nanodrop.org

kenellä on pääsy henkilöstötietoihisi?

• lähetetty 05/04/2021

kuka pääsee käsiksi henkilöstötietoihisi?

kenellä on oikeus nähdä henkilötiedot? Koska työntekijän tiedostot sisältävät yksityisiä tietoja, kuten kotiosoite tai yksityiskohtia mahdollisista kurinpitotoimista, sinun tulee varmistaa, että ne on suojattu, ja pääsy rajoitettu. Vain työntekijän itsensä, hänen suoran esimiehensä ja HR-henkilöstön pitäisi voida katsoa heidän tiedostojaan.

mikä katsotaan henkilöstömitoitukseksi?

henkilöstötiedostoissa on yleensä asiakirjoja, jotka työntekijä on jo käynyt läpi, joten hän tuntee niiden sisällön. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi työhakemukset, suoritusarvioinnit, tunnustuskirjeet, koulutuspöytäkirjat ja lomakkeet, jotka liittyvät siirtoihin ja ylennyksiin.

kuuluvatko potilastiedot henkilöstökansioon?

potilastiedot on säilytettävä erillään henkilökansiosta. Americans with disability Act (Ada) kieltää työnantajia sisällyttämästä lääketieteellisiä tietoja työntekijän yleiseen henkilöstökansioon. On tavallista, että työnantajilla on ”luottamuksellinen” tai ”muu” tiedosto, joka sisältää nämä tiedot.

saako henkilörekisteriin tutustua?

onko minulla työntekijänä oikeus nähdä henkilöstötiedostoni? Lyhyt vastaus on ”kyllä”. Sinulla on milloin tahansa oikeus tehdä työnantajallesi SAR-ilmoitus ja pyytää saada nähdä henkilötiedot. Työnantajalla on oikeus kysyä, miksi haluat nähdä asiakirjasi, mutta sen jälkeen hänen on toimitettava kaikki tiedot sinulle.

mitä ei pitäisi sisällyttää henkilöstökansioon?

esimerkkejä asioista, joita ei pitäisi sisällyttää henkilöstökansioon ovat:

• työhönottoa edeltävät tiedot (lukuun ottamatta hakemusta ja ansioluetteloa)
• kuukausittaiset läsnäoloasiakirjat.
• Whistleblower-valitukset, epävirallisista syrjintäkantelututkimuksista, Ombudsista tai Kampusilmastosta saadut huomautukset.

pitäisikö henkilötiedoista säilyttää kopioita?

kopiota ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen. Jos työntekijän asiakirjoista tehdään kopioita tai sähköisiä kuvia, ne on joko säilytettävä lomakkeella I-9 tai tallennettava työntekijän tietoihin.

onko työnantajan pakko antaa henkilöstökirjanpito käyttöön?

työnantaja ei ole velvollinen antamaan näitä henkilöstökertomuksia tai niiden jäljennöksiä saataville ajankohtana, jolloin työntekijän on tosiasiallisesti suoritettava tiedoksianto työnantajalle, jos pyynnön esittäjä on työntekijä.

Voiko entinen työntekijä katsoa henkilötiedostoa?

uuden lain mukaan työnantajien on sallittava nykyisten ja entisten työntekijöiden tarkastaa ja saada jäljennös kaikista henkilöstötiedostojensa osista sekä työnantajan että työntekijän kannalta sopivana ajankohtana. Entinen työntekijä voi työsuhteen päättymisen jälkeen tehdä yhden tarkastuksen henkilörekisteriinsä.

mitkä ovat erityyppiset henkilöstökertomukset?

A. Tietueryhmät, joita yleensä pidetään ”henkilöstörekistereinä”, ovat sellaisia, joita käytetään tai on käytetty työntekijän pätevyyden määrittämiseen ylennystä, lisäkorvausta tai kurinpitotoimia, irtisanominen mukaan lukien.

missä yrityksessä säilytetään henkilöstötiedostoja?

henkilöstötiedostoja tulee aina käsitellä aivan kuten muitakin yrityksen yksityisiä asiakirjoja. Normaalisti henkilöstötiedot säilytetään lukitussa arkistokaapissa, johon vain tietyillä ihmisillä on pääsy.

kenellä on oikeus tutustua henkilöstökertomuksiin?

työntekijätiedostojen ja-asiakirjojen sisältö on yleensä Henkilöstöhenkilöstön, työntekijän ja työntekijän esimiehen tai esimiehen saatavilla joissakin yrityksissä. Toisissa tapauksissa pääsy on rajoitettu HR-henkilöstöön, ja työntekijät voivat pyytää pääsyä heidän tietoihinsa.

mikä on National personnel records center (NPRC-MPR )?

National Personnel Records Center, Military Personnel Records (Nprc-MPR) on miljoonien sotilashenkilöiden, terveys-ja potilastietojen arkisto kaikista palveluksista 1900-luvulla.

Voiko entinen työntekijä päästä käsiksi työnantajan potilastietoihin?

lisäksi jokaisella nykyisellä tai entisellä työntekijällä tai työntekijän nimetyllä edustajalla on oikeus tutustua työnantajan tietoihin, jotka koskevat työntekijöiden altistumista mahdollisesti myrkyllisille materiaaleille tai haitallisille fysikaalisille tekijöille, sekä työntekijöiden terveystietoihin ja analyyseihin, jotka on tehty työntekijöiden altistumista tai terveystietoja käyttäen.

milloin työnantajan ei tarvitse tehdä kopiota henkilöstötiedoista?

jollei alajakson c kohdan 2 alakohdasta muuta johdu, työnantajan ei tarvitse antaa kyseisiä henkilöstökertomuksia tai niiden jäljennöksiä saataville ajankohtana, jona työntekijän on tosiasiallisesti suoritettava tiedoksianto työnantajalle, jos pyynnön esittäjä on työntekijä.