Technológia: mi a helyes módszer egy folyamat automatizálására?

folyamat automatizálás nem egy gyors javítás, hogy megszüntesse a hétköznapi. Számos lépést kell figyelembe venni, mielőtt új technológiát vezetne be üzleti folyamataiba.

sorozat ötödik része

a technológiai megoldás kiválasztása nem egyik napról a másikra történő döntés. De annyi eladóval, hogy megzavarja az üzenetet, a vállalat kiválaszthatja a legszebb terméket, és jelentős időt tölthet azzal, hogy megpróbálja végrehajtani, mielőtt rájönne, hogy nem a legmegfelelőbb a helyzetükhöz.

attól függően, hogy milyen hívószót használ, a gyors Google-keresés számtalan technológiai eszközt eredményez a munkafolyamat és a folyamat automatizálási igényeinek kielégítésére. Ezen gyártók mindegyike elmondja, hogy eszköze képes megoldani az Ön igényeit, de természetesen ez nem igaz.

annak meghatározásához, hogy melyik eszköz a legmegfelelőbb az Ön helyzetéhez, meg kell értenie a vállalat igényeit és a jelenlegi technológiai környezetet, mielőtt belemerülne a szállító kiválasztásába.

ha úgy dönt, hogy azonnal automatizálja, anélkül, hogy figyelembe venné, hol vannak a technológiai megoldások és folyamatok most, vakon automatizálja. Sőt, egy rossz folyamat automatizálása csak rossz eredményeket — vagy legalábbis nem hatékonyakat — eredményez gyorsabban.

javítsa meg a folyamatot

karrierem elején egy ügyfélbeszerzési folyamatot vezettem, ahol egy feladatot egymás után küldtünk az A csapattól a B csapatig a C csapatig. Ez a folyamat évek óta működik, és túlélte az irodában küldött papírlapokról a “digitalizálásra” (az e-mailekhez csatolt táblázatok) való áttérést.

amikor további folyamatautomatizálásokat vizsgáltunk (például egy Access-adatbázisra való áttérést), úgy döntöttünk, hogy egy kis időt töltünk a folyamat jobb megértésével. Ebben, felfedeztük, hogy a B csapat továbbította az a csapattól kapott e-mailt a C csapatnak anélkül, hogy bármi mást tett volna vele.

A B csoport ezt a lépést nagyon alacsony prioritásnak tekintette, és gyakran szűk keresztmetszetet jelentett a teljes folyamatban. Azonnal megállapodtunk abban, hogy az a csapat közvetlenül elküldheti az e-mailt a C csapatnak, ezáltal kiküszöbölve ezt a felesleges folyamatlépést az új automatizált megoldásban.

bár ez egy túlságosan leegyszerűsített és nyilvánvaló helyzet, ha a szervezet nem dönt úgy, hogy megvizsgálja a folyamatait, mielőtt technológiai megoldást keresne, akkor ezt a szűk keresztmetszetet kihagytuk volna. Akkor beépítettük volna az új megoldásba, hogy túléljünk még néhány generációt.

egy másik folyamatautomatizálási kihívás a folyamatban lévő kivételekre vonatkozik. Gyakran látjuk, hogy a vállalatok megpróbálják az összes kivételt beépíteni automatizált megoldásukba. Javasoljuk:

1. megpróbálja jobban megérteni kivételeik kiváltó okát abban a reményben, hogy a lehető legtöbbet kiküszöbölik.
2. a kiválasztott munkafolyamat-technológián belül egy “boldog út” megoldás bevezetésének módja az érték gyorsabb felismerése érdekében.

ez csak néhány példa arra, hogy miért fontos “megjavítani a folyamatot”, mielőtt fejest ugrunk az automatizálásba.

a megfelelő Folyamatoptimalizálási technológiai megoldások kiválasztása

a folyamatok kiértékelése és a felesleges lépések eltávolítása közben egyidejűleg megkezdheti a rendelkezésére álló technológiai megoldások vizsgálatát. Három területet ajánlunk megvizsgálni, amikor meghatározzuk, hogyan kell folytatni az automatizálási erőfeszítéseket:

házon belüli eszközök

az első dolog, amit figyelembe kell vennie, az, ami már megvan. Számos vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszer, például az SAP, az Oracle, a Microsoft Dynamics és más technológiai megoldások már rendelkeznek munkafolyamat-összetevőkkel.

az egyik kihívás, amellyel a vállalatok gyakran szembesülnek, az, hogy a folyamatautomatizálás több olyan eszközbe van beépítve, amelyek nem lépnek kölcsönhatásba egymással. Ha meg tudja határozni a” master ” munkafolyamat-rendszert vagy más módot az összes meglévő rendszer megfelelő összekapcsolására, akkor potenciálisan elkerülheti a beruházást egy újabb munkafolyamat-megoldásba.

ez a megközelítés nem minden esetben működik (régi mainframe platformok, túl sok házon belüli eszköz), ami ahhoz vezethet, hogy teljesen új eszközöket kell fontolóra venni.

Robotic Process Automation (rpa)

Apropó hívószavak, RPA egyik forró téma odakinn ma. Egy nemrégiben készült jelentés szerint a vállalatok készek dollármilliókat költeni az RPA-ra csak 2019-ben.

ha a folyamat igényei nem igényelnek teljes körű folyamatautomatizálást, az RPA segíthet a folyamat hiányosságainak kitöltésében a rutinszerű, megismételhető és szabályalapú feladatok replikálásával. Ez a funkció gyakran kiváló megoldás azoknak a hétköznapi,” forgószék ” tevékenységeknek, amelyek úgy tűnik, hogy mindenki létének átka.

az RPA-n belül a részt vevő botok vagy a felügyelet nélküli botok segítenek a feladatok kiiktatásában, a ciklusidők csökkentésében és az integrációs hiányosságok áthidalásában.

• részt vett botok: ezek a botok feladatsegítőként működnek, hogy segítsenek a végfelhasználónak felgyorsítani, hogy mennyi időt tölt egy feladatra, ahelyett, hogy a háttéren dolgoznának.
• felügyelet nélküli botok: a felügyelet nélküli botok viszont a back-office feladatokon dolgoznak, hogy csökkentsék a már említett szűk keresztmetszeteket. Ezek a botok ütemezett feladatokat kezelnek, általában a központi vezérlés pontjáról.

az RPA azonban nem mindenre megoldás, különösen, ha a feladatok nem rutinszerűek, ismételhetők és szabályokon alapulnak.

Business Process Management Solutions (BPMS)

a BPMS volt a trend a század első évtizedében, de még mindig releváns a megfelelő helyzetekben. Ezek az eszközök nagyobb átláthatóságot biztosítanak a végpontok közötti üzleti folyamatokban, és lehetővé teszik az emberek, az adatok és az alkalmazások kezelését egyetlen lépésben a háttérrendszerekkel való interakció révén.

miközben a funkcionalitás folyamatosan bővül, a fejlesztők ezeket a BPM megoldásokat egy elsődleges folyamattárra és munkafolyamat-motorra építik, miközben rendszerintegrációkat és értékes folyamatmutatókat is biztosítanak.

a BPM megoldások hagyományosan emberközpontúak, dokumentumközpontúak vagy integrációközpontúak voltak (amelyekről itt olvashat), de a vonalak elmosódtak, ahogy a termékek tovább érnek.

nem számít, melyiket választja, egy jó BPMS segít megoldani a folyamatokkal kapcsolatos problémákat a láthatóság, az együttműködés és az automatizálás révén, ha ez a megfelelő megoldás az Ön üzleti igényeinek. Jól definiált folyamatok és a teljes rendszerarchitektúrán belüli megfelelő meghatározás nélkül a BPMS elvész a rendelkezésre álló nagyszerű eszközök sokaságában, de nem képes teljes mértékben megszerezni azok maximális értékét.

záró gondolatok

vállalata belső technológiai megoldásai csak annyira erősek, mint a folyamatai. A rossz automatizálásának elkerülése érdekében meg kell vizsgálnia az egyes folyamatok kiváltó okait, hogy megállapítsa, érdemes-e megtartani, hogyan igazodik a szervezet jövőbeli jövőképéhez vagy céljaihoz, és hogyan lehet erősebbé tenni, ha szükséges.

miután elvégezte ezt a lépést, kutathat, hogy megtalálja a technológiai megoldást — függetlenül attól, hogy már rendelkezik — e vele, vagy itt az ideje, hogy újat szerezzen -, amely megfelel a szervezet folyamatoptimalizálásának. Végül egy hatékonyabb céggel találja magát, amely készen áll arra, hogy felvegye versenytársait és kiszolgálja ügyfeleit.

tehát milyen típusú folyamatokat automatizálsz? Mennyire illeszkednek a meglévő rendszerekbe, és mik a hiányosságok? Miután megválaszolta ezeket a kérdéseket (és másokat), jobb helyzetben lesz ahhoz, hogy megalapozottabb döntést hozzon arról, hogyan lehet a legjobban javítani és automatizálni a folyamatokat.