a munkáltatók kijelölhetnek egy meghatalmazott képviselőt az I-9-es formanyomtatványok kitöltésére a vállalatuk nevében, beleértve a személyzeti tisztviselőket, a művezetőket, az ügynököket vagy a közjegyzőt. A Belbiztonsági Minisztérium nem követeli meg a meghatalmazott képviselőtől, hogy az I-9 formanyomtatvány céljára külön megállapodásokkal vagy egyéb dokumentációval rendelkezzen. Ha a meghatalmazott képviselő a munkáltató nevében kitölti az I-9. űrlapot, a munkáltató továbbra is felelős az űrlappal vagy az ellenőrzési folyamattal kapcsolatos bármilyen jogsértésért.
az I-9.formanyomtatvány kitöltésekor a munkáltatónak vagy meghatalmazott képviselőnek fizikailag meg kell vizsgálnia minden bemutatott dokumentumot, a munkavállaló fizikai jelenlétével annak megállapítása érdekében, hogy az ésszerűen valódinak tűnik-e, és az azt bemutató munkavállalóra vonatkozik-e. A dokumentumok webkamerán keresztüli áttekintése vagy vizsgálata nem megengedett.
ha a meghatalmazott képviselő megtagadja az I-9-es nyomtatvány kitöltését (beleértve az aláírás megadását is), másik meghatalmazott képviselő választható. Ha a munkáltató közjegyzőt vesz fel, a közjegyző a munkáltató meghatalmazott képviselőjeként jár el, nem közjegyzőként. A közjegyzőnek ugyanazokat a szükséges intézkedéseket kell végrehajtania, mint a meghatalmazott képviselő. Meghatalmazott képviselőként eljárva a közjegyző nem adhat közjegyzői pecsétet az I-9.formanyomtatványon.