kun suunnittelet tapahtumaa—olipa se konferenssi, syntymäpäiväjuhlat, häät tai kokous—saatat alkaa huolestua siitä, onnistuuko se. Toisin sanoen, nauttivatko vieraat olostaan? Lähtevätkö he tietäen, mitä heidän tarvitsee tietää? Osallistuvatko he sinun isännöimiisi tuleviin tapahtumiin? Jos kysyt näitä kysymyksiä, olet jo oikealla tiellä. Nämä kysymykset pääsevät onnistuneen tapahtuman ytimeen-vieraskokemukseen. Tässä muutamia tärkeimpiä asioita pitää mielessä varmistaa vieraasi on hieno kokemus.
tunnelma
ensimmäisenä tapahtumaasi saapuessaan vieraat huomaavat tunnelman. Vieraan ensivaikutelma tapahtumasta on usein vahvin vaikutelma, ja siksi vieraanvarainen ja positiivinen ilmapiiri on ratkaisevaa. Tämä voi tuntua melko epämääräiseltä käsitteeltä, joten yritä ajatella sitä aistiesi kannalta.
Katso: onnistunut tapahtuma näyttää houkuttelevalta ja järjestetyltä. Aloita teemalla tai käsitteellä ja koristele sen mukaisesti. Selkeä ulkoasu ja virtaus ovat myös tärkeitä. Kannattaa sisällyttää kylttejä, jotka liittyvät tapahtuman teemaan ja antavat myös vieraiden tietää tarkalleen, missä asiat ovat.
haju: hajujen suhteen kannattaa pitää simppeli. Vaikka ilmassa ei voita leivonnaisten kutsuvaa aromia tai juuri poksahtaneita popcorneja, raikkaan tuoksuiset siivoustarvikkeet tekevät myös suuren vaikutuksen, varsinkin näinä päivinä. Muista, että monet ihmiset ovat herkkiä voimakkaita hajuja, joten älä liioittele, varsinkin jos tila on pieni.
Hear: tärkeintä, kun on kyse äänestä tapahtumassa, on tasapaino. Jos tila on hiljainen, vieraat voivat tuntea kiusallista puhua toisilleen, mutta jos räjäytät musiikkia, he eivät voi kuulla toisiaan. Hyvä tasapaino antaa mukavan taustamelun, mutta ei nujerra tapahtumaa.
maku: ei tarvitse olla täyttä tarjoiluateriaa tai buffetia levitettynä onnistuakseen. Kuitenkin jonkinlainen virvokkeita, joko muodossa tarjotin bageleita tai jopa vain kahvi ja vesiasema, mennä pitkälle vieraidesi kokemus. Yksinkertaisimmatkin virvokkeet osoittavat suurempaa huolta vieraistasi ja jättävät positiivisen vaikutelman.
organisaatio
paitsi että onnistunut tapahtuma näyttää järjestetyltä, sitä myös järjestetään. Parhaat tapahtumat suunnitellaan ja dokumentoidaan huolellisesti alusta loppuun. Pidä vieraslistat ja toimittajan tiedot mahdollisimman hyvin ajan tasalla ja järjestetty virtaviivaisesti ja kattavasti. Jos tiimisi työskentelee kanssasi, varmista, että he ymmärtävät tapahtuman yksityiskohdat ja suunnittelevat myös tehostaakseen toimintaansa.
hyvät tapahtumat tuntuvat vieraiden mielestä sujuvan saumattomasti, mutta paljon harkintaa ja suunnittelua saa aikaan sen. Tapahtumassa on tärkeää suunnitella paljon tekemistä ja nähtävää. Luo Aikajana ja suunnittele, että jotain tapahtuu eri väliajoin koko tapahtuman ajan, kuten kaiuttimen vaihto, palkintoarvonta tai ateria, jotta ihmiset pysyvät kiinnostuneina. Haluat suunnitella näiden järjestyksen ja likimääräisen ajoituksen ennen tapahtumaa, jotta voit varmistaa, että ne eivät keskeytä mitään tai putoavat liian lähelle toisiaan ja jättävät suuria aukkoja, joissa ei tapahdu mitään jännittävää.
on suunnitelma ja Varasuunnitelma. Asiat menevät tapahtumissa koko ajan pieleen, mutta sen ei voi antaa pilata tapahtumaa kaikkien niiden vieraiden osalta, jotka ovat maksaneet tai matkustaneet tai varanneet aikaa olla paikalla. Varasuunnitelma ja nopea ajattelu voivat pelastaa tilanteen ja pitää tapahtuman virtaavana ja hauskana.
yksityiskohdat, yksityiskohdat, yksityiskohdat
suuremmat päätökset saattavat tuntua tärkeimmältä osalta tapahtumasuunnittelussa, mutta yksityiskohdat ratkaisevat. Asioita, kuten pysäköinti, rekisteröinti, ja pääsy wc ovat muutamia näistä yksityiskohdista, että vieraat pitävät itsestään selvänä, kun ne ovat hyvin toteutettu, mutta voi todella heittää jakoavain asiakkaan kokemus, jos ne tulevat hässäkkää. Suurin osa vieraista antaa anteeksi pienen haitan, mutta liika tai liika voi vaikuttaa vieraan mielialaan ja nautintoon muusta tapahtumasta. Mieti näitä yksityiskohtia etukäteen ja valmistaudu riittävästi pitämään asiat sujuvina.
tällaisten logististen yksityiskohtien silittäminen voi olla haastavin osa tapahtuman suunnittelua ja kieltämättä vähiten jännittävä. Se on tehtävä, mutta yritä olla antamatta sen hukuttaa sinua tai ottaa pois suunnittelukokemuksestasi. Riippuen mittakaavasta ja budjetista tapahtumasi, saatat haluta harkita palkata ammattilainen käsittelemään näitä yksityiskohtia, jotta voit keskittyä hauskaa tavaraa.
UT: n konferensseissa meillä on laaja suunnittelukokemus. Certified One Stop Shop tarjoaa sinulle yhden yhteydenoton, yhden sopimuksen ja yhden laskun, mikä yksinkertaistaa suunnitteluprosessia puolestasi. Suunnitteletpa sitten pientä kokousta tai isännöitkää maailmaa, henkilökuntamme voi räätälöidä ja hallita kaikkia tarpeitasi vastaavaa tapahtumaa. Tennessee Vapaaehtoiset, tiedämme, mitä se tarkoittaa mennä yli ja pidemmälle ja tämä osoittaa palvelun taso tarjoamme kunkin tapahtuman isännöimme. Ota yhteyttä jo tänään ja aloita seuraavan tapahtumasi suunnittelu!