Teknologi: Hva Er Den Riktige Måten Å Automatisere En Prosess på?

prosessautomatisering er ikke en rask løsning for å eliminere det verdslige. Det er flere trinn å vurdere før du introduserer ny teknologi i forretningsprosessene dine.

del fem av en serie

Å Velge en teknologiløsning er ikke en beslutning over natten. Men med så mange leverandører der ute for å forvirre meldingen, kan et selskap velge det flashiest produktet og bruke mye tid på å forsøke å implementere det før de innser at det ikke passer best for deres situasjon.

avhengig av hvilket buzzword du bruker, vil et raskt Google-søk resultere i et mylder av teknologiverktøy for å håndtere arbeidsflyten og prosessautomatiseringsbehovene dine. Hver av disse leverandørene vil fortelle deg at deres verktøy kan løse alle dine behov, men selvfølgelig er det ikke sant.

for å identifisere hvilket verktøy som er best for din situasjon, må du forstå bedriftens behov og nåværende teknologimiljø før du dykker inn i leverandørvalg.

når du bestemmer deg for å automatisere umiddelbart uten å vurdere hvor dine teknologiløsninger og prosesser eksisterer nå, automatiserer du blindt. Videre automatiserer en dårlig prosess bare deg dårlige resultater — eller i det minste ineffektive-raskere.

Fiks Prosessen

tidligere i min karriere klarte Jeg en prosess for kundeopptak der vi sendte en oppgave sekvensielt fra Lag A Til Lag B Til Lag C. Denne prosessen var på plass i årevis, og den overlevde migrasjonen fra papirskjemaer sendt rundt kontoret til «digitalisering» (regneark knyttet til e-post).

da vi så på videre prosessautomatisering (for eksempel migrering til En Access-database), bestemte vi oss for å bruke litt tid på å få en bedre forståelse av prosessen. I dette oppdaget Vi At Team B videresendte e-posten de mottok fra Lag A til Lag C uten å gjøre noe annet med Det.

Team B så på dette trinnet som en svært lav prioritet og var ofte en flaskehals i den samlede prosessen. Vi ble umiddelbart enige om At Team A kunne sende e-posten direkte til Team C, og dermed eliminere dette unødvendige prosesstrinnet i den nye automatiserte løsningen.

selv om dette er en altfor forenklet og åpenbar situasjon, hvis organisasjonen ikke bestemte seg for å se på prosessene sine før vi søkte en teknologisk løsning, ville vi ha savnet denne flaskehalsen. Da ville vi ha bygget den inn i den nye løsningen for å overleve noen få generasjoner.

En annen prosessautomatiseringsutfordring gjelder unntakene i prosessen. Vi ser ofte selskaper prøver å bygge alle sine unntak i deres automatisert løsning. Vi anbefaler:

1. Forsøker å forstå bedre årsaken til deres unntak i håp om å eliminere så mange av dem som mulig.
2. Finne en måte å implementere en «happy path» – løsning i den valgte arbeidsflytteknologien for å gjenkjenne verdien raskere.

dette er bare noen få eksempler på hvorfor det er viktig å «fikse prosessen» før du dykker først inn i automatisering.

Velge De Riktige Prosessoptimaliseringsteknologiløsningene

mens du evaluerer prosessene og fjerner unødvendige trinn, kan du samtidig begynne å undersøke teknologiløsningene som er tilgjengelige for deg. Det er tre områder vi anbefaler å se på når du bestemmer hvordan du skal fortsette med automatiseringsarbeidet ditt:

Interne Verktøy

det første du bør vurdere er det du allerede har. Mange enterprise resource planning (erp) systemer som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og andre teknologiløsninger har allerede arbeidsflytkomponenter.

en av utfordringene selskapene ofte møter er å ha prosessautomatisering innebygd i flere verktøy som ikke samhandler med hverandre. Hvis du kan bestemme et «master» arbeidsflytsystem eller en annen måte å binde alle eksisterende systemer sammen på riktig måte, kan du potensielt unngå å investere i enda en arbeidsflytløsning.

denne tilnærmingen vil ikke fungere i alle tilfeller(eldre mainframe-plattformer, for mange interne verktøy), noe som kan føre til behovet for å vurdere nye verktøy helt.

Robotic Process Automation (RPA)

Når DET gjelder buzzwords, ER RPA et av de varme temaene der ute i dag. Ifølge en fersk rapport er selskaper forberedt på å bruke millioner av dollar på RPA i 2019 alene.

NÅR prosessbehovene dine ikke krever full ende-til-ende-prosessautomatisering, kan RPA bidra til å fylle hullene i en prosess ved å replikere oppgaver som er rutinemessige, repeterbare og regelbaserte. Denne funksjonen er ofte en utmerket løsning for de dagligdagse,» svingstol » aktiviteter som synes å være bane av alles eksistens.

innenfor RPA, enten deltok roboter eller uovervåket roboter hjelpe slå ut oppgaver, redusere syklustider, og bro integrasjon hull.

• Deltakende Roboter: disse botene fungerer som oppgavehjelpere For å hjelpe sluttbrukeren med å øke hastigheten på hvor mye tid han eller hun bruker på en oppgave, i stedet for å jobbe på baksiden.
• Uovervåket Bots: Uovervåkede bots, derimot, jobber med back-office-oppgaver for å redusere noen av flaskehalsene jeg allerede har nevnt. Disse botene håndterer planlagte oppgaver, vanligvis fra et punkt med sentral kontroll.

RPA er ikke løsningen for alt, men spesielt hvis oppgavene dine ikke er rutinemessige, repeterbare og regelbaserte.

Business Process Management Solutions (Bpms)

BPMS var den varme trenden for det første tiåret av dette århundret, men det er fortsatt relevant i de riktige situasjonene. Disse verktøyene gir større synlighet i dine ende-til-ende forretningsprosesser og tillater administrasjon av mennesker, data og applikasjoner i ett enkelt trinn ved å samhandle med back-end systemer.

mens funksjonaliteten kontinuerlig utvides, utvikler utviklere Disse BPM-Løsningene på et primært prosessregister og arbeidsflytmotor, samtidig som de gir systemintegrasjoner og verdifulle prosessmålinger.

TRADISJONELT HAR Bpm-Løsninger vært menneske-sentriske, dokument-sentriske eller integrasjons-sentriske (som du kan lære om her), men linjene har blitt mer uskarpe ettersom produktene fortsetter å modnes.

uansett hvilken du velger, hjelper en god BPMS med å løse prosessrelaterte problemer gjennom synlighet, samarbeid og automatisering hvis det er den riktige løsningen for dine forretningsbehov. Uten veldefinerte prosesser og den riktige definisjonen i den generelle systemarkitekturen, blir EN BPMS tapt i mengden av gode verktøy du har tilgjengelig, men er ikke i stand til å fullt ut få maksimal verdi av de.

Final Thoughts

bedriftens interne teknologiløsninger er bare så sterke som prosessene dine. For å unngå å automatisere en dårlig, må du se på grunnårsaken til hver prosess for å avgjøre om det er verdt å holde, hvordan det samsvarer med organisasjonens fremtidige visjon eller mål, og hvordan du gjør det sterkere hvis det er nødvendig.

når du har gjort det trinnet, kan du undersøke for å finne teknologiløsningen — enten du allerede har den eller det er på tide å skaffe en ny — som passer for organisasjonens prosessoptimalisering. Til slutt vil du finne deg selv med et mer effektivt selskap som er klar til å ta på sine konkurrenter og betjene sine kunder.

Så, hvilke typer prosesser automatiserer du? Hvor godt passer de inn i dine eksisterende systemer, og hva er hullene? Når du har adressert disse spørsmålene (og andre), vil du være i en bedre posisjon til å ta en mer informert beslutning om hvordan du best kan forbedre og automatisere prosessene dine.