2022年の従業員ハンドブックを書き、更新する方法+テンプレート

Updated December21,2021

2022年の従業員ハンドブック:決定的なガイド

多くのビジネスオーナーは、よく書かれた従業員ハンドブックの重要性を見落としています。 良いハンドブックは、多くの目的を果たしています。 あなたの手引はあなたの会社のための有用な用具であるか。 強い従業員の手引は意志:

• 新入社員に対する期待を設定する
• 会社のポリシーを成文化、整理、更新する
• 新入社員の成功を支援する
• トレーニングと執行を容易にする
• コンプライアンス違反から保護する

この記事では、従業員のハンドブックに深いダイビングを取る：何、なぜ、そしてどのように。

2022従業員ハンドブックテンプレート

ハンドブックテンプレートをダウンロードするには、この記事に来た場合は、ここにあります:

• 従業員ハンドブックテンプレート（PDF)

このガイドを5つのセクションにまとめました:

1. 従業員ハンドブックとは何ですか？
2. あなたは法的に従業員ハンドブックを持っている必要がありますか？
3. あなたを刺激するためのハンドブックの例
4. ハンドブックを最新に保つことの挑戦
5. 20理由あなたの従業員ハンドブックを更新する必要があるかもしれません

従業員ハンドブックとは何ですか？

まず、ハンドブックは政策のためのgo-to権限です。 このように、それは法的な明確化を探すための場所でなければなりません。 第二に、それは新しい雇用の訓練のために重要です。 第三に、あなたの企業文化を紹介するためにそれを使用することができます。

従業員ハンドブックには何が必要ですか？

あなたのハンドブックに何を入れる必要がありますか？ まあ、ほとんどすべて。 結局のところ、それは新しい従業員、マネージャー、および幹部のためのユーザーズマニュアルです。 最初から始めている場合は、いくつかの下書きを作成することを期待してください。 あなたの時間を取り、皆からの入力を得なさい。

あなたの使命記述書から始めなさい。 デジタルHRファイルキャビネットが付いている時間および労働システムはあなたの手引の更新を作成し、保つことを容易にする。

さて、何を入れるか議論しましょう。 ほとんどの大企業は、従業員ハンドブックで次のことをカバーしています:

• 従業員の承認と署名
• 報酬/給付
• 雇用条件
• リモートおよびハイブリッド作業ポリシー
• 給与控除
• 規律
• 有給休暇（PTO）
• ビジネス旅行
• 残業
• 非差別
• 利益相反
• covid-19安全性およびワクチンポリシー
• 知的財産
• 行動規範
• 時間と出席
• 倫理
• ドレスコード
• 安全
• モバイル デバイス
• ソーシャルメディア
• 反報復

従業員ハンドブックは生きた文書でなければなりません。 このため、積極的な更新を行う必要があります。 彼らの手引の流れを保っている会社は多くの問題を防いだ。 たとえば、20年前にソーシャルメディアポリシーを作成したものは、多くの手間を節約しました。 同様に、法的インタビューの質問の雇用のマネージャーを訓練したそれらは訴訟の危険を減らした。 さらに、セクシャルハラスメントに対処したものは、ゲームの前にありました。

UnsplashのSlim司会者による写真

あなたは法的にあなたの新しい従業員ハンドブックに持っている必要がありますか？

“何”について説明したので、”なぜ”について説明しましょう。”なぜハンドブックが必要なのですか？ 法律はそれを必要としていますか？ 実際には、連邦労働省は、それ自体、ハンドブックを持っている必要はありません。 しかし、彼らはあなたに彼らの権利を従業員に知らせることを要求します。 その結果、何人かの雇用者は仕事場の印のための手引を見送る。 このため、オンボーディング中に、彼らは論文のスタックを配っています。

逆に、スマート雇用者は職場の兆候と良い従業員ハンドブックを持っています。

不完全なハンドブックはどのように問題を引き起こすのですか？ Redditに記載されているように、新しい従業員に何が起こったかを検討してくださ:

私は健康保険のための私の三ヶ月前に登録することになっていた知らなかった。 そして、私はこれを言われなかったし、私の三ヶ月が起こるまで私はできなかったと仮定しました。 その後、私は周りを突く始め、私は明らかに事前にそれを行うことになっていたことを知りました。 何かできることはありますか？ 私は本当に健康保険を使用することができます。 Reddit

州、連邦、地方、および組合の職場規則を知る

新しいハンドブックを書く（または更新する）前に、多くの職場法が遊んでいることを知っています。 複数の都市または州に従業員がいる場合は、たとえば、場所固有のセクションが必要になります。

従業員ハンドブックに含めるトピック

リモートおよびハイブリッド作業ポリシー

柔軟な作業の普及は、過去二年間のメガトレンドとなっています。 あなたの会社が遠隔か雑種の働く整理を提供したら、方針を形式化することを確かめなさい。 ハイブリッド作業は、コンプライアンス、データセキュリティ、従業員のエンゲージメント、および雇用主のブランドに影響を与えます。 規則を形式化しなければ、複数の方法で危険にさらされてあなた自身を置いている。 あなたは無意識のうちにコンプライアンス違反を犯したり、データ侵害を経験したり、従業員に不平等な扱いについて不平を言うことができます。 私達はこの記事のセクション5でこれをより詳しく論議する:なぜあなたの従業員の手引を更新する必要がある場合もある20の理由。

アット-ウィル雇用条項

‘アット-ウィル’は、いずれかの当事者がいつでも労働関係を終了できることを意味します。 モンタナ州を除くすべての州では、本契約はデフォルトの関係です。 したがって、モンタナ州に従業員がいる場合は、これを綴ることを確認してください。

雇用均等と反ハラスメント

雇用機会均等委員会（EEOC）がこれを規制している。 受け入れられない行動を詳細に記述するようにしてください。 さらに、彼らは嫌がらせの対象となっているか、それが同僚に起こる参照してください場合は何をすべきか、あなたの従業員を教えてくださ さらに、従業員が嫌がらせを主張した場合に何をするかを概説します。

家族医療休暇法（FMLA）

FMLAポスターに加えて、書面でこれを提供する必要があります。 従業員が有給または無給休暇を取る必要がある場合は、そのように、彼らは詳細な手順については、あなたのハンドブックを見ることができます。 さらに、Covid関連の休暇のために変更を追加する必要がある場合があります。

写真：Clayton Cardinalli on Unsplash

労働安全衛生管理（OSHA）

安全な職場を持つためには、従業員はあなたの安全ポリシーを知る必要があります。 どのようにこれを行うのですか？ 従業員がそれらを心の上保つようにポスターと対面トレーニングを使用してください。 何よりも，初日のハンドブックにそれらを提示してください。 結局のところ、あなたはあなたの新しい雇用者が安全へのあなたのコミットメントを理解したいです。

Covid-19ポリシー

パンデミックは確かにすべての企業とその職場環境に影響を与えています。 あなたはおそらく、社会的距離、千鳥作業スケジュール、予防接種、および症状チェックに関するポリシーを作成しました。

薬物フリー職場ポリシー

あなたが必要とされているかどうかにかかわらず、薬物乱用ポリシーを持っていることをお勧めします。 たとえば、薬物検査を行う場合、あなたのポリシーは差別してはなりません。 要点は、法律を知り、あなたの手引のそれらを示すことを確かめなさい。 そうは言っても、大麻の問題もあります。 大麻は連邦レベルで違法のままです。 その結果、これがローカルレベルで何を意味するのかについて混乱があります。 あなたの状態がマリファナを合法化している場合は、それはあなたの従業員ハンドブックを更新する時間です。 例えば、これはあなたの薬剤のテストの方針に影響を与えるかもしれません。 レクリエーションポットの使用を合法化した状態で薬物検査でTHCを発見することは、犯罪を意味するものではありません。 但し、あなたのビジネスは連邦法と一直線に並ぶかもしれない。

最終的な給料と未使用のPTO

雇用終了の問題は、あなたが住んでいる場所に応じて州法の対象となる場合があります。 このため、あなたの弁護士に相談してください。 例えば、いくつかの州では、雇用主に未使用のPTOと休暇時間を支払うことを要求しています。

COBRA

あなたのハンドブックは、従業員が終了または終了したときに何が起こるかを概説する必要があります。 あなたが健康上の利益を提供する場合、元従業員はCOBRAに登録する権利を持っています。 （COBRAは、連邦統合予算調整法の頭字語です。 他のものの中で、それは分離後の継続的な健康保険を提供します。 実用的な使用法では、それはCOBRAの下で会社によって提供される利点の計画を示す。）を申請した元従業員は、登録フォームが必要になります。 したがって、統一された時間と労働システムを持っている場合は、ハンドブックにこれらのフォームへのリンクを含めます。

時間と出席

覚えておいてください、賃金と時間の法律は、従業員の時間をどれだけうまく追跡するかにリンクされています。 その結果、時間を追跡する方法を知ることが不可欠です。 あなたの手引は従業員が転位のためにいかに刻むか説明するべきである。 例えば、食事と休憩、PTO、最低賃金、残業、および公正な労働週間のルールを含めます。

一般的な免責事項

多くの文書が浮かんでいるかもしれません。 現在のガイドラインの前に作成された古いまたは不十分に書かれたポリシーから身を守ります。 ハンドブックは、他のルールに取って代わることを明確に述べます。 これはまた非公式か’仮定された’方針からの保護の測定を与える。 どちらも公式の政策や法律と矛盾する可能性があります。 非常に最低でも、ポリシーが変更される可能性があることを示すことによって自分自身を保護します。

新しい雇用承認と契約

電子署名付きの人事システムは、これを容易にします。 新しく雇われた従業員は、インターネットに接続されたデバイスからポリシーを読んで、彼らが理解し、それに従うことに署名することができます。

あなたを鼓舞するための従業員ハンドブックの例

今、私たちは’持っている’について説明しましたので、いくつかの従業員ハンドブックの例を見てみ これらのHR部門が従業員の手引をいかに生きて来させたか見なさい。

The Motley Fool Employee Handbook私たちは自分自身を”愚かな”と呼ぶことに特別な誇りを持っています。 それは不遜である私達のテレホンカードです。 指示し、楽しませるため。 そして、真実を話すために。 従って私達の中心の価値は”愚かであるために単に要約することができる。”Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook”Teslaの誰もが、会社全体の利益のために問題を解決する最速の方法だと思うものに従って、他の誰とも話すことができ、話すべきです。 あなたのマネージャーと話しなさい。 そして、あなたはあなたのマネージャーのマネージャーに話をすることができます。 別の部門のVPに直接話すことができます。 あなたはイーロンと話すことができます–あなたは他の誰の許可なしに誰とでも話すことができます。”Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook Trelloの新入社員は、Trelloボードに整理されたマニュアルに扱われます。 愛らしい犬や猫の魅力的な写真を完備しています。 あなたはここでそれを見ることができます。

ハンドブックを最新の状態に保つことの課題

確かに、従業員ハンドブックを最新の状態に保つためには継続的な努力が必要です。 これは、人事ディレクターなしで中小企業のために特に当てはまります。 まず、担当者は、常に詳細を動作する時間を持っていません。 ある会社では、手引を書き、更新することは恐ろしい仕事である。 その結果、誰も所有権を取ることを熱望していないし、木びき台は渡されて得る。 第二に、印刷コストはタイトな予算をシンクします。 これは残念です。 結局、小企業はより大きい物大いによい手引を必要とする。

古い従業員ハンドブックの問題

最も重要なのは、古いハンドブックが良いよりも害を及ぼすことができることを知っています。 特にポリシーが準拠していない場合。 さらに、それは混乱を引き起こす。 さらに、それは新入社員にとって特に問題になる可能性があります。

次の例を考えてみましょう：給付のための60日間の待機期間があるとします。 新しい従業員が健康上の利点をすぐに開始すると仮定した場合はどうなりますか？ このため、彼らは資格がある前に彼らの以前のカバレッジを終了します。 その後、彼らは主要な医療費を持っています。 あなたは、医療費の山と怒っている従業員を持っているつもりです。 それは新しい仕事を始める方法ではありません。

ここではより良いシナリオがあります：新入社員は、求人を受け入れるとすぐに従業員ハンドブックへのリンクを電子メールで送信されます。 電子メールは新しい賃借りが手引をできるだけ早く読まなければならないことを明示的に示す。 ハンドブックは、明確に待機期間を説明しています。 新しい雇用は、彼らの承認に署名します。 またよい測定のための電子メールの待っている期間を繰り返すことができる。

複数のハンドブックバージョンが必要な理由

多くの州にワーカーがいる場合は、州ごとに個別のコンプライアンスセクションが必要な場合があります。 あなたのビジネス弁護士や労働の国務省に相談してください。 たとえば、カリフォルニア州に拠点を置く場合は、特定の都市の作業者用に別のセクションが必要になる場合があります。 さらに、ニューヨーク州は連邦法を超えて資格休暇を拡大しました。

あなたのハンドブックは、あなたのビジネスを表します

あなたの従業員のマニュアルが古くなっているとき、それはあなたの会社に悪い反映 そして、従業員がそれが間違っていることを発見すると、すぐに誰もがそれを無視します。 従業員は質問がある度に彼らのマネージャーかHRのスタッフに尋ねなければならない。 残念ながら、誤った情報や非公式のポリシーは、労働力を介して広がることができます。

2022年に従業員ハンドブックを更新する必要がある20の理由

この章では、スタッフマニュアルを更新する必要がある20の具体的な理由について説

コンプライアンス

あなたのハンドブックは法的文書として使用できることを覚えておくことが重要です。 従業員があなたの会社に対して場合を持って来れば、あなたの手引の標準に握られるかもしれない。 あなたの手引が保護しなかったら、あなたの弁護士からの指導とのそれを更新しなさい。

中小企業のコンプライアンスの詳細については、2021HRコンプライアンスチェックリストを参照してください。

リモートおよびハイブリッド作業モデル

リモートおよびハイブリッド作業スケジュールには、独自のルールセットが必要です。 たとえば、リモート従業員がいつ利用可能になると予想され、誰が適格であるかを明確にします。 時間と出席記録の手順を概説します。 同様に、休憩と柔軟な時間のポリシーを更新します。 詳細なリモート作業ポリシーのサンプルについては、更新されたテンプレートを参照してください。

ボーナス：リモート作業に無料の電子ブック！

リモートチームの管理に関するガイダンスについては、無料の電子ブックHow to Master Remote Workforce Management:The Essential Guide for Resilient Businessesをご覧ください。

公正なスケジューリング、残業、FMLAの更新

法律は常に変化しています。 例えば、安定したスケジューリングとPTO支払いの法律がポップアップしています。 ベストプラクティスは、雇用法の変更を追跡するために人事マネージャーを割り当てることです。 助けのためのあなたの代理人、給与計算の会社または州のDOLにまた話しなさい。

州差別法の変更

連邦反差別法はしばらくの間存在していた。 しかし、多くの州には差別に関連する追加の法律があります。 法律が展開すると同時に、あなたの手引のペースを維持することは重要である。 ところで、多くの企業は、連邦捜査局よりも厳しい差別政策を採用しています。

追加の場所または移動

あなたの会社が新しい場所を開いた場合、それはあなたの従業員ハンドブックを更新する時間です。 従業員はあなたの新しい場所の公式の住所を見つけることができるはずです。 また、目的と機能を伝える必要があります。 ハンドブックは、公式のアドレス、サイトの機能や連絡先情報を一覧表示するのに最適な場所です。

新しい製品やサービスを提供する

すべての従業員は、あなたの製品やサービスの提供を理解する必要があります。 新製品が出てきたら、従業員マニュアルの製品セクションに追加してください。 また、もはや提供されていない製品やサービスを一覧表示します。 単にそれらを削除しないでください。 それらを廃止ラベルします。 従業員は、製品の可用性のための公式の方法が必要です。

新しい従業員タイプ

ジョブロールと従業員タイプを定義して、給付資格要件を明確にします。 フルタイムの従業員（免除および非免除）、パートタイムの従業員、独立した請負業者、季節労働者、臨時雇用者または非居住者がいる場合があります。 また、必要に応じて特別な考慮事項または除外事項を概説します。

ソーシャルメディアポリシー

ソーシャルメディアの利用は、新しいプラットフォームが出現するにつれて進化し続けています。 あなたのビジネスのために、それはコミュニケーション、昇進、およびマーケティングの強力な形態である場合もある。 それはまた生産性の下水管である場合もある。 したがって、ソーシャルメディアの個人的および会社の使用に関するポリシーを明確にします。 違反の結果について具体的に説明してください。 従業員が自分の時間に投稿できるものを制限するポリシーがある場合は、言論の自由の権利に違反していないことを確認してください。

セクシャルハラスメントと法的影響に対する意識の高まり

職場のセクシャルハラスメントに対する意識が高まっています。 公共のケース、行動主義、およびニュース記事は、誰もがそれについて考えています。 今セクシャルハラスメントの方針のあなたの従業員の手引を更新する完全な時間である。 ハラスメントと関連する懲戒処分を構成するものについて明確かつ簡潔にします。

報復

雇用主の報復は、EEOCに最も頻繁に提出される告発である。 報復は雇用者が保護された行為のための従業員を罰するときである。 たとえば、内部告発や苦情の提出などです。 最初に、報復によって法律を壊さないし、マネージャーがこれを理解することを確かめてはいけない。 彼らは問題を提起し、不当な終了せずに問題を報告する方法を説明することができますあなたの従業員を保証します。 あなたのハンドブックに指示がある場合は、乱雑な状況に入る可能性が低くなります。

インタビューポリシー

多くの州がインタビュー中に給与履歴の質問を禁止しているため、募集チームはこれを知る必要があります。 違反は高価な訴訟であなたを着陸することができます。

大麻の合法化

セクション2で述べたように、多くの州が大麻を合法化しています。 あなたの状態がそのうちの一つである場合、それは法的指導とポリシーを作成する時間です。

犯罪者の身元調査

身元調査には新しい州法があります。 これは特に犯罪者の素性調査を定期的にしていれば目を保つ区域である。 指示、同意、プライバシーポリシー、および許容される慣行を含めます。 さらに、あなたのマネージャーが速度まであることを確かめなさい。

州レベルの食事と休憩法

食事と休憩法を頻繁に見直し、更新してください。 時間ごとの従業員が未払いの休憩のために時計を確認してください。 そうしないと、40時間の週は、マネージャーがそれを知らずに残業に忍び込む可能性があります。 それはあなたを残業違反の危険にさらすでしょう

法的明確化

あなたの会社が”書かれていない”または”仮定された”ポリシーを持っている場合、あな 彼らは法的な意味での政策ではなく、防御的ではありません。 これはあなたの手引の完全性を損なう。 曖昧な言語はありますか？ または暗黙の状況？ もしそうなら、それは百万の異なる方法を行くことができるので、あなたは解釈への扉を開いています。 したがって、あいまいな言語のためのあなたの従業員のハンドブックを確認する時間。 あらゆる石（または編集されていない）を残さないでください。 従業員が活用ポイントを持っている場合、紛争の余地があります。

平等なポリシー

従業員ハンドブックには公平なポリシーが含まれている必要があります。 具体的には、経営陣、従業員、および会社の間の相互作用を定義するもの。 あなたのポリシーが公平であることを確認し、同じように重要なのは、誰もがそれらに従うことです。 確かに、マネージャーが好意を示している場合、それはハンドブックを損ないます。

クラウドアクセス

あなたの従業員ハンドブックのためのクラウドアクセスを利用していますか？ そうでない場合は、これを開始するのに最適な時間です。 クラウドベースのスタッフハンドブックは、アクセスが簡単で、任意のモバイルデバイスで利用可能です。 さらに、必要に応じてリアルタイムで更新することができます。 それはそれよりも良くならない。 さらに、あなたの手引を再版するか、または付加的なセクションから配る必要はない。

ジョブの役割とジョブの説明

あなたの従業員は、常に更新されたジョブの役割を確認できる必要があります。 各ジョブの役割には、責任と期待を含める必要があります。 クラウドベースのシステムでは、必要に応じてアクセス権を付与できます。 そうすれば、その役割を持つ従業員だけがそれらを見ることができます。

Streamline Onboarding

あなたの従業員ハンドブックは、期待を設定するための最良の方法です。 前に説明したように、クラウドベースのハンドブックはオンボーディングを改善します。 すぐにあなたのマニュアルへの新規雇用者のアクセスを与えます。 あなたの時間と労働システムの進捗状況を追跡します。

成長マイルストーン

従業員を追加した場合、”大規模雇用者”のルールの対象となる可能性があります。 それはすべてあなたが持っている従業員の数に依存します。 まず、少なくとも一人の従業員を持っている場合は、男性と女性の従業員と同じ仕事のために同等の賃金を提供する必要があります。 （あなたはとにかくそれを行う必要があります。）第二に、あなたが15人から19人の従業員を持っている場合、あなたは差別を禁止する法律によってカバーされています。 人種、肌の色、宗教、性別（妊娠、性的指向、または性同一性を含む）に基づいています。 加えて、国籍、障害および遺伝情報（家族の病歴を含む）。 コンプライアンスマイルストーンの詳細については、こちらをご覧ください。

従業員ハンドブックのためのWorkforceHub

結論として、私たちはWorkforceHub、特に中小企業のために構築され、調整された包括的な時間と労働ソリューションを紹介したいと思 WorkforceHubは、ハンドブックの配布、従業員の署名と更新を簡素化します。 詳細については、今日のデモをスケジュールします。

2022年従業員ハンドブックテンプレートをダウンロードするには、WorkforceHub従業員ハンドブックテンプレートをご覧ください。