når du planlegger et arrangement – enten det er en konferanse, bursdagsfest, bryllup eller møte-kan du begynne å bekymre deg om det vil lykkes. Det vil si, vil gjestene nyte seg selv? Vil de la vite hva de trenger å vite? Vil de delta på fremtidige arrangementer som er vert for deg? Hvis du stiller disse spørsmålene, er du allerede på rett spor. Disse spørsmålene kommer i hjertet av et vellykket arrangement-gjesteopplevelsen. Her er noen av de viktigste tingene å huske på for å sikre at gjestene har en god opplevelse.
Atmosfære
det første gjestene vil legge merke til når de kommer til arrangementet ditt, er atmosfæren. En gjests førsteinntrykk av et arrangement er ofte det sterkeste inntrykket, og det er derfor en innbydende og positiv atmosfære er avgjørende. Dette kan virke som et ganske uklart konsept, så prøv å tenke på det når det gjelder sansene dine.
Se: en vellykket begivenhet ser attraktiv og organisert ut. Start med et tema eller konsept og dekorere tilsvarende. En klar layout og flyt er også viktig. Du vil kanskje inkludere skilting som knytter seg til temaet for arrangementet, og lar også gjestene vite nøyaktig hvor ting er.
Lukt: Når det gjelder lukt, er det best å holde det enkelt. Selv om du ikke kan slå den innbydende duften av bakevarer eller fersk poppet popcorn i luften, vil friske duftende rengjøringsmidler også gi et godt inntrykk, spesielt i disse dager. Husk at mange mennesker har følsomhet for sterke lukt, så overdriv det ikke, spesielt hvis plassen er liten.
Hør: nøkkelen når det gjelder lyd på en hendelse er balanse. Hvis rommet er stille, kan gjestene føle seg vanskelig å snakke med hverandre, men hvis du sprenger musikk, vil de ikke kunne høre hverandre. En god balanse gir litt komfortabel bakgrunnsstøy, men overstyrer ikke arrangementet.
Smak: Du trenger ikke å ha en full se måltid eller buffet spre å ha en vellykket hendelse. Men noen form for forfriskninger, enten i form av et brett med bagels eller bare en kaffe og vann stasjon, gå en lang vei for dine gjesters opplevelse. Selv de enkleste forfriskninger viser en større grad av omsorg for dine gjester og vil etterlate et positivt inntrykk.
Organisasjon
ikke bare ser et vellykket arrangement organisert ut, det er organisert. De beste hendelsene er omhyggelig planlagt og dokumentert fra start til slutt. I størst mulig grad holde gjestelister og leverandør detaljer oppdatert og organisert på en måte som er strømlinjeformet og omfattende. Hvis du har et team som jobber med deg, sørg for at de forstår hendelsesdetaljer og planlegger også, for å øke effektiviteten.
Gode arrangementer synes å gjestene å flyte sømløst, men mye omtanke og planlegging gjør det skje. Det er viktig å planlegge mange ting å gjøre og se på arrangementet. Lag en tidslinje og planlegg å få noe til å skje med forskjellige intervaller gjennom hele arrangementet, for eksempel en endring i høyttaler, en premietrekning eller et måltid, for å holde folk interessert. Du vil planlegge rekkefølgen og omtrentlig timing av disse før arrangementet, slik at du kan sørge for at de ikke vil forstyrre noe eller falle for tett sammen og la store hull med ingenting spennende skjer.
Ha en plan og en back-up plan. Ting går galt på arrangementer hele tiden, men du kan ikke la det ødelegge arrangementet for alle gjestene som har betalt eller reist eller tatt seg tid til å være der. En back-up plan og noen rask tenkning kan redde en situasjon og holde hendelsen flyter og moro.
Detaljer, Detaljer, Detaljer
Større beslutninger kan virke som den viktigste delen av arrangementsplanleggingsprosessen, men detaljer gjør hele forskjellen. Ting som parkering, registrering og tilgang til toaletter er noen av disse detaljene som gjestene tar for gitt når de er godt utført, men kan virkelig kaste en skiftenøkkel i gjestenes opplevelse hvis de blir et problem. De fleste gjester vil tilgi en mindre ulempe, men for mange eller for mye kan påvirke gjestens humør og glede av resten av arrangementet. Tenk om disse detaljene på forhånd og tilstrekkelig forberede seg til å holde ting knirkefritt.
Å Stryke ut de logistiske detaljene som disse kan være den mest utfordrende delen av planleggingen av et arrangement og riktignok den minst spennende. Det må gjøres, men prøv å ikke la det overvelde deg eller ta bort fra din planleggingserfaring. Avhengig av omfanget og budsjettet for arrangementet ditt, vil du kanskje vurdere å ansette en profesjonell til å håndtere disse detaljene, slik at du kan fokusere på de morsomme tingene.
På Ut-Konferanser har vi lang planleggingserfaring. Vår sertifiserte One Stop Shop gir deg en kontakt, en kontrakt og en sluttfaktura, noe som forenkler planleggingsprosessen for deg. Enten du planlegger et lite møte eller er vert for verden, kan våre ansatte tilpasse og administrere et arrangement som oppfyller alle dine behov. Som Tennessee Frivillige, vi vet hva det betyr å gå utover, og dette viser i nivået på tjenesten vi gir for hver hendelse vi vert. Kontakt oss i dag for å komme i gang med planleggingen av ditt neste arrangement!