雇用者は、人事役員、職長、代理人または公証人を含む、会社を代表してフォームi-9を記入する権限を与えられた代表者を指定することができます。 国土安全保障省は、許可された代表者がフォームI-9の目的のために特定の契約またはその他の文書を持っている必要はありません。 許可された代表者が雇用主に代わってフォームI-9に記入した場合でも、雇用主はフォームまたは検証プロセスに関連する違反に対して責任を負いま
フォームI-9に記入するとき、雇用主または権限を与えられた代表者は、提示された各文書が合理的に本物であり、提示された従業員に関連しているかどうかを判断するために、従業員が物理的に存在している状態で、物理的に検査しなければならない。 ウェブカメラを介した文書の確認または検査は許可されていません。
許可された代表者がフォームI-9（署名の提供を含む）の記入を拒否した場合、別の許可された代表者を選択することができます。 雇用主が公証人を雇う場合、公証人は公証人としてではなく、雇用主の承認された代表者として行動しています。 公証人は、承認された代表者と同じ必要な措置を実行する必要があります。 公認代表者として行動する場合、公証人は、フォームI-9に公証人の印鑑を提供すべきではありません。