työnantajat voivat nimetä valtuutetun edustajan täyttämään lomakkeet I-9 yrityksensä puolesta, mukaan lukien henkilöstöpäälliköt, työnjohtajat, asiamiehet tai julkinen notaari. Department of Homeland Security ei edellytä valtuutetulta edustajalta erityisiä sopimuksia tai muita asiakirjoja lomaketta I-9 varten. Jos valtuutettu edustaja täyttää lomakkeen I-9 työnantajan puolesta, työnantaja on edelleen vastuussa lomakkeeseen tai todentamisprosessiin liittyvistä rikkomuksista.
lomaketta I-9 täyttäessään työnantajan tai valtuutetun edustajan on fyysisesti tutkittava jokainen esitetty asiakirja työntekijän ollessa fyysisesti läsnä sen määrittämiseksi, näyttääkö se perustellusti aidolta ja liittyykö se sen esittävään työntekijään. Asiakirjojen tarkistaminen tai tutkiminen web-kameran kautta ei ole sallittua.
jos valtuutettu edustaja kieltäytyy täyttämästä lomaketta I-9 (mukaan lukien allekirjoitus), voidaan valita toinen valtuutettu edustaja. Jos työnantaja palkkaa julkisen notaarin, julkinen notaari toimii työnantajan valtuutettuna edustajana, ei notaarina. Julkisen notaarin on suoritettava samat vaaditut toimet kuin valtuutetun edustajan. Toimiessaan valtuutettuna edustajana julkinen notaari ei saa antaa notaarin sinettiä lomakkeella I-9.