pénzügyi folyamatok a klubnak sikeresen kell működnie.
a klub pénzügyeinek kezeléséhez szükséges információk. Ne feledje, hogy a klub mérete határozza meg a bevezetendő pénzügyi irányítási folyamatokat.
a pénztáros
a pénztáros kulcsfontosságú személy a klub vezetésében. Ők képviseltetik magukat a klub igazgatótanácsában vagy bizottságában, és teljes felelősséget vállalnak a klub pénzügyi irányításáért. Ennek a munkának a mérete attól függ, hogy mekkora a klub, és vannak – e más emberek, akik segíthetnek-akár a pénzügyi adminisztrációban, akár a pénzügyi albizottságban. A pénztárosnak szüksége lesz egy munkaköri leírásra – ez meghatározza, hogy mit kell tennie, és szabványokat biztosít a teljesítményükre. A kincstárnok szerepe magában foglalja a tényleges pénzügyek jelentését és a rendelkezésre álló források felhasználásának legjobb módjait. A pénztárosnak a következő írószerekre van szüksége a munkájuk hatékony elvégzéséhez:
- csekkfüzetek
- bankbetétkönyvek
- készpénzkönyv vagy főkönyv
- fizetési engedély (csekk igénylés) utalványok
- számozott nyugta könyv, másolat oldallal
- a tagok előfizetésére vonatkozó számlaformák
- a fizetendő számlák, azaz a beszállítóknak a megvásárolt árukért és szolgáltatásokért járó összegek fájlja
- a kifizetett számlákról származó bevételek tárolására szolgáló fájl
- a beszállítókkal leadott megrendelések fájlja
- a banki megbízások tárolására szolgáló fájl nyilatkozatok.
számviteli rendszerek és szoftverek
általában a számítógépes számviteli rendszer a legegyszerűbb és legegyszerűbb módja a klub számláinak nyomon követésére. Számos egyszerű program vagy szoftvercsomag áll rendelkezésre. Nézzen körül, hogy mi a legjobb a klub igényeinek. Ha a klub elég kicsi, elegendő lehet egy kézi rendszer. Itt van, amit a számviteli programnak képesnek kell lennie:
- számolja ki a GST-t, és lehetővé teszi, hogy egyedi tranzakciók szerint allokálja azt
- kövesse a kiadásokat
- átfogó pénzügyi számlák készítése (nyereség, veszteség és egyenleg)
- lehetővé teszi a szükséges kiigazítások egyszerű elvégzését
- adja meg a szükséges információkat egy könnyen érthető jelentési űrlapon
- információ világos formátumban, amelyet mindenki használ, világosan megérthet.
Cashbooks
a cashbook egy folyóirat, amelyben a klub összes bevételét és kifizetését rögzítik. A készpénz magában foglalja a tényleges pénzt, a hitelkártya-bizonylatokat, a csekkeket és a pénzutalványokat. Lesznek nyugták és csekkek, de a pénztárkönyv rögzíti az összes tranzakció részleteit.
bankszámlák
a klubnak csekkszámlára lesz szüksége. A csekkkönyvek egyszerű és hatékony módot kínálnak a klub kiadásainak nyomon követésére. A kluboknak általában két irányítóbizottsági tagja van (beleértve a pénztárost is), akik felhatalmazással rendelkeznek a klub csekkjeinek közös aláírására. Három tag jogosult, csak kettő szükséges a csekk érvényesítéséhez. A klub bankszámlakivonata pontos nyilvántartást nyújt a kiadásokról is. Kiválaszthatja ezen állítások gyakoriságát.
költségvetés
a klubnak éves költségvetésre lesz szüksége. Ez a kincstárnok felelőssége, amelyet a klub irányító Bizottsága állapít meg. Miután a költségvetést jóváhagyták, hozzáadódik a számviteli rendszeréhez, hogy összehasonlítható legyen a klub tényleges bevételeivel és kiadásaival. Használhat Excel táblázatot vagy kézi pénztárkönyvet a klub költségvetéséhez.
Költségvetés készítése:
- kezdje az előző év tényleges bevételeivel és kiadásaival – ha a klub új, akkor ezt reális becslésekre kell alapoznia
- add hozzá, amit tudsz a következő évről
- igazítsd és módosítsd, amíg reális és ésszerű költségvetésed van
- szerezd meg a költségvetést az irányító bizottság vagy az irányító testület által.
Cash flow forecasting
a Cash flow forecasting lehetővé teszi, hogy előre jelezze a klub jövedelmének esetleges csökkenését, és megtervezze őket. Ha a klub jövedelme változó, a jó előrejelzés azt jelenti, hogy továbbra is képes lesz fedezni a költségeket.
cash flow előrejelzés készítése:
- használja a bevételek és kifizetések korábbi mintáit a cash flow jövőbeli időzítésének előrejelzéséhez
- a költségvetés segítségével előre láthatja a nyugta vagy a kifizetés összegét. Ne feledje, hogy költségvetése kizárólag GST alapon készülhet, és a cash flow magában foglalja a GST-t (tehát adott esetben bruttó tranzakciókat). Is, a költségvetés nem tartalmazza a dolgokat, mint a GST kifizetések IRD, hitel-visszafizetések vagy tárgyi eszköz vásárlások, így biztos, hogy tartsa szem előtt ezeket.
- napi, heti vagy havi rendszerességgel előrejelezheti a cash flow-t
- a cash flow-mozgásoknak mindig össze kell egyeztetniük a bankszámlakivonattal az időszakra
ellenőrzések
a klub pénzügyi nyilvántartásait időről időre auditálják. Az ellenőrzés során a klubtól független személy (például könyvelő) ellenőrzi, hogy a pénzügyi kimutatások helyesen rögzítik-e a klub pénzügyi helyzetét az ellenőrzés idején. Egy megfelelően képzett önkéntes ellenőrizheti a klub számláit, vagy szükség lehet professzionális könyvvizsgálati szolgáltatás igénybevételére. Ez költséges lehet, ezért előnyösebb olyan önkéntes megtalálása, aki hajlandó elvégezni az ellenőrzést.
az auditálás hosszadalmas folyamat lehet, ezért célszerű hat-nyolc hetet hagyni az auditálásra. A klub könyvvizsgálójának szüksége lesz:
- a klub évkönyvei és folyóiratai, amelyeket a klub feljegyzésekhez használ
- bankszámlakivonatok az egész évre
- betéti bizonylatok és csekkek másolatai
- nyugtakönyvek duplikált és eredeti másolatokkal, valamint minden fel nem használt nyugtakönyv
- utalványok a klub által teljesített fizetésekre, számsorrendben rendezve
- a klubjának kifizetett csekkek nyugtái vagy másolatai
- a vezetőségi ülések jegyzőkönyveinek másolatai, amelyek bemutatják a pénzügyi döntések meghozatalát és elfogadását
- másolatok bármely korábbi könyvvizsgálati kimutatás
- az ellenőrzött évre vonatkozó összes pénzügyi kimutatás
- bármely egyéb vonatkozó pénzügyi dokumentum.
biztosítás
fontos, hogy a klub megfelelő biztosítással rendelkezzen. A szükséges biztosítás mértéke a klub vagyonától, méretétől és tevékenységétől függ. Tekintettel az önkéntesek elkötelezettségére és hozzájárulására, fontos, hogy védve legyenek minden lehetséges kockázattól.
Accident Compensation Corporation (ACC) Új-Zéland törvényes biztosítója a baleset okozta sérülésekért. Minden új-zélandi balesetvédelmet biztosít, de sok klub további fedezetet választ, hogy felismerje önkénteseik és tagjaik fontosságát.
általában akkor szükség politika lefedettség:
- felelősségbiztosítás
- tűz és lopás tartalom
- jövedelemkiesés / megnövekedett költségek a munka.
a választás a biztosító társaság függ a politika, a fedezet és a költségek, hogy képesek felajánlani a klub. A klubtagok dönthetnek úgy, hogy egyedi Szabályzatot kötnek, vagy a klub kiválaszthat egy preferált szállítót, aki képes a költségeket személyre szabni és a klub egyedi igényeinek fedezésére. Vannak olyan speciális biztosítók is, akik sportbiztosítással foglalkoznak.
Adó és GST
az Inland Revenue Department tájékoztatást nyújt, valamint a GST beszedésével és kifizetésével kapcsolatos Gyakran feltett kérdések egy részét.
a sportklubokat gyakran jótékonysági trösztként regisztrálják, amelyek mentesülnek a jövedelemadó alól. Az Új-zélandi törvények szerint a jótékonysági bizalomnak elsősorban jótékonysági célból kell léteznie. Ahhoz, hogy egy szervezet céljait karitatív jellegűnek lehessen tekinteni, tevékenységeinek vagy céljainak közcéloknak kell lenniük, vagyis az előnynek a közösség nagy része számára elérhetőnek kell lennie. Ezenkívül nem szabad az egyén javára vagy nyereségére folytatni.
a jótékonysági szervezeteknek nyilvántartásba kell venniük a jótékonysági Bizottságot, hogy élvezhessék az adómentességet. Az IRD weboldala tartalmaz egy részt a jótékonysági szervezetekről, amely információkat tartalmaz arról, hogy ez hogyan kapcsolódik az adóhoz.
további információk
az IRD további információkat tartalmaz:
- pénztárkönyvek és általános nyilvántartás
- jótékonysági szervezetek adóinformációi