Hvordan Skrive Og Oppdatere Din Ansattes Håndbok For 2022 + Mal

Oppdatert 21. desember 2021

Ansattes Håndbøker i 2022: The Definitive Guide

Mange bedriftseiere overser viktigheten av en velskrevet ansattes håndbok. En god håndbok tjener mange formål. Er din håndbok et nyttig verktøy for din bedrift? En sterk personalhåndbok vil:

• Sett forventninger til nyansatte
• Kodifisere, organisere og oppdatere selskapets retningslinjer
• Forenkle oppstart
• Hjelp nyansatte lykkes
• gjør opplæring og håndhevelse enklere
• Beskytt deg mot brudd på overholdelse

i denne artikkelen tar vi et dypdykk i ansattes håndbøker: hva, hvorfor og hvordan.

2022 Employee Handbook Template

hvis du kom til denne artikkelen for å laste ned håndbokmalen, her er det:

• Mal For Ansattes Håndbok (PDF)

vi har organisert denne veiledningen i fem seksjoner:

1. Hva er En Employee Handbook?
2. Er Du Lovpålagt Å Ha En Personalhåndbok?
3. Håndbokeksempler For Å Inspirere Deg
4. Utfordringen Med Å Holde Håndbøkene Oppdatert
5. 20 Grunner Til At Du Kanskje Må Oppdatere Din Håndbok For Ansatte

Hva er En Håndbok for Ansatte?

for Det Første er en håndbok go-to myndighet for politikk. Som sådan bør det være stedet å lete etter juridisk avklaring. For det andre er det kritisk for ny leieopplæring. For det tredje kan du bruke den til å vise frem bedriftskulturen din.

Hva Trenger jeg For En Personalhåndbok?

Hva trenger du å sette i håndboken din? Vel, stort sett alt. Tross alt er det en brukerhåndbok for nye ansatte, ledere og ledere. Hvis du starter fra bunnen av, forvent å lage flere utkast. Ta deg god tid og få innspill fra alle.

Begynn med din formålsparagraf. Et tids-og arbeidssystem med et digitalt HR-arkivskap gjør det enkelt å lage og holde håndbokoppdateringer.

nå, la oss diskutere hva du skal sette i den. De fleste store selskaper dekker følgende i deres ansattes håndbok:

• Ansattes bekreftelse og signatur
• Kompensasjon/fordeler
• Ansettelsesvilkår
• Eksterne og hybrid arbeidspolicyer
• lønnsfradrag
• Disiplin
• Betalt Fridag (PTO)
• forretningsreiser
• overtid
• ikke-diskriminering
• interessekonflikter
• covid-19 sikkerhets-og vaksinepolitikk
• immaterielle rettigheter
• Etiske Retningslinjer
• tid og fremmøte
• etikk
• Kleskode
• sikkerhet
• mobil enheter
• Sosiale medier
• anti-gjengjeldelse

en ansatthåndbok bør være et levende dokument. Av denne grunn bør du gjøre proaktive oppdateringer. Bedrifter som har holdt sin håndbok nåværende har forhindret mange problemer. For eksempel, de som opprettet en sosial mediepolitikk for 20 år siden, sparte mye stress. På samme måte reduserte de som trente ansettelsesledere på juridiske intervjuspørsmål risikoen for søksmål. I tillegg var de som adresserte seksuell trakassering foran spillet.

Bilde Av Slim Emcee På Unsplash

Hva Er Du Lovpålagt Å Ha I Din Nye Ansattes Håndbok?

Nå som vi har diskutert ‘hva’, la oss diskutere ‘hvorfor. Hvorfor trenger du en håndbok? Krever loven det? Faktisk Krever Federal Department Of Labor ikke at du har en håndbok, i seg selv. De krever imidlertid at du informerer ansatte om deres rettigheter. Som et resultat, noen arbeidsgivere gi avkall på en håndbok for arbeidsplassen tegn. På grunn av dette, under onboarding, deler de ut en bunke med papirer.

Omvendt har smarte arbeidsgivere arbeidsplassskilt pluss en god medarbeiderhåndbok.

Hvordan forårsaker en ufullstendig håndbok problemer? Vurder hva som skjedde med en ny ansatt som beskrevet På Reddit:

jeg visste ikke at jeg skulle registrere meg før mine tre måneder for helseforsikring. Og jeg ble aldri fortalt dette og bare antok at jeg ikke kunne før mine tre måneder skjedde. Så begynte jeg poking rundt og fant ut at jeg skulle gjøre det på forhånd tilsynelatende. Er det noe jeg kan gjøre? Jeg kunne virkelig bruke helsedekningen. Reddit

Kjenn Statlige, Føderale, Lokale Og Faglige Arbeidsplassforskrifter

før du begynner å skrive en ny håndbok (eller oppdatere en), vet du at mange arbeidsplasslover er på spill. Hvis du har ansatte i mer enn en by eller stat, trenger du for eksempel stedsspesifikke seksjoner.

Emner Som Skal Inkluderes I Medarbeiderhåndboken

Eksterne Og Hybride Arbeidspolicyer

Utbredt bruk av fleksibelt arbeid har vært en megatrend de siste to årene. Hvis firmaet tilbyr eksterne eller hybrid arbeider ordninger, må du formalisere policyene. Hybridarbeid påvirker samsvar, datasikkerhet, medarbeiderengasjement og ditt employer brand. Hvis du ikke formaliserer reglene, setter du deg i fare på flere måter. Du kan uforvarende begå et brudd på overholdelse, oppleve et databrudd eller få ansatte til å klage på ulik behandling. Vi diskuterer dette mer detaljert i avsnitt 5 i denne artikkelen: 20 Grunner Til At Du Kanskje Må Oppdatere Personalhåndboken din.

At-Will Ansettelsesklausul

‘at-will’ betyr at begge parter kan avslutte arbeidsforholdet når som helst. I alle stater unntatt Montana er denne avtalen standardforholdet. Derfor, hvis du har ansatte I Montana, sørg for at du stave dette ut.

Lik Sysselsetting Og Anti-Trakassering

Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) regulerer dette. Pass på at du beskriver uakseptabel oppførsel i detalj. I tillegg, fortell dine ansatte hva de skal gjøre hvis de er utsatt for trakassering eller se det skje med en medarbeider. Plus, skissere hva du vil gjøre hvis en ansatt hevder trakassering.

Family Medical Leave Act (FMLA)

i TILLEGG TIL fmla-plakaten må du gi dette skriftlig. På den måten, hvis en ansatt må ta betalt eller ubetalt permisjon, kan de se håndboken din for detaljerte instruksjoner. I tillegg må du kanskje legge til endringer på Grunn Av Covid – relatert permisjon.

Bilde Av Clayton Cardinalli På Unsplash

Occupational Safety And Health Administration (OSHA)

for å ha en trygg arbeidsplass, trenger dine ansatte å kjenne dine sikkerhetspolicyer. Hvordan gjør du dette? Bruk personlig trening pluss plakater, slik at ansatte holder dem i tankene. Fremfor alt, presentere dem i håndboken på dag ett. Tross alt vil du at dine nye ansettelser skal forstå din forpliktelse til sikkerhet.

Covid-19 Politikk

pandemien har sikkert påvirket alle bedrifter og deres arbeidsmiljø. Du har sannsynligvis opprettet retningslinjer for sosial distansering, forskjøvet arbeidsplaner, vaksinasjoner og symptomkontroll.

Stoffri Arbeidsplass Politikk

det er en god ide å ha en rusmisbruk politikk om du er nødvendig. Hvis du gjør narkotikatesting, for eksempel, din politikk må ikke diskriminere. Bunnlinjen, sørg for at du kjenner lovene og oppgir dem i håndboken din. Når det er sagt, er det også spørsmålet om cannabis. Cannabis er ulovlig på føderalt nivå. Som et resultat er det forvirring om hva dette betyr på lokalt nivå. Hvis staten din har legalisert marihuana, er det på tide å oppdatere din ansattes håndbok. For eksempel kan dette påvirke din narkotikatesting politikk. Oppdage THC i en dopingtest i en stat som har legalisert rekreasjons pottebruk kan ikke innebære en forbrytelse. Virksomheten din kan imidlertid justere med føderale lover.

Endelig Lønnsslipp og Ubrukt PTO

End-of-employment problemer kan være underlagt en statlig lov avhengig av hvor du bor. På grunn av dette, snakk med din juridiske rådgiver. Noen stater, for eksempel, krever arbeidsgivere å betale ut ubrukt PTO og ferietid.

COBRA

din håndbok skal skissere hva som skjer når en ansatt slutter eller avsluttes. Hvis du tilbyr helsemessige fordeler, har tidligere ansatte rett til å registrere SEG I COBRA. (COBRA er et akronym for federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Blant annet gir det fortsatt helsedekning etter separasjon. I praktisk bruk refererer det til fordelingsplanen som tilbys av selskapet under COBRA.) Tidligere ansatte som soker OM COBRA vil trenge innmeldingsskjemaer. Derfor, hvis du har et enhetlig tids-og arbeidssystem, ta med en lenke til disse skjemaene i håndboken din.

Tid Og Oppmøte

Husk at lønns-og timelovene er knyttet til hvor godt du sporer ansattes tid. Som et resultat er det viktig å vite hvordan man sporer timer. Din handbok skal forklare hvordan ansatte klokke inn for skift. Inkluder regler for måltider og pauser, PTO, minimumslønn, overtid og rettferdig arbeidsuke, for eksempel.

Generelle Ansvarsfraskrivelser

det kan være mange dokumenter som flyter rundt. Beskytt deg mot utdaterte eller dårlig skrevet politikk som ble opprettet før gjeldende retningslinjer. Oppgi klart at handboken erstatter eventuelle andre regler. Dette gir deg også et mål på beskyttelse mot uformelle eller’ antatt ‘ politikk. Begge kan motsette seg offisiell politikk eller lov. I det minste beskytte deg selv ved å si at retningslinjene kan endres.

Ny Ansettelsesbekreftelse og Avtale

HR-systemer med elektronisk signatur gjør dette enkelt. Nyansatte ansatte kan lese policyene fra en internett-tilkoblet enhet og deretter signere at de forstår og vil følge dem.

Employee Handbook Eksempler Å Inspirere Deg

Nå som vi har diskutert ‘har-til’ la oss se gjennom noen employee handbook eksempler. Se hvordan DISSE HR-avdelingene gjorde deres ansattes håndbok levende.

The Motley Fool Employee Handbook Vi tar spesiell stolthet i å kalle oss » Tåpelig – – med en hovedstad F. Harkening tilbake Til Shakespeare. Det er vårt telefonkort å være irreverent. Instruere og underholde. Og å si sannheten. Så Våre Kjerneverdier kan oppsummeres ganske enkelt som » Vær Tåpelig.»Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook» Alle På Tesla kan og bør snakke med noen andre i henhold til hva de synes er den raskeste måten å løse et problem til fordel for hele selskapet. Snakk med sjefen din. Og du kan snakke med din leders leder. Du kan snakke direkte med EN VP i en annen avdeling. Du kan snakke Med Elon-du kan snakke med noen uten andres tillatelse.»Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook Nye ansettelser På Trello blir behandlet på en håndbok organisert i Et trello bord. Komplett med sjarmerende bilder av søte hunder og katter. Du kan se det her.

Utfordringen Med Å Holde Håndbøker Up-To-Date

Sikkert, Det tar en kontinuerlig innsats for å holde ansatt håndbok up-to-date. Dette gjelder spesielt for små bedrifter uten HR-direktør. For det første har personen ikke alltid tid til å utarbeide detaljene. I noen selskaper, skrive og oppdatere håndboken er en fryktede oppgave. Som et resultat er ingen ivrig etter å ta eierskap og pengene blir passert rundt. For det andre synker utskriftskostnadene stramme budsjetter. Dette er uheldig. Tross alt trenger små bedrifter en god håndbok så mye som større.

Problemer Med Utdaterte Ansattes Håndbøker

Viktigst, vet at en utdatert håndbok kan gjøre mer skade enn godt. Spesielt hvis retningslinjene ikke er kompatible. I tillegg forårsaker det forvirring. Videre kan det være spesielt problematisk for nyansatte.

Tenk deg at du Har en ventetid på 60 dager for fordeler. Hva om en ny ansatt antar helsemessige fordeler, starter umiddelbart? På grunn av dette avslutter de sin tidligere dekning før de er kvalifisert. Da har de en stor medisinsk utgift. Du kommer til å ha en sint ansatt med et fjell med medisinske regninger. Det er ingen måte å starte en ny jobb på.

Her er et bedre scenario: Nyansatte blir sendt en link til medarbeiderhåndboken så snart de aksepterer jobbtilbudet. E-posten sier eksplisitt at den nye leien ma lese handboken ASAP. Håndboken forklarer klart ventetiden. Den nye leien signerer sin anerkjennelse. Du kan også gjenta ventetiden i e-posten for godt mål.

Hvorfor Du Kanskje Trenger Flere Håndbokversjoner

Hvis du har arbeidere i mange stater, kan det hende du trenger en egen samsvarsseksjon for hver stat. Snakk med din virksomhet advokat eller state Department Of Labor. Hvis du for Eksempel er basert I California, kan det hende du trenger en egen seksjon for arbeidere i bestemte byer. I Tillegg utvidet new York state kvalifisert permisjon utover den foderale loven.

Håndboken Representerer Virksomheten Din

når ansatthåndboken din er utdatert, reflekterer den dårlig på bedriften din. Og som ansatte oppdager at det er feil, ganske snart alle ignorerer det. Ansatte må spørre sin leder eller HR-ansatte hver gang de har et spørsmål. Dessverre kan feil informasjon og uformell politikk spres gjennom arbeidsstyrken.

20 Grunner Til At Du Kanskje Må Oppdatere Personalhåndboken din i 2022

i dette kapittelet diskuterer vi 20 spesifikke grunner til at du kanskje må oppdatere personalhåndboken.

Samsvar

det er viktig å huske at håndboken din kan brukes som et juridisk dokument. Hvis en ansatt bringer en sak mot din bedrift, kan du bli holdt til standardene i din handbok. Hvis håndboken din ikke ville beskytte deg, oppdater den med veiledning fra din juridiske rådgiver.

hvis du vil ha mer informasjon om overholdelse av småbedrifter, kan du se Sjekkliste FOR HR-Samsvar for 2021.

Eksterne Og Hybrid Arbeidsmodeller

Eksterne og hybrid arbeidsplaner krever sitt eget sett med regler. Forklar for eksempel når du forventer at eksterne ansatte skal være tilgjengelige og hvem som er kvalifisert. Skissere tid og oppmøte opptak prosedyrer. Tilsvarende oppdatere politikk på pauser og fleksibel tid. Se vår oppdaterte mal for en grundig prøve fjernarbeidspolicy.

Bonus: Gratis ebok På Fjernarbeid!

for veiledning om håndtering av eksterne team, få vår gratis e-bok Hvordan Mestre Ekstern Workforce Management: The Essential Guide for Resilient Businesses.

Rettferdig Planlegging, Overtid Og Fmla Oppdateringer

Lover endres hele tiden. For eksempel, stabil planlegging og PTO utbetaling lover dukker opp. Den beste praksis er å tildele EN HR-leder til å spore endringer i arbeidsrett. Snakk med din advokat, lønn selskap eller staten DOL for hjelp også.

Endringer I Statlige Diskrimineringslover

Føderale diskrimineringslover har eksistert en stund. Vær imidlertid oppmerksom på at mange stater har flere lover knyttet til diskriminering. Etter hvert som lovene utvikler seg, er det viktig å opprettholde tempoet i håndboken din. Forresten, mange selskaper har vedtatt diskrimineringspolitikk som er strengere enn feds.

Ekstra Plassering Eller Flytt

hvis firmaet har åpnet en ny plassering, er det på tide å oppdatere medarbeiderhåndboken. Ansatte skal kunne finne den offisielle adressen til din nye plassering. Du bør også kommunisere formål og funksjon. Håndboken er det beste stedet å liste offisielle adresser, nettstedfunksjoner og kontaktinformasjon.

Tilby Et Nytt Produkt Eller En Tjeneste

hver ansatt bør forstå ditt produkt eller tjenestetilbud. Når nye produkter kommer ut, legg dem til i produktdelen av medarbeiderhåndboken. Også liste produkter eller tjenester som ikke lenger tilbys. Ikke bare fjern dem. Merk dem avviklet. Ansatte trenger en offisiell metode for produkttilgjengelighet.

Nye Ansatttyper

Definer jobbroller og ansatttyper for å klargjøre kvalifikasjonskrav for fordeler. Du kan ha heltidsansatte (fritatt og ikke-fritatt), deltidsansatte, uavhengige kontraktører, sesongarbeidere, vikarer eller ikke-bosatte. Også skissere spesielle hensyn eller unntak der det trengs.

Sosiale Medier Politikk

Bruk Av Sosiale medier fortsetter å utvikle seg etter hvert som nye plattformer dukker opp. For din bedrift kan det være en kraftig form for kommunikasjon, markedsføring og markedsføring. Det kan også være en belastning på produktiviteten. Dermed avklare din politikk på personlig og selskapets bruk av sosiale medier. Vær konkret om konsekvensene for brudd. Hvis du har en policy som begrenser hva ansatte kan legge inn på egen tid, må du sørge for at det ikke bryter med ytringsfriheten.

Økt Bevissthet Om Seksuell Trakassering Og Juridiske Implikasjoner

Bevissthet om seksuell trakassering på arbeidsplassen har økt. Offentlige saker, aktivisme og nyhetshistorier har alle tenker på det. Nå er en perfekt tid å oppdatere ansatt håndbok om seksuell trakassering politikk. Være klar og konsis om hva som utgjør trakassering og tilhørende disiplinære tiltak.

Gjengjeldelse

Arbeidsgiver gjengjeldelse er den hyppigst innlevert kostnad MED EEOC. Gjengjeldelse er når en arbeidsgiver straffer en ansatt for en beskyttet handling. For eksempel, varsling eller innlevering av klage. Først av, ikke bryte loven ved å gjengjelde og sørge for at ledere forstår dette. Forsikre dine ansatte om at de kan ta opp problemer og forklare hvordan du rapporterer problemer uten urettmessig oppsigelse. Hvis håndboken har instruksjoner, er du mindre sannsynlig å komme inn i en rotete situasjon.

Intervju Politikk

Fordi mange stater har forbudt lønn historie spørsmål under intervjuer, trenger rekrutteringsteamet å vite dette. Overtredelse kan lande deg i dyre rettssaker.

Cannabis Legalisering

som nevnt i seksjon to, har mange stater legalisert cannabis. Hvis staten er en av dem, er det på tide å lage en politikk med juridisk veiledning.

Kriminelle Bakgrunnen Sjekker

det er nye statlige lover på bakgrunnen sjekker. Dette er et område å holde et øye med, spesielt hvis du gjør kriminelle bakgrunnen sjekker rutinemessig. Inkluder instruksjoner, samtykke, retningslinjer for personvern og akseptabel praksis. I tillegg må du sørge for at lederne dine er opp til fart.

Måltider På Statlig Nivå Og Bryter Lover

Gjennomgå og oppdater måltidet ditt og bryte lover ofte. Kontroller at time ansatte klokke ut for ubetalte pauser. Hvis de ikke gjør det, kan deres 40-timers uke krype inn i overtid uten at lederen vet det. Det ville sette deg i fare for overtidsbrudd

Juridiske Avklaringer

Hvis firmaet ditt har ‘uskrevne eller ‘antatte’ retningslinjer, er du på tynn juridisk grunn. De er ikke politikk i juridisk forstand og vil ikke være forsvarlig. Dette vil undergrave integriteten til håndboken din. Er det tvetydig språk? Eller underforståtte omstendigheter? I så fall åpner du døren til tolkning fordi det kan gå en million forskjellige måter. Derfor er det på tide å gjennomgå din ansattes håndbok for tvetydig språk. La ingen stein være ugjort (eller uredigert). Når ansatte har et utnyttelsespunkt, er det rom for tvist.

Lik Politikk

din ansattes håndbok skal inneholde rettferdige retningslinjer. Spesielt de som definerer samspill mellom ledelse, ansatte og selskap. Sørg for at politikken er rettferdig og, like viktig, at alle følger dem. Faktisk, hvis en leder viser favorisering, undergraver den håndboken.

Cloud Access

utnytter du cloud access for din ansattes håndbok? Hvis ikke, er dette en perfekt tid å starte. Skybaserte personalhåndbøker er enkle å få tilgang til, og tilgjengelige med alle mobile enheter. I tillegg kan du oppdatere dem i sanntid etter behov. Det blir ikke bedre enn det. I tillegg trenger du ikke å skrive ut håndboken eller dele ut flere seksjoner.

Jobbroller Og Stillingsbeskrivelser

dine ansatte skal alltid kunne gjennomgå oppdaterte jobbroller. Hver jobb rolle bør inneholde ansvar og forventninger. I et skybasert system kan du gi tilgang etter behov. På den måten kan bare ansatte med den rollen se dem.

Effektiviser Onboarding

medarbeiderhåndboken din er den beste måten å stille forventninger på. Som diskutert tidligere, forbedrer skybaserte håndbøker onboarding. Gi nyansatte tilgang til håndboken din umiddelbart. Spor lesing fremgang i din tid og arbeid system.

Vekstmilepæler

hvis du har lagt til ansatte, kan du nå være underlagt ‘stor arbeidsgiver’ – regler. Alt avhenger av hvor mange ansatte du har. For det første, hvis du har minst en ansatt, må du gi lik lønn for likt arbeid til mannlige og kvinnelige ansatte. (Du bør gjøre det uansett.) For det andre, hvis du har 15 til 19 ansatte, er du dekket av lovene som forbyr diskriminering. Basert på rase, farge, religion, kjønn (inkludert graviditet, seksuell orientering eller kjønnsidentitet). Pluss nasjonal opprinnelse, funksjonshemming og genetisk informasjon (inkludert familiens medisinske historie). Du kan lese om flere milepæler i samsvar her.

WorkforceHub For Ansattes Håndbøker

avslutningsvis ønsker vi å introdusere Deg Til WorkforceHub, en omfattende tid og arbeidskraft løsning spesielt bygget for og skreddersydd for små bedrifter. WorkforceHub forenkler håndbok distribusjon, ansattes signatur og oppdateringer. For mer informasjon, planlegg en demo i dag.

for å laste ned vår 2022 employee handbook mal, besøk WorkforceHub employee handbook mal.