Teknologia: mikä on oikea tapa automatisoida prosessi?

Prosessiautomaatio ei ole mikään pikaratkaisu arkipäivän poistamiseksi. On useita vaiheita harkita ennen uuden teknologian käyttöönottoa liiketoimintaprosesseissa.

sarjan viides osa

teknologiaratkaisun valinta ei ole hetkessä tehtävä päätös. Mutta, niin monet myyjät siellä sekoittaa viestin, yritys voi valita vilkkain tuote ja viettää huomattavan paljon aikaa yrittää toteuttaa sitä ennen ymmärtämättä se ei ole paras sovi heidän tilanteeseensa.

riippuen siitä, mitä buzzword käytät, nopea Google-haku johtaa lukemattomiin teknologiatyökaluihin, joilla voit vastata työnkulun ja prosessiautomaation tarpeisiin. Jokainen näistä myyjistä kertoo, että heidän työkalu voi ratkaista kaikki tarpeet, mutta tietenkin, se ei ole totta.

tunnistaaksesi mikä työkalu sopii parhaiten tilanteeseesi, sinun täytyy ymmärtää yrityksesi tarpeet ja nykyinen teknologiaympäristö ennen kuin sukellat toimittajan valintaan.

kun päätät automatisoida välittömästi miettimättä, missä teknologiaratkaisusi ja prosessisi ovat nyt olemassa, automatisoit sokeasti. Lisäksi huonon prosessin automatisoinnilla saa vain huonoja — tai ainakin tehottomia-tuloksia nopeammin.

Fix the Process

aiemmin urallani johdin asiakkaan perehdytysprosessia, jossa lähetimme tehtävän peräkkäin tiimistä a tiimiin B tiimiin C. Tämä prosessi oli käytössä vuosia, ja se selvisi siirtymisestä ympäri toimistoa lähetetyistä paperilomakkeista ”digitointiin” (sähköposteihin liitettyihin taulukkolaskentoihin).

kun tarkastelimme jatkoprosessiautomaatioita (kuten siirtymistä Käyttöoikeustietokantaan), päätimme käyttää jonkin aikaa saadaksemme paremman käsityksen prosessista. Tässä huomasimme, että joukkue B välitti saamansa sähköpostin a-joukkueelta eteenpäin C-joukkueelle tekemättä mitään muuta sen kanssa.

B-ryhmä piti tätä vaihetta hyvin vähäisenä prioriteettina ja oli usein koko prosessin pullonkaula. Sovimme heti, että tiimi A voisi lähettää sähköpostin suoraan tiimille C, jolloin tämä tarpeeton prosessivaihe poistuisi uudesta automatisoidusta ratkaisusta.

vaikka tämä on liian yksinkertainen ja ilmeinen tilanne, jos organisaatio ei olisi päättänyt tarkastella prosessejaan ennen teknologisen ratkaisun etsimistä, olisimme kaivanneet tämän pullonkaulan. Sitten olisimme rakentaneet sen osaksi uutta ratkaisua, jotta olisimme selvinneet vielä muutaman sukupolven ajan.

toinen prosessiautomaatiohaaste liittyy prosessin poikkeuksiin. Näemme usein yritysten yrittävän rakentaa kaikki poikkeukset automatisoituun ratkaisuunsa. Suosittelemme:

1. yritän ymmärtää paremmin heidän poikkeustensa perimmäisen syyn toivoen eliminoivani mahdollisimman monta heistä.
2. löydetään tapa toteuttaa valitun työnkulkuteknologian sisällä ”onnellinen polku” – ratkaisu, jotta arvo voidaan tunnistaa nopeammin.

nämä ovat vain muutamia esimerkkejä siitä, miksi on tärkeää ”korjata prosessi” ennen kuin sukeltaa pää edellä automaatioon.

oikeiden Prosessioptimointiteknologiaratkaisujen valitseminen

kun arvioit prosessejasi ja poistat turhia vaiheita, voit samanaikaisesti alkaa tutkia käytettävissäsi olevia teknologiaratkaisuja. Suosittelemme tarkastelemaan kolmea osa-aluetta, kun määrittelet, miten edetä automaatioponnisteluissasi:

in-House-Työkalut

ensimmäinen asia, joka sinun tulisi ottaa huomioon, on se, mitä sinulla jo on. Monissa toiminnanohjausjärjestelmissä, kuten SAP, Oracle, Microsoft Dynamics ja muut teknologiaratkaisut, on jo työnkulun komponentteja.

yksi haasteista, joita yritykset usein kohtaavat, on prosessiautomaation rakentaminen useisiin työkaluihin, jotka eivät ole vuorovaikutuksessa keskenään. Jos voit määrittää ”master” työnkulkujärjestelmän tai muun tavan sitoa kaikki olemassa olevat järjestelmät oikein yhteen, voit mahdollisesti välttää investoimisen jälleen uuteen työnkulkuratkaisuun.

tämä lähestymistapa ei toimi kaikissa tapauksissa (Vanhat keskustietokonealustat, liikaa omia työkaluja), mikä voi johtaa tarpeeseen harkita uusia työkaluja kokonaan.

Robotic Process Automation (RPA)

buzzwordeista puheen ollen RPA on yksi tämän päivän kuumista aiheista. Tuoreen raportin mukaan yritykset ovat valmiita käyttämään miljoonia dollareita RPA: han pelkästään vuonna 2019.

kun prosessitarpeesi eivät vaadi täydellistä päästä päähän-prosessiautomaatiota, RPA saattaa auttaa täyttämään prosessin aukot toistamalla rutiininomaisia, toistettavia ja sääntöihin perustuvia tehtäviä. Tämä toiminto on usein erinomainen ratkaisu niihin arkisiin, ”pyöriviin tuolitoimintoihin”, jotka tuntuvat olevan jokaisen olemassaolon riesa.

RPA: ssa joko osallistuneet botit tai valvomattomat botit auttavat tyrmäämään tehtävät, lyhentämään sykliaikoja ja korjaamaan integraation aukkoja.

• osallistuneet botit: nämä botit toimivat tehtäväapulaisina auttaakseen loppukäyttäjää nopeuttamaan sitä, kuinka paljon aikaa hän käyttää tehtävään, sen sijaan että he työskentelisivät taustapäässä.
• Valvomattomat botit: Valvomattomat botit taas työskentelevät taustatehtävissä vähentääkseen joitakin jo mainitsemiani pullonkauloja. Nämä botit hoitavat aikataulutettuja tehtäviä, yleensä keskusvalvonnasta käsin.

RPA ei kuitenkaan ole ratkaisu kaikkeen, varsinkin jos tehtävät eivät ole rutiininomaisia, toistettavia ja sääntöihin perustuvia.

Business Process Management Solutions (BPMS)

BPMS oli tämän vuosisadan ensimmäisen vuosikymmenen kuuma trendi, mutta sillä on edelleen merkitystä oikeissa tilanteissa. Nämä työkalut tarjoavat paremman näkyvyyden päästä päähän-liiketoimintaprosesseihin ja mahdollistavat ihmisten, tietojen ja sovellusten hallinnan yhdessä vaiheessa vuorovaikutuksessa taustajärjestelmien kanssa.

vaikka toiminnallisuus laajenee jatkuvasti, kehittäjät rakentavat nämä BPM-ratkaisut ensisijaiseen prosessivarastoon ja työnkulkumoottoriin tarjoten samalla järjestelmäintegraatioita ja arvokkaita prosessimittareita.

perinteisesti BPM-ratkaisut ovat olleet ihmiskeskeisiä, asiakirjakeskeisiä tai integraatiokeskeisiä (minkä voit oppia täältä), mutta linjat ovat hämärtyneet tuotteiden kypsyessä.

riippumatta siitä, minkä valitset, hyvä BPM auttaa ratkaisemaan prosessiin liittyviä ongelmia näkyvyyden, yhteistyön ja automaation avulla, jos se on oikea ratkaisu yrityksesi tarpeisiin. Ilman hyvin määriteltyjä prosesseja ja oikea määritelmä yleisen järjestelmän arkkitehtuuri, BPMS menettää lukuisia hienoja työkaluja sinulla on käytettävissä, mutta eivät pysty täysin saada maksimiarvo nämä.

lopulliset ajatukset

yrityksesi sisäiset teknologiaratkaisut ovat vain yhtä vahvoja kuin prosessisi. Jotta ei automatisoida huono, sinun täytyy tarkastella perimmäinen syy kunkin prosessin määrittää, jos se kannattaa säilyttää, miten se sopii organisaation tulevaisuuden visio tai tavoitteet, ja miten tehdä siitä vahvempi tarvittaessa.

kun olet tehnyt tämän vaiheen, voit tutkia löytääksesi teknologiaratkaisun — olipa se jo sinulla tai on aika hankkia uusi — joka sopii organisaatiosi prosessin optimointiin. Lopulta löydät itsesi tehokkaammasta yrityksestä, joka on valmis haastamaan kilpailijansa ja palvelemaan asiakkaitaan.

joten, minkälaisia prosesseja olet automatisoimassa? Kuinka hyvin ne sopivat olemassa oleviin järjestelmiinne, ja mitkä ovat aukot? Kun olet käsitellyt näitä kysymyksiä (ja muita), sinulla on paremmat mahdollisuudet tehdä tietoon perustuva päätös siitä, miten parhaiten parantaa ja automatisoida prosesseja.