Finansielle prosesser en klubb må kjøre vellykket.
Informasjon du trenger for å administrere klubbens økonomi. Husk at størrelsen på klubben din bestemmer økonomistyringsprosessene som må settes på plass.
kasserer
kasserer er en nøkkelperson i klubbens ledelse. De er representert i klubbens styre eller utvalg, og tar overordnet ansvar for sin økonomistyring. Størrelsen på denne jobben vil avhenge av hvor stor klubben er og om det er andre som kan hjelpe – enten med finansadministrasjonen eller som finansunderutvalg. Kasserer vil kreve en stillingsbeskrivelse – dette angir hva de skal gjøre og gir standarder for deres ytelse. Kasserer rolle inkluderer rapportering på faktiske økonomi og oppsøke de beste måtene å bruke tilgjengelige midler. Kasserer trenger følgende brevpapir for å utføre jobben sin effektivt:
- sjekkbøker
- bankinnskuddsbøker
- en kontantbok eller hovedbok
- betalingsautorisasjon (sjekkrekvisisjon) bilag
- en nummerert kvitteringsbok med karbonkopi-side
- kontoskjemaer for medlemmers abonnementer
- en fil for leverandørgjeld, det vil si beløp som skyldes leverandører for varer og tjenester kjøpt
- en fil for å lagre kvitteringer fra betalte kontoer
- en fil for bestillinger plassert hos leverandører
- en fil for å lagre bank uttalelse.
Regnskapssystemer og programvare
vanligvis er et datastyrt regnskapssystem den enkleste og enkleste måten å holde oversikt over klubbens kontoer. Det finnes flere enkle programmer eller programvarepakker tilgjengelig. Ta en titt rundt for å se hva som er best for klubbens behov. Hvis klubben er liten nok et manuelt system kan være tilstrekkelig. Her er hva ditt regnskapsprogram skal kunne gjøre:
- beregn GST og la deg tildele det ved individuelle transaksjoner
- følg utgifter
- produser omfattende finansielle kontoer (resultat, tap og balanse)
- gjør det enkelt å foreta nødvendige justeringer
- gi deg informasjonen som kreves i et lettforståelig rapportskjema
- gi informasjon i et klart format som alle som bruker det, kan forstå tydelig.
Cashbooks
en cashbook er en journal der alle klubbens kvitteringer og betalinger registreres. ‘Cash’ inkluderer faktiske penger, kredittkort slips, sjekker og postanvisninger. Det vil være kvitteringer og sjekk rumper, men cashbook registrerer detaljene for alle transaksjoner.
Bankkontoer
klubben trenger en sjekkkonto. Sjekk bøker gir en enkel og effektiv måte å spore klubbens utgifter. Vanligvis har klubber to ledelseskomiteens medlemmer (inkludert kasserer) som er autorisert til å signere klubbens sjekker i fellesskap. Tre medlemmer kan godkjennes, med bare to som kreves for å validere sjekken. Klubbens kontoutskrift gir også en nøyaktig oversikt over utgifter. Du kan velge frekvensen av disse uttalelsene.
Budsjetter
klubben vil kreve et årlig budsjett. Dette er kasserer ansvar og er avtalt av klubbens ledelseskomite. Når budsjettet er godkjent, legges det inn i regnskapssystemet slik at det kan sammenlignes med klubbens faktiske inntekter og utgifter. Du kan bruke Enten Et Excel-regneark eller en manuell cashbook for klubbens budsjett.
for å utarbeide et budsjett:
- start med faktiske inntekter og utgifter fra året før – hvis klubben er ny, må du basere dette på realistiske estimater
- legg til det du vet om det kommende året
- juster og endre til du har et realistisk og rimelig budsjett
- få budsjettet godkjent av ledelseskomiteen eller styrende organ.
kontantstrømprognoser
Kontantstrømprognoser lar deg forutse eventuelle fall i klubbens inntekt og planlegge rundt dem. Hvis klubbens inntekt er variabel, vil god prognose bety at du fortsatt vil kunne møte utgifter.
for å utarbeide en kontantstrømprognose:
- Bruk historiske mønstre av kvitteringer og betalinger for å hjelpe deg med å forutsi fremtidig timing av kontantstrøm
- Bruk budsjettet til å hjelpe deg med å forutse beløpet på kvitteringen eller betalingen. Husk at budsjettet ditt kan utarbeides PÅ GST-eksklusiv basis, og kontantstrøm inkluderer GST (så brutto opp transaksjoner der det er aktuelt). Budsjettet ditt kan også ikke inneholde TING som GST-betalinger TIL IRD, tilbakebetaling Av Lån eller Kjøp av Anleggsmidler, så vær sikker på å holde dem i tankene.
- du kan prognose kontantstrøm på daglig, ukentlig eller månedlig basis
- kontantstrømbevegelsene skal alltid avstemmes tilbake til kontoutskriften for perioden
Revisjoner
klubbens finansielle poster vil bli revidert fra tid til annen. Under en revisjon kontrollerer en person uavhengig av klubben (for eksempel en regnskapsfører) at regnskapet er en korrekt oversikt over klubbens økonomiske stilling på tidspunktet for revisjonen. En kvalifisert frivillig kan revidere klubbens regnskap, eller det kan være nødvendig å bruke en profesjonell revisjonstjeneste. Dette kan være kostbart, så å finne en frivillig som er villig til å utføre revisjonen er å foretrekke.
Revisjon kan være en lang prosess, og det er lurt å tillate seks til åtte uker for en revisjon som skal fullføres. Klubbens revisor vil trenge:
- klubbens cashbooks, skrevet opp og balansert for året, og journaler eller regnskapsbøker som klubben bruker for poster
- kontoutskrifter for hele året
- kopier av innskudd slips og sjekk rumper
- kvitteringsbøker med dupliserte og originale kopier, pluss ubrukte kvitteringsbøker
- kuponger for betalinger gjort av klubben, ordnet i numerisk rekkefølge
- kvitteringer eller kopier av sjekker betalt til din klubb
- kopier av referater fra dine ledermøter som viser hvordan økonomiske beslutninger ble gjort og avtalt
- kopier av tidligere revisjonsregnskap
- alle regnskap for året som blir revidert
- alle andre relevante finansielle dokumenter.
Forsikring
det er viktig at klubben har tilstrekkelig forsikring. Omfanget av forsikringen som kreves vil variere avhengig av klubbens eiendeler, størrelse og aktiviteter. Gitt engasjementet og bidraget som frivillige gjør, er det viktig at de er beskyttet mot potensielle risikoer.
Accident Compensation Corporation (ACC) Er New Zealands lovbestemte forsikringsselskap for eventuelle skader forårsaket av ulykke. Det gir Alle Newzealendere med ulykkesbeskyttelse, men mange klubber velger ekstra dekning for å anerkjenne viktigheten av sine frivillige og medlemmer.
generelt vil du kreve policydekning for:
- ansvarsforsikring
- brann og tyveri av innhold
- tap av inntekt/økte arbeidskostnader.
valget av forsikringsselskap vil avhenge av politikk, dekning og kostnader som de er i stand til å tilby klubben. Klubbmedlemmer kan velge å ta ut individuelle retningslinjer, eller klubben kan velge en foretrukket leverandør som er i stand til å skreddersy kostnader og dekke klubbens spesifikke behov. Det er også spesialiserte forsikringsselskaper som håndterer sportsforsikring.
Skatt og GST
Inland Revenue Department gir informasjon og en del av vanlige spørsmål om innsamling og betaling AV GST.
Idrettslag er ofte registrert som veldedige stiftelser, som er unntatt fra inntektsskatt. Ifølge new Zealand lov, en veldedig tillit må eksistere hovedsakelig for et veldedig formål. For at en organisasjons formål skal anses som veldedig, må dens aktiviteter eller mål være offentlige formål, det vil si at fordelen må være tilgjengelig for en stor del av samfunnet. I tillegg må det ikke videreføres til fordel for noen enkeltperson.
Veldedige organisasjoner må være registrert Av Charities Commission å nyte skattefritak. IRD-nettstedet inneholder en seksjon om veldedige organisasjoner med informasjon om hvordan dette gjelder skatt.
Mer informasjon
IRD har mer informasjon om:
- kontantbøker og generell journalføring
- skatteinformasjon for veldedige organisasjoner