doel van Controlewerkdocumenten
de volgende doeleinden zijn de Controlewerkdocumenten:
1. Werkdocumenten geven de hoeveelheid werk weer die door de accountant en zijn personeel is verricht. Zij maken het dus mogelijk om eenvoudig een gedetailleerd auditverslag op te stellen en op te stellen.
2. De verschillende minutieuze details en aspecten van het auditverslag kunnen goed worden onderbouwd op basis van de bevindingen die in het verslag worden samengevat.
3. Zij worden een waardevol bewijsstuk voor de accountant wanneer hij zich moet verdedigen tegen de beschuldigingen van nalatigheid, enz. tegen hem.
4. Zij stellen auditor in staat het werk van auditmedewerkers te coördineren en te organiseren.
5. Zij stellen de accountant in staat zijn cliënt te adviseren over de verbetering van het systeem van interne controle en de efficiëntie van het boekhoudsysteem.
6. Zij dienen als leidraad voor de auditor bij de volgende examens en helpen de auditor bij het plannen van het volgende jaar.
7. Zij dienen als middel om de auditmedewerkers een opleiding te geven om het door hen verrichte werk samen te vatten.
Essentials of Good Working Papers
de essentials of good working papers zijn als volgt:
1. De werkdocumenten MOETEN in alle opzichten volledig zijn. Zij dienen alle nodige informatie te bevatten, zodat zij maximaal kunnen worden gebruikt.
2. Ze moeten goed worden georganiseerd en geregeld, zodat men geen problemen kan ondervinden bij het lokaliseren van een bepaalde zaak.
3. Zij moeten nauwkeurige informatie bevatten, zodat zij kunnen worden vertrouwd.
4. Zij moeten de feiten bevatten, die voor zichzelf spreken.
5. De feiten die in werkdocumenten worden gegeven, moeten voor de lezer duidelijk zijn.
6. De relevante details moeten altijd in de werkdocumenten worden bewaard. Alle irrelevante informatie moet uit de ruimte worden gehouden om hun nut te vergroten voor het doel waarvoor ze worden bewaard.
7. De dossiers van het auditwerkdocument moeten naar behoren worden bewaard en gearchiveerd. Deze bestanden moeten in serie worden genummerd en geïndexeerd, zodat ze beschikbaar kunnen worden gesteld wanneer ze nodig zijn.
8. Papier dat Voor de voorbereiding van werkdocumenten wordt gebruikt, moet van betere kwaliteit en een uniform formaat zijn.
9. Na elke nota dient voldoende ruimte te worden gelaten, zodat elke door een auditor genomen beslissing in die ruimte kan worden geschreven.
bewaring van controledocumenten
werkdocumenten MOETEN in bewaring worden gehouden bij een auditor. Het personeel van de opdrachtgever of derden mogen geen toegang hebben tot werkdocumenten. De documenten moeten voldoende lang worden bewaard om te voldoen aan de behoeften van de accountant en de professionele vereisten inzake het bewaren van gegevens. De accountant dient de zaken van de cliënt vertrouwelijk te behandelen.
eigendom van Controlewerkdocumenten
de werkdocumenten zijn de door de auditor gedocumenteerde zaken. Dus ze zijn zijn eigendom. Hoewel de cliënt ze kan opeisen als een verslag van zijn zakelijke aangelegenheden, kan de accountant er geen afstand van doen omdat zijn conclusies daarop zijn gebaseerd en omdat zij bewijs leveren van de controlewerkzaamheden die volgens de basisbeginselen zijn uitgevoerd.
the legal observation in the case of Sockockinsky Vs Bright Grahame & Co. is dat
“het werkdocument is van de accountant, niet van de cliënt, aangezien de accountant een onafhankelijke opdrachtnemer is en niet de agent van de cliënt”.
hetzelfde geldt voor het Hof van Beroep in de zaak Chantrey Martin & Co. Vs Martin hield dat
“de door de auditor opgestelde werkdocumenten zijn eigendom van de auditor”.
de werkdocumenten zijn dus eigendom van de accountant. Zij maken geen deel uit van, noch vervangen de boekhouding van de cliënt.