afgesproken
- exemplaren van alle voorgaande controleverklaringen
- alle financiële overzichten voor het gecontroleerde jaar
- alle andere relevante financiële documenten.
verzekering
het is belangrijk dat de club een adequate verzekering heeft. De omvang van de vereiste verzekering is afhankelijk van het vermogen, de omvang en de activiteiten van de club. Gezien de inzet en bijdrage die vrijwilligers leveren, is het belangrijk dat ze worden beschermd tegen mogelijke risico ‘ s.Accident Compensation Corporation (ACC)is de wettelijke verzekeraar van Nieuw-Zeeland voor ongevallen. Het biedt alle Nieuw-Zeelanders bescherming tegen ongevallen, maar veel clubs kiezen voor extra dekking om het belang van hun vrijwilligers en leden te erkennen.
over het algemeen heeft u polisdekking nodig voor:
- aansprakelijkheidsverzekering
- brand en diefstal van inhoud
- inkomensderving/verhoogde werkkosten.
de keuze van de verzekeringsmaatschappij zal afhangen van de polissen, dekking en kosten die zij de club kunnen aanbieden. Clubleden kunnen ervoor kiezen om individuele polissen af te sluiten, of de club kan een ‘preferred supplier’ selecteren die in staat is de kosten op maat te maken en de specifieke behoeften van de club te dekken. Er zijn ook gespecialiseerde verzekeraars die zich bezighouden met sportverzekeringen.
belasting en BTW
de Belastingdienst geeft informatie en een deel van veelgestelde vragen over het innen en betalen van BTW.
sportclubs zijn vaak geregistreerd als charitatieve trusts, die zijn vrijgesteld van inkomstenbelasting. Volgens de Nieuw-Zeelandse wet, een charitatieve trust moet voornamelijk bestaan voor een charitatieve doel. Wil een organisatie als liefdadigheidsinstelling worden beschouwd, dan moeten haar activiteiten of doelstellingen openbare doeleinden zijn, dat wil zeggen dat het voordeel voor een groot deel van de Gemeenschap beschikbaar moet zijn. Bovendien mag zij niet worden uitgeoefend ten gunste of ten gunste van een particulier.
liefdadigheidsorganisaties moeten door de Charities Commission worden geregistreerd om in aanmerking te komen voor de belastingvrijstellingen. De IRD-website bevat een sectie over liefdadigheidsorganisaties met informatie over hoe dit verband houdt met belastingen.
meer informatie
de IRD heeft meer informatie over:
- kasboeken en algemene administratie
- belastinginformatie voor liefdadigheidsinstellingen