egy esemény megtervezésekor-legyen szó konferenciáról, születésnapi partiról, esküvőről vagy találkozóról—aggódni kezdhet, hogy sikeres lesz-e. Vagyis a vendégek jól érzik magukat? Úgy mennek el, hogy tudják, mit kell tudniuk? Részt vesznek-e az Ön által szervezett jövőbeli eseményeken? Ha ezeket a kérdéseket teszi fel, akkor már jó úton halad. Ezek a kérdések a sikeres esemény—a vendégélmény-középpontjába kerülnek. Íme néhány a legfontosabb dolog, hogy tartsa szem előtt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vendégek egy nagy élmény.
légkör
az első dolog, amit a vendégek észrevesznek, amikor megérkeznek az eseményre, a légkör. A vendég első benyomása egy eseményről gyakran a legerősebb benyomás, ezért elengedhetetlen a barátságos és pozitív légkör. Ez meglehetősen homályos fogalomnak tűnhet, ezért próbáljon gondolkodni az érzékei szempontjából.
Nézd: egy sikeres esemény vonzónak és szervezettnek tűnik. Kezdje egy témával vagy koncepcióval, és ennek megfelelően díszítse. A világos elrendezés és az áramlás szintén fontos. Érdemes lehet olyan jelzéseket felvenni, amelyek kapcsolódnak az esemény témájához, és lehetővé teszik a vendégek számára, hogy pontosan tudják, hol vannak a dolgok.
szag: amikor a szagokról van szó, a legjobb, ha egyszerű. Bár nem tudja legyőzni a pékáruk vagy a frissen pattogatott pattogatott kukorica hívogató aromáját a levegőben, a friss illatú tisztítószerek szintén nagy benyomást keltenek, különösen manapság. Ne feledje, hogy sok ember érzékeny az erős szagokra, ezért ne vigyük túlzásba, különösen, ha a hely kicsi.
Hear: a legfontosabb, amikor a hang egy esemény egyensúly. Ha a tér csendes, a vendégek kényelmetlenül érezhetik magukat, ha beszélgetnek egymással, de ha zenét robbantanak, nem fogják hallani egymást. A jó egyensúly némi kényelmes háttérzajt biztosít, de nem győzi le az eseményt.
íz: a sikeres eseményhez nem kell teljes körű étkezést vagy svédasztalos étkezést biztosítani. Azonban valamilyen frissítők, akár egy tálca bagel formájában, akár csak egy kávé-és vízállomás formájában, hosszú utat tesznek meg a vendégek élményében. Még a legegyszerűbb frissítők is nagyobb gondosságot mutatnak a vendégek számára, és pozitív benyomást keltenek.
szervezet
a sikeres esemény nemcsak szervezettnek tűnik, hanem szervezettnek is. A legjobb eseményeket aprólékosan megtervezzük és dokumentáljuk az elejétől a végéig. A lehető legnagyobb mértékben tartsa naprakészen a vendéglistákat és a szállítói adatokat, és egyszerű és átfogó módon szervezze meg őket. Ha egy csapat dolgozik veled, győződjön meg róla, hogy megérti az esemény részleteit és a tervet is, hogy növelje a hatékonyságot.
a jó események úgy tűnik, hogy a vendégek zökkenőmentesen áramlanak,de sok megfontolás és tervezés teszi ezt. Fontos, hogy tervezzen sok tennivalót és látni az eseményen. Hozzon létre egy idővonalat, és tervezze meg, hogy az esemény során különböző időközönként történjen valami, például a hangszóró változása, a nyereményjáték vagy az étkezés, hogy az emberek érdeklődjenek. Meg akarja tervezni ezeknek a sorrendjét és hozzávetőleges időzítését az esemény előtt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem szakítanak meg semmit, vagy túl közel esnek egymáshoz, és nagy réseket hagynak semmi izgalmas esemény nélkül.
van egy terv és egy back-up terv. A dolgok mindig rosszul mennek az eseményeken, de nem hagyhatja, hogy tönkretegye az eseményt minden vendég számára, akik fizettek, utaztak, vagy időt szántak arra, hogy ott legyenek. A back-up terv és néhány gyors gondolkodás megmentheti a helyzetet, és megtarthatja az eseményt és szórakoztató.
Részletek, Részletek, Részletek
a nagyobb döntések az eseménytervezési folyamat legfontosabb részének tűnhetnek, de a részletek mindent megváltoztatnak. Olyan dolgok, mint a parkolás, a regisztráció és a mellékhelyiségekhez való hozzáférés néhány ilyen részlet, amelyet a vendégek természetesnek vesznek, ha jól teljesítenek, de valóban csavarkulcsot dobhatnak a vendég tapasztalatába, ha szóváltássá válnak. A legtöbb vendég megbocsátja a kisebb kellemetlenségeket, de a túl sok vagy túl sok befolyásolhatja a vendég hangulatát és az esemény többi részének élvezetét. Gondoljon előre ezekre a részletekre, és megfelelően készüljön fel arra, hogy a dolgok zökkenőmentesen működjenek.
az ilyen logisztikai részletek vasalása lehet a legnagyobb kihívást jelentő része egy esemény megtervezésének, és kétségkívül a legkevésbé izgalmas. Meg kell tenni, de próbáld meg nem hagyni, hogy elborítson téged, vagy elvegye a tervezési tapasztalatait. Az esemény nagyságától és költségvetésétől függően érdemes megfontolni egy szakember felvételét ezeknek a részleteknek a kezelésére, hogy a szórakoztató dolgokra összpontosíthasson.
az UT konferenciákon széleskörű tervezési tapasztalattal rendelkezünk. Tanúsított egyablakos Ügyintézésünk egy kapcsolattartót, egy szerződést és egy végső számlát biztosít Önnek, egyszerűsítve a tervezési folyamatot az Ön számára. Függetlenül attól, hogy egy kis találkozót tervez vagy otthont ad a világnak, munkatársaink egyedi tervezést és rendezvényt szervezhetnek, amely megfelel minden igényének. Mint Tennessee Önkéntesek, tudjuk, hogy mit jelent, hogy menjen túl és túl, és ez azt mutatja, a szolgáltatás szintjét nyújtunk minden esemény házigazdája. Vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, hogy elkezdhesse a következő esemény tervezését!